淺談高校后勤物資采購與付款的內部控制

孫小喬

摘要：為了適應當前時代的發展，企業規范管理意識和科學管理水平也日漸提高，目前隨著我國經濟市場的不斷變化和發展，在企業內部進行內部控制管理也有著十分重要的作用，對于推進企業可持續發展有著重要意義。本文主要針對高校后勤物資采購與付款的內部控制進行分析，有利于更加規范高校后勤采購與付款內部控制制度，進一步促進高校后勤管理的水平。

關鍵詞：高校后勤;物資采購;付款;內部控制

隨著2000年進行高校后勤社會化改革以來，我國高校后勤的發展速度正在逐年提高。對于高校后勤部門來說，盈利是次要的，主要目的就是為了進一步穩定和服務學校。因此對于高校后勤物資采購與付款方面相關的內部控制工作就顯得十分重要。

一、高校后勤物資采購與付款的內部控制重要性

高校中的后勤部門主要工作內容就是要保證全校師生的吃喝住行問題能夠有所解決，所以后勤部門在工作的過程中主要工作內容就是物資采購，特別是對農副產品的采購。但是農副產品的來源渠道多種多樣而且具有一定的復雜性，相關工作人員素質不統一，因此在進一步完善后勤單位物資和財產的完整和安全方面也大大的增加了成本核算數量。在此基礎上必須要加強對采購與付款的內部控制制度的健全[1]。首先，保證采購與付款內部控制制度完善，這樣可以大大減少采購問題的發生，一般情況下內部控制制度的主要辦事原則就是要依靠多層次的經濟業務以及規律連貫的經辦手續，從而能夠進一步加強高校后勤管理業務采購與付款的透明度和真實度。其次，再進一步完善采購與付款的內部控制制度也可以有效的降低成本。在高校后勤利用，采購與付款的內部控制制度效果也比較明顯，特別是相關飲食采購工作方面。由于農產品價格飄忽不定，不同城市不同地點的價格都會有所差異，因此在原材料采購的過程當中，會產生許多不確定的因素，因此需要通過內部控制制度來進一步穩定成本管理。

二、高校后勤物資采購與付款的內部控制的制定與實施

以全日制普通本科院校為例，該學校創辦于90年代初期，屬于一所財經類院校。在學校中一共有18個學院，29個本科專業。經過統計發現該校有15000左右的全日制在校本科學生，500左右研究生，2000左右教職工人。隨著國家的支持和本校師生的不斷努力，近年來有200多個不同級別的課題，是經過國家審核批準的，教研成績豐富。另外學校內部還具有省級的優秀教學團隊以及國家級教學團隊，同時還組建了科技創新團隊。相關博士人數為400人左右，教授數量為100人左右，專任教師數量為1000人左右。另外還對校外以及國外其他出名的專家到學校任教。在這種情況下，學校后勤部發展在內部采購與付款環節也出現了一些問題，具體內容如下。

（一）采購的內部控制

1.建立一個招標領導管理小組，將后勤部門的物資采購工作交給這個小組人員進行統一管理。在招標采購過程當中，相關領導人員還要加強對招標工作的監督和管理，并且還要確定貨源。2.建立一個招標考評工作小組。在這個小組內工作的工作人員必須要對有關招標物資采購的信息進行統一的整理和記錄，并且將參加招標的供應商進行統計，隨后還要考察相關經銷單位以及貨源的可靠性，保證相關經銷單位等商業信譽等方面的情況較好。在充分了解，經銷單位的企業信譽以及物資情況之后，在進行投票決定，最終簽訂物資采購的貨源。其中，招標采評的過程主要有七點。第一，相關采購部門需要在物資采購供應合同期滿前的一個月，將采購招標工作計劃進行制定提出。第二，根據多途徑多渠道的方式，來發布各類采購物資的公開招標信息，充分利用好網絡資源，大范圍的在網上進行信息發布。第三，要對相關參與投標的供應商，提交的食品衛生許可證，本人身份證，工商登記許可證以及法定代表人的證件進行收集和檢查，如果情況特殊的話，可以要求對方提供產品樣品，在進行審核合格之后發放標書[2]。第四，相關招標小組要對各類供應商的投標書和各類資質證件的復印件進行收集。第五，相關負責人員要對經銷單位的生產廠家，價格，物資品種，質量，供應能力以及相關單位的商業信譽和資質進行實地考察和審核。對于一些特殊的食物要求經銷商未提供一定的實物樣本來進行檢查，例如，面粉大米或者食用油。第六在投標競爭的過程當中要嚴格遵守公開，公正，公平競爭的原則。在審查同一種類產品的時候，首先要關注的要素為產品的質量，產品價格是第二關注點，最后還要根據供貨商的誠信程度進行擇優選擇。第七，對于一些大量的物資可以根據總量劃分成不同的份額，從中標單位中擇優選擇最好的進行同時送貨，這樣也有利于培養中標單位之間的良性競爭，中標之后要按照雙方都能夠接受的條款進行合同的簽訂，雙方都要嚴格遵守合同內容，供貨商要在合同要求的時間內將相關物資進行供應，不可以擅自更改物資的種類以及價格。3.建立一個價格評定小組。該小組主要負責的內容就是對相關采購合同進行執行和跟進工作。并且對當前市場等相關信息進行及時有效的收集和了解，要對物資的價格和質量進行定期或者不定期的組織評價，這樣也有利于進一步考核供應商的商業信譽，也有利于對客戶的意見進行及時的反饋和處理。

