借助信息技術提升企業應付賬款管理水平

李智慧

摘要：隨著鋼鐵行業競爭日趨激烈，企業只有不斷提升企業管理水平才能不斷發展壯大，尤其是在資金短缺的大環境下，企業財務管理中應付賬款的管理水平高低對企業的經營管理影響重大。邯鋼公司借助信息化升級改造的契機，通過對應付賬款管理流程和模式的改善，提升應付賬款管理水平，為企業健康快速長遠的發展壯大而助力。

關鍵詞：信息化改造;應付賬款管理;報支模式

一、企業實施信息化升級改造項目的背景

河鋼集團邯鋼公司有著60年的悠久歷史，在漫長的發展歷程中，經歷了多次改擴建、產業升級、結構調整。伴隨著企業的不斷發展，企業信息化建設也在不斷推進，從最初的財務軟件到2005年年底在邯鋼集團公司和邯鋼股份公司實施ERP系統再到 2008年邯寶公司采用寶信制造執行系統，邯鋼公司的財務信息系統隨著企業需求的變化而改進。

企業不斷發展壯大，對于公司財務管理方面的要求也越來越高，應付賬款的管理在鋼鐵企業資金短缺的市場環境下顯得尤為重要。企業對于提升財務應付賬款管理的需求越來越迫切。同時，公司間信息系統的不一致產生了一系列財務核算方面的差異，比如：財務核算模式不同，固定資產核算細化程度不同，供應商代碼不同，在建工程項目核算標準不一致以及票據管理方式差異等等，這些差異必然引起財務核算差異，這也是公司財務管理標準化亟待解決的問題。

因此，邯鋼公司2018年在三個公司以及下屬子分公司進行信息化升級改造項目，并于2019年1月首先在邯寶公司實施，意在提升邯鋼信息化管理水平，提高企業管理能力。信息化升級改造項目是邯鋼公司進行數字化工廠建設過程中邁出的第一步，通過整合解決基礎系統建設統一優化的問題，也是公司實現智能制造的基礎。

本文重點介紹邯鋼信息化升級改造項目中應付模塊的流程設計與功能改善對企業應付賬款管理水平上的提升。

二、目前公司應付賬款管理中存在的問題

（一）付款業務賬務處理不一致

ERP系統中，賬務處理中一大部分還是需要手工錄入憑證，賬務處理的方式選擇與財務人員的習慣有著較大的關聯，很可能產生同樣的支付業務，不同的財務結算人員會進行不同的賬務處理，導致同樣的支付業務前后期處理方式不一致，或者賬務處理信息遺漏的現象產生。

（二）在建工程項目管理不完善

原有系統不管是ERP還是寶信制造執行系統，都無法完全滿足在建工程項目核算管理的需求。一方面，原有的系統不能根據應付賬款賬務情況自動生成在建工程項目臺賬，ERP系統是手工登記臺賬，這樣的模式很可能產生遺漏和錯誤，導致工程臺賬與在建工程項目真實情況的差異，在需要獲取工程建設信息時，必須先進行財務賬和臺賬核對，給財務人員帶來巨大工作量;而產銷管理系統雖然可以生成臺賬卻比較粗獷，不能詳細具體的反映細節，只是總體的概況。另一方面，這兩個系統反映的是財務賬上已經發生的工程項目內容，對于項目中已經簽訂但是未入財務賬的合同并不能反映出來，因此對于項目真實應付賬款情況的反映財務人員不能完全了解，導致對工程項目缺乏整體認識。

（三）支付令與付款憑證的聯系不緊密

河鋼集團對下屬分公司采取嚴格的資金管控措施，支付令是資金支付的唯一指令。目前支付令的生成和審核過程都在河鋼集團內行系統，而付款憑證的生成在財務系統，二者依靠財務人員聯系在一起，這就有可能產生支付令與付款憑證對應錯誤，要嚴格按照支付令中所載的供應商信息進行支付，就有可能會產生支付風險。

（四）付款后銀行和票據管理程度有待提高

ERP系統付款流程中，首先產生付款憑證，出納人員根據付款憑證進行銀行支付或開具票據，但在系統上并未把銀行信息或票據信息與付款憑證關聯在一起，想要知道一筆支付的銀行或票據情況，只能是翻閱紙質憑證，這樣的工作效率顯然與現代化高效的企業財務管理不適應。

