高校財務管理檔案信息化建設探討

李穎哲

一、引言

在高校這樣科技和知識都較先進的環境下，所采用的財務管理檔案也要信息化的開展進行。而且學生和教師的資源頻繁在更換交替，人口密度又大，信息量繁多，且地區跨度又極大等特點下，信息化建設可以把復雜的情況處理好。無論是教學活動還是科研經費甚至學生的信息等都可以通過電子途徑處理和整合好。部門與部門，班級與班級之間可以實現快速傳遞分享，有效的節省了時間和成本，使得工作效率得以提升。本文就信息化建設特點闡述其重要性，在依據發現的問題提出解決策略，使信息化建設逐步成熟。

二、高校財務管理檔案信息化建設的意義

（一）重要性

在高校中，財務檔案的信息化建設有著重要的作用。首先，在飛速發展的當今時代，信息量越來越大，財務的工作模式也越來越復雜和繁瑣，對于相關的內容不斷擴大，老舊的管理體系已經遠遠不能勝任目前的工作需求，所以要采取更高效的檔案管理來解決。最終，信息化建設財務管理檔案成為了符合實際情況的高效解決手段，其中要保證財務管理的自身特點來建設電子檔案，例如，準確性高，信息量大，更新頻率快等特點，細化網絡項目數據并按照需求和發展趨勢制定相關政策制度。還有就是信息化的財務檔案管理本身就存在著無法比擬的優越性和準確性，對于傳統的管理手段來講大量的浪費人力物力財力資源，并且工作效率也不見得多么提高，而電子網絡管理卻不一樣，其本身就可以糾錯和改正，提醒和注意事項等特點，使工作人員可以第一時間的了解發現問題，對于資料過多的情況還可以方便的外出攜帶，還可以備份或共享，可以說是優點數不勝數，方便快捷全面有系統的信息化建設在高校的財務檔案管理體系中極為重要。

（二）必要性

高校財務管理檔案信息化的目的就是將相關部分的資源進行收集和整理，做好分類儲存后高校利用，這是我們必要的需求。在信息時代里，紙質的操作管理逐漸被取締，這樣的管理模式即不環保又浪費時間，信息化的建設就成了必然結果，而對財務管理來說，現階段高科技犯罪頻頻發生，財務管理的安全性也是關注的焦點，信息化管理可以某種程度上便捷儲存，逐層開鎖涉密提高安全性。檔案信息作為重要的歷史資源，對今后的查找和規劃也有實際運用，而且檔案管理的時間跨度比較久，周期性過長，由于不正確的管理操作很可能完成資料的丟失和資源的浪費，而信息化網絡智能就可以快速的儲存并查找，極大的縮短了時間和損耗。我們最終要達到的目標是讓財務管理檔案不斷的發展提高進步，讓工作內容多元化，工作效率改善，將財物管理檔案數字化，信息處理網絡化，文件分類管理一體化，工作人員專業化，最終達到智能全面化的發展趨勢，這是符合國家的發展要求的必然性結果。

三、高校財務管理檔案信息化建設存在問題及解決措施

（一）存在問題

在高校的財務管理檔案中常出現的有幾方面：首先就是建設的目標模糊，其次是人員隊伍專業性不強，最后是基礎設施老舊，這些都為信息化建設帶來了問題。我們分別來說，沒有一個明確的目標就無法開展建設的實施，在過程中會出現盲目且混亂的情況，不知道具體的管理工作細則內容，而且資料的整理和收集也落實的不好，還有一些報告資料單據等重要文件數據丟失或分類不清，造成工作的繁瑣和低效。對于人員隊伍專業性不強很大一部分原因是知識儲備量不夠，也有思想觀念落后的因素，還是不能快速的接受新型的信息化管理模式，有的企業部門有專職的工作人員負責相關的事物，而高校卻不能保證這一點，也就無法進行數字轉化工作。還有基礎設施老舊落后方面，是直接制約信息化建設的最大受阻原因，俗話說工欲善其事，必先利其器，相關的設備落后制約著信息化建設的發展。財務信息化建設的最大障礙。因為一些財務檔案管理的設備都是具有專業性的，無論是操作系統還是服務器都是高精尖且有針對性的。

（二）解決措施

針對出現問題提出解決的相應措施，給予一定的環境條件和探索背景，應該增強人員培訓，使業務能力提升，再制定完善的建設管理體系，進而提高工作效率問題。因為基礎工作決定著管理體系的成敗，所以要定期檢查設備處理好故障的診斷和維修，更換更新換代快的元件或插件，保證數字化的各項職能正常運行且實時刷新。將職能細化，特別是保密項目和安全風險項目，都要設置專門的權限，派專人到崗負責根據詳細的步驟流程，分享先進的數字化信息化技術，然后成立相應的檢查和管控專家組，分層專項的進行檢查工作的完成程度，然后可以舉辦比賽或者實踐活動，實行賞罰措施，增強趣味性和知識性，在活動中學習培訓，在實踐中提升業務能力，在這樣的活動效果下可以查缺補漏，自行反省自身的不足并改善，避免此類相似問題再次出現在財務管理檔案的信息化建設。

四、結語

綜上所述，本文針對高校的財務管理檔案的信息化建設進行了探討，分別從其必要性和重要性的兩個特點進行分析，然后通過長時間的總結和觀察，收集整理出現的問題，本著不脫離環境條件和工作管理高效性的選擇提高信息化的利用率工作更高效，面對新形式的管理模式落實到實際工作中，在實踐中進步實踐中成熟。（作者單位：新鄉職業技術學院）