（二）采購控制流程

1.高校后勤部門的財務部門，項目核算人員要根據當天的成本支出信息以及倉庫管理人員提出的物資情況進行總結和統計，并且將最終結果提供給倉儲人員。

2.在相關生產部門需要根據高校的實際情況，對備料單進行填寫，還要根據第二天所需要的物資數量進行統計和記錄，最終將相關信息提供給倉儲人員[3]。

3.根據后勤部門的生產經營需要，倉儲人員要對不同的貨物制定不同的授權規定，并且要將需要的產品種類列成一個表格并交給采購部門，采購部門要按照采購列表進行物資購買，而且還要將采購通知單送到財務部門來進行歸納整理。

4.在倉儲人員對相關采購通知單進行審核之后，采購部門要根據采購通知單進行物品訂購單的填寫，在填寫的過程當中必須要按照所需要的物品，數量，時間，名稱，價格，規格，地址以及廠商名稱進行準確的填寫，并且還要對相關訂購單的編號進行規定，最終由被授權的采購員進行簽字。最后將相關訂購單送到倉儲人員進行統計和歸納。

5.在采購的物資到達之后，采購部門要將相關物品的信息及時通知倉儲人員，并且由倉儲人員對物品進行審查，入庫。在物品審查的過程當中，倉儲人員要根據訂購單上要求的物品名稱，數量，質量，規格以及到貨時間進行核對和驗收，驗收之后再由倉儲人員進行驗收單的填寫。

（三）付款的內部控制

1.在進行物資采購的付款預算的時候，是需要由高校后勤部的各個領導小組根據高校的實際情況以及合同上的內容進行制定。在對相關信息了解之后，進行編制，并且將整體的預算支付表進行上報。2.在進行實體物資采購的過程當中，必須要按照采購的流程來給予相關管理部門一定的付款審批權，并且要明確。3.在倉儲人員對相關物品資料進行驗收之后，需要開具一定的入庫單，因此采購人員要根據這個入庫單以及供應商開具的發票，送往相關采購部以及實體負責人處進行審批，在審批完成之后再交給財務部門。4.財務部門在接收到相關的發票以及入庫單之后要根據采購合同規定的檢驗報告，付款條件，計量報告，采購發票，結算憑證，驗收證明等內容進行審核。5.在財務部門對相關材料的供貨憑證及相關審核結果了解以后，要求對供應商的預付賬款情況進行開發支票。6.如果發生退款情況，需要根據相關的退款管理制度進行及時的收回，保證能夠追回貨物貨款。

三、結束語

總的來說，加強后高校后勤物資采購與付款的內部控制工作有著十分重要的意義，能夠推動高校后勤部門的順利發展，從而能夠為高校各項部門的順利進行以及相關科研工作順利進行提供了保證，有利于高校的進一步發展，也有利于高校后勤部的可持續發展。

參考文獻：

[1]王照飛.高校后勤物資采購與付款的內部控制探究[J].現代國企研究，2015 （10）.

[2]宋清芝.淺談高校后勤物資采購與付款的內部控制[J].科技資訊，2010 （31）：228-229.

[3]陳良.基于內部控制視角的高校物資采購管理研究——以高校食堂物資采購為例[J].商業會計，2018 （9）：61-62.