三、借助邯鋼信息化升級改造項目提升財務支付管理水平

邯鋼信息化改造項目中應付模塊的功能是完成公司支付業務，其獨特的業務流程模式是報支系統模式，報支流程可以簡單描述為：1）在公司發生需要支付業務時，由各業務部門錄入報支單，報支單中詳細記錄業務類型、發票信息、業務金額、部門代碼等具體信息;2）財務對報支單進行發票復核生成掛賬憑證;3）資金計劃下達產生支付令匹配報支單;4）已匹配的報支單關聯銀行或票據信息進而產生付款憑證，付款業務流程結束，完成付款。簡單說就是通過對報支單的步驟處理產生不同狀態完成支付。

通過邯鋼信息化改造項目前期調研對目前付款業務流程中亟待解決的問題提出需求，并配合開發人員完成開發，對系統應付模塊增加相應的功能來解決應付賬款管理中存在的問題。

（一）制定詳細報支拋賬規則提高賬務處理標準化程度

報支拋賬規則是產生會計付款憑證的依據，規則中設定好報支大類和報支細類對應的會計憑證的借貸方會計科目，報支單錄入信息中對報支大類細類的選擇一旦既定，產生的會計憑證的借貸方會計科目就是一定的，就會產生規則所制定好的會計憑證。通過對公司付款業務的詳細梳理和整理，初步制定了37個大類445個細類的報支拋賬規則，基本涵蓋了公司全部支付業務，包括費用報支、采購付款、在建工程及固定資產支付業務。

這樣的方式下，只要在報支錄入時選定報支大類細類就會產生規則所對應的會計憑證，使得財務掛賬數據在不同公司賬套、不同時期具有了可比性和連續性，減少賬務處理的隨意性，提高了財務核算的標準化程度和效率。

（二）增加工程項目管理子模塊提高工程項目應付款管理水平

為促進公司在建工程項目管理更加細化和全面，在邯鋼信息化改造項目中增加工程管理子模塊，將工程管理的維度擴展到工程項目在財務賬上發生之前，也就是在費用已發生或合同已經簽訂但還未進入財務核算時的工程項目的情況在模塊中反映出來，具體做法是：工程項目從立項到簽訂合同再到制定付款計劃均由業務部門在此模塊中發起，因此，工程項目建設過程中的所有費用合同的發生都會記錄在系統中，系統使用者能夠全面了解工程項目情況;同時系統會根據已經進行財務核算的工程項目實時產生應付工程項目臺賬，使財務人員快速清晰了解項目結算情況的同時也降低了工作強度。

（三）關聯支付令與報支單提升資金管控管理力度

為達到公司資金支付嚴格按照支付令控制支出的目的，當支付令下達可以進行支付時，財務付款人員將支付令與要進行付款的報支單進行關聯，一旦關聯完成就意味著，確定了這個支付令將要對哪個或哪些報支單進行支付，同時也確定了支付報支單的支付令信息。二者綁定提升了財務應付信息的有用性和高效性。

（四）增加票據模塊加強付款票據管理

在邯鋼信息化升級改造項目應付模塊進行付款時，將已經匹配過報支單的支付令進行票據匹配，出納人員選定金額合適、票據到期日范圍合適的票據對支付令進行匹配，產生付款憑證。這樣，挑選出的票據就關聯到這張付款憑證上，同時，在票據模塊里，付款挑選的票據狀態更改為已背書狀態，實現了票據狀態的實時更新，也有助于減少票據核對工作量以及杜絕票據支付系統錯誤，改善了資金支付票據管理混亂和容易錯誤的現象。同時為了減低勞動強度，還開發出票據批量匹配功能，系統實現根據既定的條件自動將可以付款的支付令與票據池的可用票據自動選擇匹配功能，降低了付款過程中的人為因素同時提高了付款業務工作效率。

四、資金支付管理水平得到提升

通過公司信息化升級改造項目應付模塊的開發，對邯鋼公司應付賬款支付的模式和流程進行了較大的變革，更多的將業務部門納入到報支流程中，支付信息更加完善，支付效率和信息可查性和關聯性得到提升，改善公司資金支付環境，邯鋼公司和下屬公司采用同樣的系統，加強了財務支付集中管理，提高支付效率，使應付賬款的管理水平得到提升，使公司的標準化水平和工作效率均得到較大的提升。