淺談高校后勤物資采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制

孫小喬

摘要：為了適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)規(guī)范管理意識(shí)和科學(xué)管理水平也日漸提高，目前隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷變化和發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行內(nèi)部控制管理也有著十分重要的作用，對(duì)于推進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。本文主要針對(duì)高校后勤物資采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制進(jìn)行分析，有利于更加規(guī)范高校后勤采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度，進(jìn)一步促進(jìn)高校后勤管理的水平。

關(guān)鍵詞：高校后勤;物資采購(gòu);付款;內(nèi)部控制

隨著2000年進(jìn)行高校后勤社會(huì)化改革以來(lái)，我國(guó)高校后勤的發(fā)展速度正在逐年提高。對(duì)于高校后勤部門(mén)來(lái)說(shuō)，盈利是次要的，主要目的就是為了進(jìn)一步穩(wěn)定和服務(wù)學(xué)校。因此對(duì)于高校后勤物資采購(gòu)與付款方面相關(guān)的內(nèi)部控制工作就顯得十分重要。

一、高校后勤物資采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制重要性

高校中的后勤部門(mén)主要工作內(nèi)容就是要保證全校師生的吃喝住行問(wèn)題能夠有所解決，所以后勤部門(mén)在工作的過(guò)程中主要工作內(nèi)容就是物資采購(gòu)，特別是對(duì)農(nóng)副產(chǎn)品的采購(gòu)。但是農(nóng)副產(chǎn)品的來(lái)源渠道多種多樣而且具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)工作人員素質(zhì)不統(tǒng)一，因此在進(jìn)一步完善后勤單位物資和財(cái)產(chǎn)的完整和安全方面也大大的增加了成本核算數(shù)量。在此基礎(chǔ)上必須要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度的健全[1]。首先，保證采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度完善，這樣可以大大減少采購(gòu)問(wèn)題的發(fā)生，一般情況下內(nèi)部控制制度的主要辦事原則就是要依靠多層次的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及規(guī)律連貫的經(jīng)辦手續(xù)，從而能夠進(jìn)一步加強(qiáng)高校后勤管理業(yè)務(wù)采購(gòu)與付款的透明度和真實(shí)度。其次，再進(jìn)一步完善采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度也可以有效的降低成本。在高校后勤利用，采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度效果也比較明顯，特別是相關(guān)飲食采購(gòu)工作方面。由于農(nóng)產(chǎn)品價(jià)格飄忽不定，不同城市不同地點(diǎn)的價(jià)格都會(huì)有所差異，因此在原材料采購(gòu)的過(guò)程當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生許多不確定的因素，因此需要通過(guò)內(nèi)部控制制度來(lái)進(jìn)一步穩(wěn)定成本管理。

二、高校后勤物資采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制的制定與實(shí)施

以全日制普通本科院校為例，該學(xué)校創(chuàng)辦于90年代初期，屬于一所財(cái)經(jīng)類院校。在學(xué)校中一共有18個(gè)學(xué)院，29個(gè)本科專業(yè)。經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)該校有15000左右的全日制在校本科學(xué)生，500左右研究生，2000左右教職工人。隨著國(guó)家的支持和本校師生的不斷努力，近年來(lái)有200多個(gè)不同級(jí)別的課題，是經(jīng)過(guò)國(guó)家審核批準(zhǔn)的，教研成績(jī)豐富。另外學(xué)校內(nèi)部還具有省級(jí)的優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊(duì)以及國(guó)家級(jí)教學(xué)團(tuán)隊(duì)，同時(shí)還組建了科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。相關(guān)博士人數(shù)為400人左右，教授數(shù)量為100人左右，專任教師數(shù)量為1000人左右。另外還對(duì)校外以及國(guó)外其他出名的專家到學(xué)校任教。在這種情況下，學(xué)校后勤部發(fā)展在內(nèi)部采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，具體內(nèi)容如下。

