淺析年鑒索引編制現狀及存在問題
——以廣東省市、縣（區）綜合年鑒為例

沈 娜

（南海年鑒社 廣東 佛山 528000）

地方綜合年鑒是系統記述本行政區域自然、政治、經濟、文化和社會等方面情況的年度資料性文獻。它的功能和作用是為廣大讀者提供可供查閱、檢索和利用的各類信息資料。因此，能夠實現快捷有效的信息檢索，是年鑒服務功能的一個非常重要的方面。以前，年鑒的信息檢索途徑只有目錄。20世紀90年代開始，隨著年鑒界對年鑒檢索性特征認識的深入，索引開始逐步得到了業界的重視。經過20多年的發展，編制索引的年鑒數量和索引的質量都有了明顯的提高，但由于對年鑒索引重要性的認識問題以及索引的專業性特征，年鑒索引編制仍存在不少問題，需要我們在今后的編纂實踐中不斷探索、完善。

一、年鑒索引編制現狀

（一）索引編制比例明顯提升

20世紀90年代，年鑒檢索系統開始得到業界的重視，年鑒界曾就有無必要編制索引展開討論，討論的結果大大地促進了年鑒索引的編制工作，編有索引的省、市級綜合年鑒由90年代初的5%上升至90年代末的60%左右。廣東省市、縣（區）綜合年鑒索引編制工作從90年代起也進入了比較迅速的發展時期。《廣州年鑒》于1993年卷編制索引，是廣東省內最早編制索引的市級綜合年鑒，《深圳年鑒》《惠州年鑒》分別于1996年卷、1999年卷編制索引。2000年以后，縣（區）級年鑒也紛紛開始編制索引。2008年，中國地方志指導小組印發的《關于地方志書質量的規定》，明確把“索引”納入地方志的體例，地方綜合年鑒屬于地方志范疇，索引自然也就成為年鑒體例的一部分。2008年以后，廣東省編制有索引的市、縣（區）年鑒比例大幅提高。筆者抽樣調查了廣東省的21部市級綜合年鑒和70部縣（區）級年鑒的2016年卷，市級綜合年鑒中，除了一部年鑒暫未編制索引外，其他年鑒都有索引，有索引的年鑒比例為 95%；縣（區）級年鑒中，有 50部編制了索引，有索引的年鑒比例為71%。

表1 廣東省部分市、縣（區）綜合年鑒編制索引時間

（二）索引款目數量逐步增長

通過縱向比較，可以看出各年鑒編制的索引款目數量呈逐步增長的趨勢。如《廣州年鑒》索引款目數量從1993年卷的453個增至2016卷的 2094個，《深圳年鑒》從 1996年卷的307個增至 2016年卷的 2344個，《東莞年鑒》從2002年卷的1800個增至2016年卷的2299個，《汕頭年鑒》從 2012年卷的 1212個增至2016年卷的1420個，《南海年鑒》從 2004年卷的 588個增至 2016卷的 890個，《越秀年鑒》從2006卷的187個增至2016年卷的1169個，《南山年鑒》從2009年卷的1084個增至2016年卷的 1119個，《順德年鑒》從 2010年卷的672個增至2016年卷的724個，《天河年鑒》從2010年卷的817個增至2016年卷的877個。

（三）索引編制形式漸趨規范

目前，廣東省市、縣（區）綜合年鑒基本采用內容主題分析索引法編制，索引的類型主要有三種：一種是綜合主題索引，將條目索引、表格索引、圖片索引、人名索引等集中編排，大多數年鑒采用這一類型；部分年鑒在綜合主題索引基礎上，另外了編制表格索引、彩頁索引等，如《始興年鑒》；還有少部分年鑒采用單一主題索引，如《廣州年鑒》編制條目索引、表格索引和圖片索引，《天河年鑒》編制條目索引和表格索引。排序方面，一般將漢字和非漢字按漢語拼音音序進行混合排序，也有部分年鑒將標點符號、數字、拉丁字母等非漢字字符進行單獨排序，置于中文漢字款目之前。為方便檢索，像《廣州年鑒》《南沙年鑒》《高要年鑒》等少數年鑒編制了主題詞首字的《筆畫檢字表》。

二、年鑒索引存在的問題

（一）索引標引深度偏低

編制年鑒索引的目的，是為了將內容和隱含在內容中相同或相近的主題進行分析歸納，幫助讀者更快速地檢索內容，這就要求索引必須達到一定的檢索深度，才能滿足讀者的檢索需求。索引比即目錄數與索引數之比，是判斷索引標引深度的重要標準。但比較遺憾的是，目前廣東省市、區（縣）大多數綜合年鑒索引的標引深度相較于以前雖然有了提高，但沒有得到根本性的改善，索引比依然偏低，使索引的作用大打折扣。筆者對廣東省編纂質量較高的10余部市、縣（區）年鑒2016年卷的目錄數和索引數進行比較，只有5部年鑒的索引量大于目錄數量，占比僅為36%，而且索引比基本在 1：1～1：1.2 之間。

