縣級檔案管理工作現狀及對策研究

孔祥新 王惠敏

[摘要]作為縣一級檔案工作主管部門，領導重視程度的高低、管理人員素質的強弱、業務指導力度的大小，決定了該地區檔案管理工作的整體水平。因此，加強檔案工作業務指導力度，是提升檔案管理水平的重要環節，是檔案工作的重中之重。

[關鍵詞]檔案管理；檔案工作；文件材料

[DOI]1013939/jcnkizgsc201910101

1檔案管理水平現狀

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理的基本要求主要由四個環節組成：收集齊全、分類合理、保管安全、利用高效。通過近期對檔案工作的檢查指導和調研，各單位的檔案管理水平參差不齊，主要體現在以下幾個方面。

（1）文件材料收集不齊全。有的單位只是收集了下發的紅頭文件、上級來文，而忽略了本單位在職能工作活動中所形成的具有利用價值、憑證價值的文件材料，需要貫徹執行的上級、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料以及其他對本單位工作具有查考價值的文件材料，等等。

（2）文件材料分類不合理。大多數單位都把與本單位無關的上級來文作為永久保存，反而把自己單位形成的法規政策性文件材料、召開重要會議舉辦重大活動形成的文件材料、機構演變人事任免等文件材料、關于重要問題的請示與上級機關的批示批復、重要的報告總結統計報表，等等，當成了一般性文件材料簡單保存。有的單位對永久、定期30年、定期10年保存期限概念不清，甚至相互顛倒。

（3）文件材料保管不安全。大多數單位沒有單獨的綜合檔案室，一般情況下和辦公室合在一起，達不到辦公室、借閱室、檔案室三室分離的要求，且保管設施落后，沒有配備標準的鐵質檔案櫥，更沒有檔案密集架，像防火、防盜、防蟲等“十防”措施均達不到要求。有的辦公室人員混雜，外來辦事人員較多，更加增添了檔案保管隱患。

（4）文件材料利用不高效。由于在整個文件材料的整理歸檔過程中，沒有按照相關的法律法規和科學步驟，致使文件材料殘缺不全、缺項很多，而且分類嚴重不合理、混淆不清、裝盒混亂，全引目錄、盒內目錄沒有打印，查閱文件極為不便，有時連檔案工作人員自己查閱文件一時半會兒也找不到，嚴重影響了檔案的利用效率。紙質檔案尚且如此，更談不上檔案的數字化、信息化、規范化了。服務基層、服務群眾、服務社會的檔案的基本功能無法得到真正的發揮。

2存在問題的原因

存在上述問題的主要原因，分析起來大概有以下幾條。

（1）沒有穩定的檔案工作隊伍。無論是鄉鎮還是部門，普遍存在著檔案工作人員不穩定的現象，沒有配備專職檔案員，大多是由辦公室的工作人員或者是組織、政工、人事部門的同志兼職，而且更換頻繁，干的時間長的不過幾年，短的甚至幾個月就調整了，致使該項工作的連續性、銜接性非常差，文件材料收集不齊全也就在所難免了。

（2）檔案工作人員綜合素質偏低。大部分單位的檔案工作人員都不是專業人員，臨時指派的居多，且年齡結構偏大，文化水平偏低，認為自己快退休了，有船到碼頭車到站的思想，工作積極性不高，責任心不強，所以在文件材料的分類歸檔過程中，概念不清，雜亂無序。

（3）辦公場所、資金投入不足。大多數單位辦公條件非常緊張，四五個同志擠在一間辦公室里辦公，沒有多余的辦公室作為專門的檔案室，更無法達到“三室分離”的要求。有的單位，尤其是部分鄉鎮，受于資金困難的原因，無法配備專業的檔案設備，造成設施陳舊落后。

（4）領導檔案意識不強、重視不夠。無論干什么工作，領導是關鍵。領導重視程度的高低，決定了該項工作的優劣。有的領導認為，檔案工作任務不重，技術含量不高，隨便配個同志就能完成任務了，不需要精兵強將。還有的領導認為，只要檔案丟不了、爛不掉、燒不著就行，沒必要配備專業檔案器材，以免浪費人財物，得不償失。

3解決問題的對策

（1）加強領導，提高認識。加強對檔案工作的領導，提高對檔案工作的認識，是檔案工作上水平、上臺階、上層次的重要工作手段。一是加強對檔案法律法規的宣傳力度，讓領導充分認識到做好檔案工作是法律法規的要求，是義不容辭的責任和義務，必須放在心里，抓在手上。二是要把檔案工作和單位的組織建設、經濟建設以及其他各項社會事業一樣重要同等對待，把檔案工作做成單位的亮麗的名片。

（2）固定人員，穩定隊伍。檔案工作涉及方方面面，既有政治的、經濟的、科學的，也有社會的、人文的各式各樣的文件材料，保密性、技術性、專業性都很強。因此，各單位要精挑細選黨性覺悟強、政治素質硬、理論水平高、專業技術精的人員充實到檔案工作崗位上來，樹立他們的政治責任感和工作責任心，從政治上、經濟上等各方面給予他們關懷和關心，讓他們無后顧之憂，一心一意撲在檔案工作上，讓他們從內心里喜歡檔案工作，真正把檔案工作當作自己的事業盡職盡責，把檔案工作做得盡善盡美。

（3）加大投入，強化指導。作為檔案工作主管部門，一定要發揮職能作用，在干好各項工作的同時，把業務指導作為自己的工作重心來抓。一是要配齊配強專業人員，強化自身隊伍建設。打鐵還須自身硬，自己素質高了，技術過硬了，指導起來才能得心應手。在加強自身學習的同時，也要派出去學習，比如到高等院校學習深造，參加各類培訓班、研討會等，以拓寬自己的視野，豐富自己的知識結構。二是要把業務指導作為一項常態化工作來抓，經常深入到鄉鎮、部門進行指導，尤其是檔案工作人員經常更換的單位，更應該強化指導力度，讓他們工作起來有目標，有方向，不至于亂做無用功，既浪費了人力物力財力，又使工作達不到有效銜接，關鍵是影響了單位的整體工作。要打破每年的常規檢查部門的做法，如果發現有問題，或者是部門有要求，可以隨時去部門進行指導，既加強了部門之間的聯系，又使檔案工作質量得到了較大的提升。三是為了讓部分單位的檔案工作人員盡快熟悉業務，達到高標準嚴要求，可以到檔案工作主管部門進行鍛煉學習，既得到了真才實學，又縮短了學習周期，達到了雙贏的效果和目的。四是培養典型，樹立樣板，抓點帶面，把檔案工作較好的單位作為試點來抓，先行一步，總結經驗，再全面推廣。五是根據整體工作或業務指導需要，隨時舉辦形式不一的培訓班，或全面培訓，或單項培訓，培訓時間根據培訓內容可長可短，靈活掌握。通過以上辦法，以期達到全面提升檔案工作人員的綜合素質水平，干好這項功在當代、利在千秋的偉大事業。

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