大數據檔案管理信息化探索

【摘 要】 文章簡介了大數據對提高高職院校檔案管理水平，提高檔案利用率的促進作用，提出利用大數據提升高職院校檔案管理水平的對策：收引進復合型人才;加大檔案管理數字化資金投入;加強大數據技術輸入;高校共同建設檔案資源共享平臺，使各類檔案信息資源得到合理開發利用。

【關鍵詞】 大數據;檔案管理;信息化

隨著互聯網技術的蓬勃發展，大數據、云計算和物聯網等新一代信息技術滲入到各個領域，對社會經濟民生產生了深遠影響，大數據憑借容量大、類型多、存取速度快、應用價值高、真實性強等特點，推動了組織結構管理和決策行為模式的變革，為管理者提高工作效率、提升管理水平提供了科學先進的理念，尤其是在高職院校檔案管理領域，面對繁復的檔案數據資源，管理者需要掌握大數據環境下的信息化檔案管理趨勢，采用有效的保障手段來促進檔案管理信息化建設，提高高職院校檔案管理的質量和效率，促進高職院校可持續發展，以適應新時期快速發展的高職院校信息化和數字化校園建設。

一、大數據時代已經到來

數據是一個國家的命脈，是21世紀的戰略性資源，當前，全球新一輪的信息產業大潮中，各個領域正處于加速變革時期，大數據技術和應用得到迅猛創新和突破。加快大數據發展，對高職院校提升管理能力、優化服務水平、促進創新發展有著重要的意義。大數據技術對數量巨大、來源分散、格式多樣的數據進行采集、存儲和關聯分析，從中發現新的知識、創造新的價值、提升新的能力，催生新一代信息技術和服務業態。堅持創新驅動發展，加快大數據部署，深化大數據應用，已成為穩定增長、促進改革、調整結構、惠及民生和推動現代化內在需要和必然選擇。大數據就像水、礦、石油一樣，正在成為新的自然資源，挖掘資源中潛在的價值并加以開發利用，成為這個時代走向創富的重要條件。[1]

二、激發高職院校檔案潛在價值

在大數據時代背景下，高職院校進行檔案信息化建設是必然趨勢，也是實現校園信息化建設的必要條件。同時，大數據為高職院校檔案管理帶來了全新的發展契機。我們必須建立現代化的管理體系，以適應新時代的需求，我們應重視檔案管理信息化建設，確保高職院校檔案管理信息化建設更加科學、合理、高效，最大限度發揮檔案的價值。依靠大數據技術建立起一座規模較大、信息完整的數字化檔案庫，讓以往在不同業務管理部門靜止的檔案資源流動起來，提升其利用效率，有效開發檔案的潛在價值，發揮大數據的智能預測、精準研判、高效決策等功能，準確理解檔案信息內容，發掘信息間相互內聚性和關聯性，使檔案信息資料能夠更方便、更快捷、更準確地被檢索、統計、分析、應用，使數據信息有效地為高職院校未來的發展提供決策依據，真正發揮檔案自身應有的價值。[2]

三、提高高職院校檔案利用率

高職院校的檔案主要包含教學、科研、師資、學生等幾大塊內容，擁有龐大的數據量和重要的歷史信息資料，具有很高的利用價值，從檔案管理應用層面上看，將檔案資源建檔、歸檔的主要目的，是為將來的開發利用提供歷史數據支撐。但是在以往的檔案管理過程中，要想查閱獲取檔案信息，需要經過復雜的審批程序和查找流程，使得提取檔案成為了檔案管理工作中的瓶頸，導致檔案的使用率不高，也阻礙了對檔案信息的有效利用。為適應新時期信息化大潮，各高職院校應加大對檔案信息化建設工作的投入力度，確保檔案管理工作在實現信息化建設中獲得充分支持。檔案管理需要堅持探索發展路徑，優化管理流程，改進工作方法，提升業務水平、提高管理效率，既要升級管理體系，同時也要升級管理手段。大數據技術檔案管理模式下，依托檔案管理信息化的持續開展，借助信息技術實現和現代化設備對檔案的數字化處理，把原始的紙質檔案，轉化成全數字化形式，實現快速檢索調用目標檔案信息，對檔案資源進行最大程度的挖潛，提升檔案資源的開發和利用程度。

四、提升高職院校檔案管理水平

大數據環境下，檔案管理工作將會發生巨大變化。不再停留于初淺的整理歸檔，而是要向數據分析、數據挖掘的模式轉變，大數據技術激活了傳統的數據，大幅提高了檔案質量，有效提升檔案資源的價值，拓寬檔案服務的廣度和深度。大數據對于提升檔案管理水平起到了十分關鍵的作用。如何做好大數據與檔案管理的融合，我們需要做好以下幾點。[3]

