從“大疆腐敗”談企業采購業務內部控制

段學芹

摘 要 隨著我國經濟的高速發展，企業組織架構愈加復雜多元，在這種趨勢的影響下，建立健全內控制度對企業的生產經營至關重要。2018年，大疆為優化流程進行了內部管理改革，但在改革過程中發現，在業務采購過程中，研發、采購、銷售等人員存在舞弊現象，這就是所謂的“大疆腐敗”。本文以“大疆腐敗”為引入點，對企業采購業務流程進行系統梳理，針對性提出控制措施，便于企業加強供應鏈的管理，為企業加強采購業務的內控提供部分參考。

關鍵詞 采購業務 請購與審批 購買 驗收與付款

一、企業采購業務流程

大疆主營無人飛行器控制系統的研發、生產和銷售，通過支付供應方款項來購買物資，滿足生產經營等系列相關活動。采購是企業各部門開展工作的始點，是企業“實物流”的重要構成部分，同時也與資金往來密切相關，很大程度上反映企業可持續發展能力。本文將采購業務流程分為請購與審批、購買、驗收與付款三部分，具體如圖1所示。

二、采購業務的關鍵風險點及控制措施

（一）請購與審批環節

企業的請購與審批環節包含需求和采購預算的編制、申請采購以及審批。企業往往沒有充分考慮實際情況，導致預算安排不合理，這就要求企業加強存貨的日常管理，實行數量金額的雙重控制，準確把握存貨信息，便于準確編制需求預算。不論是需求預算還是采購預算，都需保證預算中內容的客觀性。預算編制完成后，需上報申請物資的購買，經由部門主管和經理的層層審批后確定采購計劃。

（二）購買環節

大疆對于購買環節的監管不嚴，造成物資采購平均價格超過合理水平20%以上，其中高價物資高出20%以上，而低價物資的入庫成本卻是市場合理水平2～3倍。通過對大疆的分析，企業購買環節包括供應商、采購方式和采購價格的選擇，選擇完成之后訂立采購合同。

購買是以審批后的請購為依據，是采購業務的實施階段，選擇供應商是進行購買的基礎。為避免供應商選擇不當造成的風險，企業應建立科學的供應商篩選制度，慎重選擇。采用招標、詢價等方式與供應商取得聯系，調查供應商的合法證明以及經營能力，綜合考慮信譽能力、售后服務等信息后確定最優供應商。此外企業還需建立價格信息庫，掌握實時資料，保證定價方案的合理性。企業根據所確定的供應商、采購方式和價格擬定采購合同，采購合同應準確描述合同條款，合同質量標準、交貨地點和期限、雙方權利義務和違約責任等。

訂立采購合同后，為避免出現物資質量損壞或者供應不及時等問題，企業應該建立嚴格的合同跟蹤制度，跟蹤合同履行情況，預測合同是否能夠按期實施，并派專員進行登記，明確相關人員責任，建立責任追究制度。

（三）驗收與付款環節

采購物資到達后，驗收部門應進行驗收，倉儲部門應進行入庫，兩者不能混為一談。

驗收部門對物資的質量、品種和規格驗收，涉及大批或者貴重物資，需生產技術部門進行專業檢測。驗收時發現異常，驗收員應及時上報有關部門處理。只有驗收合格后，驗收部門開具驗收單，再由倉儲部門根據驗收單實行入庫管理并開具入庫單，驗收單、入庫單等相關資料需要一式多份，交由財務部門進行記錄歸檔。

物資驗收合格入庫后需進行付款處理，付款是“實物流”與資金往來的統一過程。企業應對付款進行嚴格審核，加強付款管理，嚴查發票等資料的真實合法有效性，按照合同約定的付款方式付款，保證資金安全。

三、結語

編制需求和采購預算、請購與審批、選擇供應商、確定采購方式和采購價格、訂立采購合同、驗收與付款都是企業采購業務的重要環節，任何一個環節發生問題都會影響企業的存活，這就要求企業需結合自身實際，對采購流程進行梳理，確定采購步驟，完善采購制度，按照審批權限和相關程序進行物資采購，建立責任追究制度，實現不相容職務的分離，確保物資采購更經濟、高效地滿足企業生產經營需要。

（作者單位為山東理工大學管理學院）

參考文獻

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