筆者認為，造成索引比偏低的原因主要有三方面：一是對索引的重視程度不夠，部分人認為年鑒目錄一般都細化到條目，而條目本身就是一個獨立的信息單元，已經具有檢索的功能，沒有再編制索引必要。但為了應付體例方面的要求，所以草草應付了事，將目錄條目稍作處理就變成索引。二是編制時間緊。索引編制一般要等到稿件終審完成后才能進行，很多年鑒為了趕出版進度，一般留給編輯制作索引的時間就是一周或兩周的時間，而索引編制又是一個繁瑣、復雜的工作，需要經過主題詞初步提煉、標識出處頁碼和分區符號、主題詞復核處理、建立參照系統、排序、處理或插入二級標引、全面核對等多個步驟，時間上的沖突導致編輯很難對索引進行精益求精。三是編制技術、方法有待提高。大多數年鑒雖然是綜合主題索引，但往往僅對條目進行主題分析，對圖片、表格、人名、地名、文獻、鏈接內容等具有檢索意義的資料視而不見，沒有將其納入索引編制范圍。而且對條目的分析，也只是停留在對年鑒條目標題進行標引的層面上，對條目中的多個主題或隱含的主題缺乏深入的分析，比較少提取條目標題以外的索引詞。

（二）主題詞隨意，缺乏規范性

索引主題詞是否準確和規范，是保證索引質量的重要環節之一。目前，國內年鑒索引的編制仍處于探索的階段，沒有專用的主題詞表可以適用，標引用詞的準確性、規范性往往依賴于制作索引編輯的水平，從而導致主題詞質量良莠不齊，廣東省內編有索引的市、縣（區）綜合年鑒同樣存在此類問題。像“綜述”“概述”“主要工作”“主要會議”“基本情況”“存在問題”等沒有專指性、缺乏檢索意義的標引詞在不少年鑒的索引中出現，有的年鑒甚至將書中所有的“概述”條目進行標引，多達 95處，這樣的索引如何讓讀者按圖索驥呢？有的年鑒直接照搬條目標題作為索引主題詞，沒有進行規范化處理，口號式、標語式的主題詞大量存在，像“提供多元化招聘服務”“對違法經營保持高壓打擊態勢”“加快行政事項審批，提升服務效率”“在推動與港澳深度融合上取得實質性突破”等諸如此類主題詞，在很多年鑒索引中并不少見。

雖然年鑒標引用詞沒有明確的標準可用，但還是有一定可以遵循的準則，由侯漢清先生主編的《索引編制手冊－基于GB/T22466－2008索引編制規則》和溫國強先生主編的《GB/T22466－2008〈索引編制規則（總則）〉應用指南》都可以給我們提供參考。對于索引標引用詞的選擇，可以遵循這些規則：（1）要盡可能專指，即選擇能準確地、專指地表達所索引內容的詞語；（2）用詞要符合讀者的閱讀習慣和檢索思路，用規范的詞語或約定俗成的用語，盡可能用簡潔的名詞型詞語，少用或不用動詞型或形容詞型的詞語；（3）盡量采用文獻原文中的詞語，遇到需要使用編輯自己提煉加工的詞語時，也應細加分析，確保準確。

（三）索引標目形式單一

筆者翻閱了編有索引的廣東省的40部市、縣（區）級綜合年鑒，多數年鑒只編制一級標目，采用二級標目極少，只有《佛山年鑒》《南山年鑒》使用二級標目形式。多級標題式標目把分散于各個分目、條目中相關聯的內容集中在一起，具有專指度更高、檢索性更好的特點，更有利于讀者直接檢索到相關的信息。筆者認為，年鑒索引在標引形式上應該更加靈活，以方便讀者檢索為依歸，根據需要采取不同的形式。如《南山年鑒》將與各街道、各駐區高校等內容相關的索引標目，以及屬于條目組成部分的表、圖、相關鏈接的索引標目，均作為二級標目排在所屬一級標目下，可以幫助讀者更加方便、快捷地檢索相關內容。[1]又如很多年鑒都有“隊伍建設”的標目，使用一級標目的年鑒只能把出處全置于該標目之后，專指性不夠，而《佛山年鑒》采用二級標目的形式，在“隊伍建設”的主標目下設置“黨外代表人士”“法院”“紀檢監察”“檢察”“教師”等副標目，指向性更明確。[2]

（四）參照系統不完善

參照系統是反映緊密相連的索引款目之間相互關系的重要手段，可以起到整合信息、重組資料、方便檢索的作用，是主題索引的重要組成部分。目前，國內年鑒索引的參照系統主要是“參見”和“附見”兩種形式。“參見”是將在分散在各處同一主題的條款頁碼，集中標注在一條索引款目之后以便檢索；“附見”是將與同一主題的內容集中排列在一個主題索引下，作為這一主題索引的“附見”以便查找。[3]縱觀全國的年鑒索引，參照系統依然很不完善，廣東省市、縣（區）年鑒同樣如此，40部編有索引的年鑒中，有8部未建立參照系統。有參照系統的，逾9成采用的只是“參見”形式，而且部分年鑒的“參見”款目數量也比較少，最少的僅有 4條；只有 3部年鑒使用了“附見”“見”的參照形式，《南山年鑒》《佛山年鑒》的“附見”款目標引做得比較成熟，標引數量分別達到160多個和190多個。

今后的一段時期，年鑒索引編制工作仍將處于不斷探索、不斷完善的階段，認清索引編制現狀和剖析存在的問題，正是希望為推進年鑒索引的標準化、規范化發展，不斷提高年鑒索引質量提供方向。