關(guān)于農(nóng)場(chǎng)檔案管理規(guī)范化的探討

張邁

農(nóng)場(chǎng)檔案管理一直以來是人們關(guān)注的問題，管理規(guī)范是檔案管理的目標(biāo)，本文針對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案規(guī)范化管理的必要性和檔案規(guī)范的一些內(nèi)容進(jìn)行探討和闡述，希望對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理的規(guī)范化有個(gè)理性認(rèn)識(shí)，對(duì)工作質(zhì)量的提高有所幫助。

農(nóng)場(chǎng)檔案是對(duì)農(nóng)場(chǎng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)管理、科研項(xiàng)目建設(shè)以及農(nóng)場(chǎng)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展研究起到關(guān)鍵的作用。做為農(nóng)場(chǎng)發(fā)展歷史、重大事項(xiàng)收集整理的檔案管理部門來說，做好檔案管理工作就是支持農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，通過規(guī)范的信息服務(wù)為農(nóng)場(chǎng)和農(nóng)戶農(nóng)作物高產(chǎn)服好務(wù)，幫助種植戶朋友們收集農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息，努力實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與穩(wěn)定的目標(biāo)，這也是農(nóng)場(chǎng)檔案規(guī)范管理的發(fā)展方向和責(zé)任所在。

1農(nóng)場(chǎng)檔案需規(guī)范管理的直接原因

1.1檔案破損問

檔案保留雖有期限，雖然已經(jīng)采用了現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，但是隨著時(shí)間的發(fā)展變化，檔案資料由于保管不善若其它原因，有時(shí)易遭到損壞，探索檔案管理方法是農(nóng)場(chǎng)檔案管理部門工作人員應(yīng)該研究的問題，也是一項(xiàng)重要任務(wù)。檔案破損問題是需要研究的，目前，我們?cè)跈n案保管上基本是紙制的檔案材料，造成破損的原因較多，紙張的好壞，寫字墨水問題以及印刷工藝等因素都影響檔案的保管壽命，還有檔案保管的自然條件的影響，如氣候、室內(nèi)溫度以及蟲害等因素。

1.2檔案丟失現(xiàn)象

檔案對(duì)于現(xiàn)代信息發(fā)展來說具有重要地位，但是在檔案收集整理時(shí)容易忽視它的重要性程度，對(duì)資料收集不全，該保留沒有保留下來，造成資料的遺失;還有的在保管過程中，檔案借閱人過期不還，催要多次后還回復(fù)印件或找不到了的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，對(duì)重要的檔案資料管理缺少必要的管理手段和約束條件，造成資料的丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。

2農(nóng)場(chǎng)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的必要性和優(yōu)勢(shì)

2.1必要性

農(nóng)場(chǎng)在創(chuàng)新發(fā)展、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展建設(shè)以及生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的重要舉措，都產(chǎn)生了重要的檔案資料，真實(shí)記載了農(nóng)場(chǎng)的發(fā)展變化，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)工作和種植發(fā)展情況，為農(nóng)場(chǎng)農(nóng)業(yè)的科學(xué)研究提供了依據(jù)，也為廣大種植戶的權(quán)益提供了重要保障。這些年，農(nóng)場(chǎng)在各個(gè)領(lǐng)域形成的檔案資料不少，也進(jìn)行了檔案的歸檔收集，但是隨著現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程，檔案管理也面臨著改革發(fā)展，從目前農(nóng)場(chǎng)檔案管理來看，還存在著很大差距，現(xiàn)有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)式的管理居多，與其他先進(jìn)單位相比，需要完善的東西還很多，尤其是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展需要，我們現(xiàn)有的檔案管理與現(xiàn)代的快捷方便、管理規(guī)范和立卷標(biāo)準(zhǔn)等檔案管理差距很大，有些單位的檔案還保留在業(yè)務(wù)部門工作人員手中，盡管農(nóng)場(chǎng)都有檔案室，但在收集保管的檔案類別上還有待創(chuàng)新，還需開拓性思維，跟上農(nóng)場(chǎng)現(xiàn)代快速發(fā)展的需要，在財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、人事檔案的基礎(chǔ)上，結(jié)合農(nóng)場(chǎng)現(xiàn)有工作內(nèi)容和發(fā)展方面，進(jìn)行規(guī)范化管理，使農(nóng)場(chǎng)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求是必要的。

2.2優(yōu)勢(shì)