（一）采購(gòu)的內(nèi)部控制

1.建立一個(gè)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)管理小組，將后勤部門(mén)的物資采購(gòu)工作交給這個(gè)小組人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還要加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)工作的監(jiān)督和管理，并且還要確定貨源。2.建立一個(gè)招標(biāo)考評(píng)工作小組。在這個(gè)小組內(nèi)工作的工作人員必須要對(duì)有關(guān)招標(biāo)物資采購(gòu)的信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理和記錄，并且將參加招標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，隨后還要考察相關(guān)經(jīng)銷單位以及貨源的可靠性，保證相關(guān)經(jīng)銷單位等商業(yè)信譽(yù)等方面的情況較好。在充分了解，經(jīng)銷單位的企業(yè)信譽(yù)以及物資情況之后，在進(jìn)行投票決定，最終簽訂物資采購(gòu)的貨源。其中，招標(biāo)采評(píng)的過(guò)程主要有七點(diǎn)。第一，相關(guān)采購(gòu)部門(mén)需要在物資采購(gòu)供應(yīng)合同期滿前的一個(gè)月，將采購(gòu)招標(biāo)工作計(jì)劃進(jìn)行制定提出。第二，根據(jù)多途徑多渠道的方式，來(lái)發(fā)布各類采購(gòu)物資的公開(kāi)招標(biāo)信息，充分利用好網(wǎng)絡(luò)資源，大范圍的在網(wǎng)上進(jìn)行信息發(fā)布。第三，要對(duì)相關(guān)參與投標(biāo)的供應(yīng)商，提交的食品衛(wèi)生許可證，本人身份證，工商登記許可證以及法定代表人的證件進(jìn)行收集和檢查，如果情況特殊的話，可以要求對(duì)方提供產(chǎn)品樣品，在進(jìn)行審核合格之后發(fā)放標(biāo)書(shū)[2]。第四，相關(guān)招標(biāo)小組要對(duì)各類供應(yīng)商的投標(biāo)書(shū)和各類資質(zhì)證件的復(fù)印件進(jìn)行收集。第五，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要對(duì)經(jīng)銷單位的生產(chǎn)廠家，價(jià)格，物資品種，質(zhì)量，供應(yīng)能力以及相關(guān)單位的商業(yè)信譽(yù)和資質(zhì)進(jìn)行實(shí)地考察和審核。對(duì)于一些特殊的食物要求經(jīng)銷商未提供一定的實(shí)物樣本來(lái)進(jìn)行檢查，例如，面粉大米或者食用油。第六在投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程當(dāng)中要嚴(yán)格遵守公開(kāi)，公正，公平競(jìng)爭(zhēng)的原則。在審查同一種類產(chǎn)品的時(shí)候，首先要關(guān)注的要素為產(chǎn)品的質(zhì)量，產(chǎn)品價(jià)格是第二關(guān)注點(diǎn)，最后還要根據(jù)供貨商的誠(chéng)信程度進(jìn)行擇優(yōu)選擇。第七，對(duì)于一些大量的物資可以根據(jù)總量劃分成不同的份額，從中標(biāo)單位中擇優(yōu)選擇最好的進(jìn)行同時(shí)送貨，這樣也有利于培養(yǎng)中標(biāo)單位之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，中標(biāo)之后要按照雙方都能夠接受的條款進(jìn)行合同的簽訂，雙方都要嚴(yán)格遵守合同內(nèi)容，供貨商要在合同要求的時(shí)間內(nèi)將相關(guān)物資進(jìn)行供應(yīng)，不可以擅自更改物資的種類以及價(jià)格。3.建立一個(gè)價(jià)格評(píng)定小組。該小組主要負(fù)責(zé)的內(nèi)容就是對(duì)相關(guān)采購(gòu)合同進(jìn)行執(zhí)行和跟進(jìn)工作。并且對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)等相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)有效的收集和了解，要對(duì)物資的價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行定期或者不定期的組織評(píng)價(jià)，這樣也有利于進(jìn)一步考核供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)，也有利于對(duì)客戶的意見(jiàn)進(jìn)行及時(shí)的反饋和處理。

（二）采購(gòu)控制流程

1.高校后勤部門(mén)的財(cái)務(wù)部門(mén)，項(xiàng)目核算人員要根據(jù)當(dāng)天的成本支出信息以及倉(cāng)庫(kù)管理人員提出的物資情況進(jìn)行總結(jié)和統(tǒng)計(jì)，并且將最終結(jié)果提供給倉(cāng)儲(chǔ)人員。

2.在相關(guān)生產(chǎn)部門(mén)需要根據(jù)高校的實(shí)際情況，對(duì)備料單進(jìn)行填寫(xiě)，還要根據(jù)第二天所需要的物資數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，最終將相關(guān)信息提供給倉(cāng)儲(chǔ)人員[3]。