1、加快人才引入

在這場檔案管理信息化的革新中，得人才者得天下。合理的人才結構更是信息化人才的核心與關鍵，不僅要求有各個層次的信息化技術人才，還要有精干的管理、營銷、法律和情報人才。然而在現階段，各高職院校只重視教學、科研，卻都忽視了檔案管理的重要性。由于檔案工作不易做出成效，少有業績產出，檔案管理部門通常被認作為輔助部門、服務部門，或把檔案管理工作僅僅作為一個科室歸附于其他部門。很多院校的檔案管理崗位沒有清晰的職業規劃和上升通道，檔案管理工作人員沒有強烈的職業成就感，和專職教師或行政職能部門工作人員競聘職稱時處于劣勢，以至于檔案管理崗位吸引不了年輕高學歷人才，沒有新鮮血液加入檔案管理隊伍，造成檔案管理崗位隊伍日趨“老齡化”。

人才是大數據時代下檔案管理的成功之本，學習大數據時代下檔案管理信息化的新理念、新要求，轉變固有思想，樹立正確職業觀，是當前檔案管理工作者的必修課程。于此同時，不斷提高檔案工作從業人員的數字信息采集、數據庫管理、計算機操作等業務水平，掌握現代信息技術手段，深度挖掘檔案信息資源的存在規律和潛在價值，提升檔案管理水平。培養或引入專業型、復合型檔案管理的高素質人才，是適應大數據時代下檔案管理的必由之路。[4]

2、加大信息化數字化資金投入

在大數據技術背景下，傳統的檔案管理方法已無法滿足當前信息化時代檔案資源開發和利用的要求，而基礎設施是保障檔案管理由傳統模式向的信息化數字化發展的物質條件，對大數據時代下檔案管理建設增加資金投入，加快檔案管理信息化所需的技術設施建設，更新數據儲存、整理和分析的硬件設備，購置專業的檔案信息處理軟件是檔案管理信息化建設的重要保障，把檔案管理信息化納入信息化校園建設規劃中，加大經費投入，穩步推進檔案管理信息化數字化，以滿足大數據信息化的檔案管理需求。

3、加強大數據技術輸入

大數據須采用分布式架構技術進行數據處理，和云計算的有關分布式處理、云存儲以及虛擬技術等密不可分，只有把大數據技術和檔案管理的實際工作緊密結合起來，才能優化和提升檔案管理工作。必須“走出去”，積極尋求有大數據背景的機構，合作開發大數據檔案管理系統。也要“請進來”，讓合作機構進入校園，摸清高職院校的運行模式和管理特點，針對不同檔案需求，開發出先進實用的，適合檔案管理的系統。同時，還需輸入先進的檔案管理理念和管理技術，將檔案管理工作從傳統管理模式逐漸過渡升級到信息化數字化水平，提升檔案管理效能。

4、高校共同建設檔案資源共享平臺

大數據時代各類檔案信息呈現出開放性和多樣性，我們需要有一套符合時代發展的檔案管理模式，提高檔案管理的多元化發展。因此，各高職院校之間應抱團合作，共同建設檔案資源共享平臺，分級分層次地將彼此的檔案信息數據進行共享，進一步推動各高職院校信息化數字化校園建設。同時，在共享平臺成員內構建一體化工作標準，建立健全組織體系，制定檔案管理的具體標準，明確相應的職責，完善檔案管理的監管制度，提高檔案信息的準入制度，建立起檔案信息之間的互通對接工作，嚴格把控檔案檢索、統計、分析、應用等各環節，加強保護檔案信息和數據的安全。[5]

檔案不是枯燥的文字和數字，他是我們研究歷史、預測未來的重要資源，如何發揮檔案管理的作用，積極探索挖掘檔案深處潛在的巨大價值，是當前大數據時代下能夠屹立潮頭的關鍵因素，高職院校檔案管理信息化建設是一項有劃時代意義的事業。加大對檔案管理工作的探索和研究，是高職院校長期發展中需要研究的內容。

【參考文獻】

[1] 劉欣欣試析大數據時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.152-152.

[2] 曾建勛.大數據時代需要數據館員[J].數字圖書館論壇，2017（6）1.

[3] 張莉.信息化背景下傳統檔案管理工作的改革研究[J].現代信息技術，2017（09）.

[4] 衛麗亞.“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢[J].企業文化旬刊，2017（10）.00032-00032.

[5] 李曉輝.信息化背景下檔案管理改革初探[J].信息記錄材料，2018（01）.

【作者簡介】

董芳琳（1982—）女，浙江杭州人，本科，浙江金融職業學院研究實習員，研究方向：應用心理學、人力資源管理.