做好檔案管理工作的建議

孟慶玲

摘要：正是因為檔案管理工作是一個單位最為重要的管理工作內容。所以本文筆者從收集、管理、應用等幾個方面，對如何做好檔案管理工作提出幾點個人建議，以期為不斷提高檔案管理工作水平奠定良好的基礎。

關鍵詞：檔案管理;檔案資料;收集;管理;現代化

前言：

檔案管理工作不僅是一個單位管理工作的重要組成部分，還為單位各項工作的順利開展發揮著重要的紐帶作用，充分的體現出了一個單位的服務能力與管理水平。尤其是近些年來隨著人們對檔案重視程度的不斷增加，對檔案管理工作更是提出了更高的要求。因此本文筆者在認真總結了個人從事檔案管理工作實踐經驗的基礎上，提出做好檔案管理工作的幾點建議，以供參考。

1.做好檔案資料的收集

只有做好檔案資料的收集工作，才能夠使檔案資料的收集范圍得到有效的拓展，為進一步提高檔案案卷的質量奠定下良好的基礎。所以要想做好單位的檔案管理工作，首先就必須要做好檔案資料的實際收集工作。特別是檔案管理工作和單位的其他管理體系之間，既是相互獨立的，又是藕斷絲連的。所以，檔案管理部門要想做好檔案資料的收集工作，就必須要將檔案資料收集機制與監管機制一起融入到單位本身的管理體制之中，構建出一個更加符合本單位管理制度需求的檔案資料收集機制。并以此為基礎對單位內部的各部門加以協調，使檔案資料的收集工作，能夠更加的及時、完整、準確，這也是夯實檔案管理工作的第一步。如，收集人事檔案資料過程中，檔案管理部門必須要始終堅持全面、準確、保密、及時的基本工作標準，對檔案資料的收集制度加以完善，明確職責。并且要做好與相關部門的溝通與聯系，及時解決檔案資料在收集過程中可能出現的一些問題，不斷的加大對資料收集工作的技術支持力度，嚴格督促資料收集工作進度和工作質量，進而做到應收盡收、應存盡存的目的，避免檔案材料發生丟失問題。

2.推進檔案管理工作的現代化發展

現如今的檔案資料，無論是在數量方面，還是在種類方面都是越來越多，因此依靠傳統的單一化檔案管理手段與管理方法勢必無法滿足檔案資料管理的多樣化需求，無法有效的適應時代進步對檔案管理工作提出的需求。也正因如此，積極的引入現代化信息手段在檔案管理工作之中就顯得尤為重要。

為此各個單位的領導者與檔案管理工作人員就必須要提高管理意識，充分認識到檔案現代化管理的重要性，從而給予足夠的重視。要努力提高檔案管理工作人員的工作責任感，職業素養，端正工作態度。檔案管理工作人員要不斷的加強自我學習，繼續教育，掌握更多的檔案管理知識與檔案管理技能。

尤其是在檔案管理數字化、信息化方面，要結合崗位工作，注重對計算機及程序、信息存儲和傳輸等知識的學習和掌握，使檔案管理工作人員能夠善于利用計算機等現代科學技術，使現代科技手段更好地服務于檔案管理工作。如，在檔案整理工作中，利用計算機和管理程序等現代化技術手段，將以前主要依靠手動檢索、查閱檔案名錄的方式轉變為依靠計算機管理程序檢索、查閱，大大減少了查找時間，提高了查找效率，并且大幅降低了文件歸檔工作中的人為影響因素，減少了手工操作，在時間效率、資料準確度等方面可以收到事半功倍的效果，使自己成為熟練掌握當代檔案信息、網絡技術的技術型檔案管理人才。

而要想達到這一目的，各個單位就必須要做好檔案管理工作人員的培訓，使檔案管理工作人員能夠掌握更多的專業知識，積累更多的管理經驗，從而有效提升自身的管理能力，逐漸成長為即具有豐富的檔案管理經驗，又善于掌握信息技術的檔案管理行業專家。還可以采取對外招聘的方法，為單位引進專業技術性檔案管理人員，為本單位的檔案管理工作注入新鮮的血液，有助于高素質、高技能檔案管理隊伍的打造。并且還要幫助檔案管理工作人員樹立理論結合實際的實踐意識，從而順利的將他們在培訓中所學到的先進技術手段、管理方法能夠應用到實際檔案管理工作之中，切實提高檔案管理工作水平。

3.完善日常檔案管理工作

一切先進理念的應用，先進科學技術的使用，其根本目的都是為了更好的輔助檔案管理工作的開展。而在檔案管理的日常工作過程中，依靠的還是檔案管理工作人員本身扎實的基本功。所以，扎實工作，不斷的提高檔案管理工作的日常工作水平尤為重要。為此各個單位就必須要構建健全的檔案管理制度，為檔案管理部門配置完好管理設備，督促檔案管理工作人員熟悉本單位檔案家底，成為檔案管理工作的活字典。

此外進一步提高檔案管理資料本身的利用率，也是檔案管理工作人員最為重要的日常活動之一。這是因為檔案管理工作的開展本身就是為了服務于大家，服務于企業，而資料查找與利用恰恰是檔案管理工作的重要內容。所以，在日常檔案管理工作中就必須要創新管理手段，不斷的提高檔案資料本身的利用率。為此，檔案資料利用要在便捷化、數字化等方面不斷取得新突破，進一步方便利用、快捷利用、有效利用，主要的方向就是進一步加大投入，不斷更新檔案資料利用的硬件和軟件，將各類紙質的檔案資料，利用計算機、掃描儀等設備，通過相應的檔案管理程序，轉換為可以被計算機識別并方便通過計算機瀏覽的數字化信息。組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過信息系統提供快捷方便的檔案資料的信息化服務，提高檔案資料的利用效率。

結束語：

現如今檔案管理工作的重要性早已是不言而喻，因此各個單位要想做好檔案管理工作，就必須要投入足夠的精力到檔案管理工作之中，對檔案管理制度加以完善，認真總結檔案管理工作的實踐經驗，掌握檔案管理工作的規律與特點。也只有如此才能夠為檔案管理工作的開展奠定好堅實的基礎。同時，檔案管理工作人員還必須要緊跟時代的發展步伐，接受新事物、新技術，開拓自己的觀念，從而有效的推動檔案管理工作向著信息化發展需求而不斷的前進。

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