3.根據(jù)后勤部門(mén)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，倉(cāng)儲(chǔ)人員要對(duì)不同的貨物制定不同的授權(quán)規(guī)定，并且要將需要的產(chǎn)品種類列成一個(gè)表格并交給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)要按照采購(gòu)列表進(jìn)行物資購(gòu)買(mǎi)，而且還要將采購(gòu)?fù)ㄖ獑嗡偷截?cái)務(wù)部門(mén)來(lái)進(jìn)行歸納整理。

4.在倉(cāng)儲(chǔ)人員對(duì)相關(guān)采購(gòu)?fù)ㄖ獑芜M(jìn)行審核之后，采購(gòu)部門(mén)要根據(jù)采購(gòu)?fù)ㄖ獑芜M(jìn)行物品訂購(gòu)單的填寫(xiě)，在填寫(xiě)的過(guò)程當(dāng)中必須要按照所需要的物品，數(shù)量，時(shí)間，名稱，價(jià)格，規(guī)格，地址以及廠商名稱進(jìn)行準(zhǔn)確的填寫(xiě)，并且還要對(duì)相關(guān)訂購(gòu)單的編號(hào)進(jìn)行規(guī)定，最終由被授權(quán)的采購(gòu)員進(jìn)行簽字。最后將相關(guān)訂購(gòu)單送到倉(cāng)儲(chǔ)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和歸納。

5.在采購(gòu)的物資到達(dá)之后，采購(gòu)部門(mén)要將相關(guān)物品的信息及時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)人員，并且由倉(cāng)儲(chǔ)人員對(duì)物品進(jìn)行審查，入庫(kù)。在物品審查的過(guò)程當(dāng)中，倉(cāng)儲(chǔ)人員要根據(jù)訂購(gòu)單上要求的物品名稱，數(shù)量，質(zhì)量，規(guī)格以及到貨時(shí)間進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，驗(yàn)收之后再由倉(cāng)儲(chǔ)人員進(jìn)行驗(yàn)收單的填寫(xiě)。

（三）付款的內(nèi)部控制

1.在進(jìn)行物資采購(gòu)的付款預(yù)算的時(shí)候，是需要由高校后勤部的各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)高校的實(shí)際情況以及合同上的內(nèi)容進(jìn)行制定。在對(duì)相關(guān)信息了解之后，進(jìn)行編制，并且將整體的預(yù)算支付表進(jìn)行上報(bào)。2.在進(jìn)行實(shí)體物資采購(gòu)的過(guò)程當(dāng)中，必須要按照采購(gòu)的流程來(lái)給予相關(guān)管理部門(mén)一定的付款審批權(quán)，并且要明確。3.在倉(cāng)儲(chǔ)人員對(duì)相關(guān)物品資料進(jìn)行驗(yàn)收之后，需要開(kāi)具一定的入庫(kù)單，因此采購(gòu)人員要根據(jù)這個(gè)入庫(kù)單以及供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票，送往相關(guān)采購(gòu)部以及實(shí)體負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審批，在審批完成之后再交給財(cái)務(wù)部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)在接收到相關(guān)的發(fā)票以及入庫(kù)單之后要根據(jù)采購(gòu)合同規(guī)定的檢驗(yàn)報(bào)告，付款條件，計(jì)量報(bào)告，采購(gòu)發(fā)票，結(jié)算憑證，驗(yàn)收證明等內(nèi)容進(jìn)行審核。5.在財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)相關(guān)材料的供貨憑證及相關(guān)審核結(jié)果了解以后，要求對(duì)供應(yīng)商的預(yù)付賬款情況進(jìn)行開(kāi)發(fā)支票。6.如果發(fā)生退款情況，需要根據(jù)相關(guān)的退款管理制度進(jìn)行及時(shí)的收回，保證能夠追回貨物貨款。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)后高校后勤物資采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制工作有著十分重要的意義，能夠推動(dòng)高校后勤部門(mén)的順利發(fā)展，從而能夠?yàn)楦咝８黜?xiàng)部門(mén)的順利進(jìn)行以及相關(guān)科研工作順利進(jìn)行提供了保證，有利于高校的進(jìn)一步發(fā)展，也有利于高校后勤部的可持續(xù)發(fā)展。

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