農(nóng)場(chǎng)檔案經(jīng)過規(guī)范化管理后，具有的優(yōu)勢(shì)是查找方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，檔案資料作用發(fā)揮的較好。在檔案查找上更方便。通過集中的整理、組卷、分類、編目，并將檔案資料有規(guī)律的存放在固定的柜盒內(nèi)，檔案使用者借閱時(shí)，檔案管理人員可以非常便利地根據(jù)目錄索引直接查找到存放的地點(diǎn)、柜子和檔案盒，不用因一份檔案而查找所有的資料，查找起來更方便。可以通過規(guī)范的檔案分類、編目，以及有序的排架管理，專人負(fù)責(zé)管理，可以查找非常及時(shí)，隨時(shí)查找隨時(shí)有人接待。而且各單位的檔案資料，經(jīng)過檔案管理人員的系統(tǒng)整理，分類清晰，卷宗標(biāo)題準(zhǔn)確，只要運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索，就能快速便捷的將使用者所需要的資料查找到并準(zhǔn)確提供給使用者。

3農(nóng)場(chǎng)檔案需規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)場(chǎng)檔案的規(guī)范化管理是一個(gè)重要問題，檔案的規(guī)范化管理應(yīng)從基礎(chǔ)性工作開展，從檔案制度的完善、檔案資料的收集、整理分類、編目組卷以及保管利用和人員素質(zhì)等方面都需要進(jìn)行規(guī)范化管理。

3.1農(nóng)場(chǎng)檔案管理制度的完善

規(guī)范管理制度先行。要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)場(chǎng)檔案，就要先完善檔案管理的規(guī)章制度，完善檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，使檔案管理機(jī)構(gòu)健全，檔案管理人員可以依章進(jìn)行管理，檔案管理制度的完善要從實(shí)際出發(fā)，參照《檔案法》管理的要求，從檔案歸檔要求、檔案管理人員的職責(zé)、檔案使用程序等方面都要詳細(xì)地考慮，使其管理制度符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，能夠規(guī)范指導(dǎo)檔案管理全過程。

3.2農(nóng)場(chǎng)檔案基礎(chǔ)材料的收集和整理

農(nóng)場(chǎng)檔案管理要圍繞服務(wù)“三農(nóng)”來進(jìn)行，對(duì)基層民主管理，科技興農(nóng)、農(nóng)產(chǎn)品市場(chǎng)體系建設(shè)，農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整以及農(nóng)業(yè)技術(shù)的推廣等方面重要工作，都有保存價(jià)值，都要形成規(guī)范的檔案資料，對(duì)這些資料產(chǎn)生的用紙、案宗的分類和目錄的填寫等都需參照相關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范來實(shí)施，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上要做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)起點(diǎn)要高，最好一步到位，不需重復(fù)整理。

3.3農(nóng)場(chǎng)檔案材料保管條件的完善

為保證檔案資料齊全和保管的規(guī)范，農(nóng)場(chǎng)各單位、各部門形成的文件資料經(jīng)過立卷整理后，還需存放在固定的檔案盒、檔案柜和庫房內(nèi)，庫房內(nèi)的檔案基礎(chǔ)設(shè)備要完善，使農(nóng)業(yè)機(jī)械、經(jīng)營管理和技術(shù)推廣等各項(xiàng)檔案資料能夠統(tǒng)一集中管理，分類規(guī)范歸檔，在對(duì)農(nóng)業(yè)檔案歸檔內(nèi)容、形成時(shí)間和歸檔份數(shù)上要嚴(yán)格按要求辦理，并由專人負(fù)責(zé)整理、保管，并做到標(biāo)準(zhǔn)要一致、管理要規(guī)范、制度健全要合理。

3.4農(nóng)場(chǎng)檔案材料利用要便捷規(guī)范

農(nóng)場(chǎng)檔案通過規(guī)范、系統(tǒng)的整理后，用檔案的使用奠定了基礎(chǔ)，可以隨時(shí)為農(nóng)業(yè)技術(shù)生產(chǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營管理提供各類服務(wù)。

總之，農(nóng)場(chǎng)的檔案管理分類較繁雜，各單位、各業(yè)務(wù)種類也較多，所以農(nóng)場(chǎng)檔案的規(guī)范化管理非常必要，只有各部門統(tǒng)力配合，才能確保資料收集的齊全規(guī)范，才能為農(nóng)場(chǎng)的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)快速發(fā)展和經(jīng)營建設(shè)服好務(wù)。

（作者單位：161435黑龍江省七星泡農(nóng)場(chǎng)就業(yè)服務(wù)中心）