文書檔案管理探索

曾川

文書檔案對于單位乃至社會的發展均具有重要的意義，其管理水平的高低也能體現了單位的辦公水平。隨著社會的進步與發展，文書檔案管理也存在著一定的問題和挑戰，同時也帶來了很多機遇。應充分利用現代社會帶來的機遇，發現問題，解決問題，提出文書檔案管理策略，提高文書檔案管理水平，為發展提供可靠的數據依據。

所謂的文書檔案，即團體、機關、企事業單位產生的由通用文書轉化成的那一部分檔案的稱謂。文書是檔案的一種形式，是單位的信息數據庫，是工作開展的基礎，其記載了事業單位的發展歷史，客觀書寫了事業單位的社會活動，為事業單位的業務提供數據支持，對事業單位的發展具有重要的意義。因此對事業單位來講，文書檔案的管理也具有了重要的意義。加強對文書檔案的管理可以方便對以往信息的查詢，做到查有依據；同時也可以優化事業單位的團隊建設，為事業單位的發展提供經驗教訓，并為其長遠發展奠定基礎。

文書檔案管理對單位的發展具有重要作用，歷來受到領導者的高度重視。例如秦朝，雖然統治時間十分短暫，但是其給后世留下了數量巨大，類型繁多，內容豐富的文書檔案，文獻價值巨大，影響及其深遠。秦朝之所以留下世人矚目的文書檔案，與其嚴密完善的文書檔案管理制度有這緊密的聯系：（1）能夠組織規模龐大且效率極高的文書檔案官員；（2）能夠保證文書檔案的載體安全可靠，記錄內容真實有效；（3）能夠保障文書可以暢通無阻的運轉下去。再比如明朝皇帝朱元璋，能夠充分利用文書檔案工作用于國家建設中，并領導文書檔案工作取得了突出的成就，促進了中國文書檔案事業的發展，在中國文書檔案史中占據重要位置；（1）注重對前朝檔案的收集和整理，并對本朝文書檔案進行積累；（2）對各級文書檔案的工作高度重視，并加強其機構的建設；（3）對文書檔案工作制度進行制定和完善；（4）充分發揮文書檔案在建設中的積極作用。

隨著現代科學技術的進步和信息化現代化的快速發展，提高文書檔案工作者的整體素質，建立完善的文書檔案管理體制，強化文書檔案工作者的檔案意識，提高文書檔案管理的水平是符合現代發展文書檔案管理的必然趨勢。尤其是隨著信息技術和網絡技術的發展和普及，大部分單位的文書檔案管理工作都已經實現了符合時代潮流發展的現代化的管理和應用，取得了顯著的成效，減少了文書檔案管理者的勞動強度，減少了部分復雜繁多的手工勞動，使文書檔案管理工作的效率得到了顯著的提高。

雖然現代技術的發展對文書管理工作提供了諸多便利和條件，帶來了新的機遇，同時也給現代文書檔案管理工作帶來了新的挑戰，不得不讓我們提高警惕。（1）電子形式的文書檔案容易導致內容泄露，保密性問題成了一個很大的隱患。電子文書檔案能被外人修改，遭到破壞，且不會留下任何的修改痕跡，從而不能很好辨別出是復印件還是原件。因此，防止文書檔案被修改是文書檔案管理工作面臨的一大挑戰。（2）一些文書檔案管理者綜合素質低下，不能完全掌握利用先進手段進行文書檔案管理，受傳統管理模式的影響較大，即使引進先進的自動化設備也沒有專業的人員進行操作，不能發揮其應有的作用。（3）文書工作和檔案工作的銜接存在一定的問題。在實際的工作中，兩者應該相互配合，相輔相成，既能相互聯系，又有各自的特點，形成了一個分體式的體系。然而在兩者的銜接主體上，即處理辦法和公文格式方面存在著許多不規范的現象，例如所用紙張不達標，裝訂不規范；編號不規范，原稿不齊全；辦理程序不合規范，文體使用不當，等等；（4）單位領導對文書檔案工作的管理不夠重視，存在著片面的認識，在眾多職能中地位不是很高，把文書檔案工作想象的過于簡單，說起來工作很重要，但是做起來卻是次要的工作。況且，文書檔案工作往往投入巨大，但是見效卻很緩慢，并且經濟效益也不能明顯的看到。只需將單位文件妥善保管就好，當需要的時候能夠提供一定的參考就行。（5）文書檔案者的培訓仍然需要加強。某些單位文書檔案管理者從沒有經過專業的培訓，對文書檔案管理事項往往一知半解，不能抓住要領。其綜合素質不能達到新時期文書檔案管理者的要求，仍然相差一段距離。特別是現代信息技術和網絡技術的應用發展，利用計算機對文書檔案進行管理已經是必然趨勢，因此應加強對文書檔案的技能培訓，是管理工作更加標準化更加規范化。（6）單位的各個部門對文書檔案的配合不夠，限制了文書檔案的管理水平。一些部門不愿意把需要歸檔的文件資料交給文書檔案管理者統一保管，在對此努力未果的時候，他們也只有對他們妥協，久而久之，一些非常重要的文檔就很容易丟失，想要追究責任，重新找回時也為時已晚。（7）從事文書檔案者偏少，并一兼多職，并缺乏專業管理人員，他們負責收發文件，文字的整理，信息的宣傳等等方面的工作，而負責文書檔案管理的精力就十分有限了，因此對檔案的收集，整理不到位，不完整，造成工作中的很大漏洞。

針對現代文書檔案管理面臨的挑戰和問題，應該想出積極的應對之策，以提高文書檔案管理的工作水平，一邊為單位更好的服務，提供數據參考。

（1）增強文書檔案工作重要性的意識

文書檔案是單位活動中形成的具有保存價值的文件，是了解和掌握活動規律的重要依據。無論是領導者還是文書檔案管理者，都應該明白文書檔案管理的重要性，對其他部門起到示范和榜樣，同時加強合理的宣傳，是單位每一個工作者均意識到文書檔案管理的意義，自覺自愿的參與到文書檔案管理的工作中來，為單位及時發現問題解決問題提供可靠的依據。

（2）建立一套文書檔案的現代化管理制度，并保證制度的有效執行。

加強管理制度的建設，能夠對文書管理提供制度保障。結合文書檔案管理技巧，更能有效的保證文書檔案的儲存與應用。為加強制度建設，首先應該舍棄傳統的不和時宜的落后管理制度，揚棄結合并彌補缺失。在國家文書檔案管理的原則框架下，并結合本單位的實際管理體制，組織結構和管理方法，建立適合本單位發展要求的管理制度，有效改變不符合要求的管理制度，完善制度結構，形成一個嚴密的管理制度體系。

（3）對文書檔案管理進行技術創新，促進文書檔案信息化進程

傳統的文書檔案管理手段已經不能符合現代化的需求，過于陳舊，繁瑣復雜。隨著網絡技術和計算機技術的快速發展，文書檔案管理必須和現代技術進行結合才能使管理變的更有效率，加快文書檔案管理的信息化進程，實現管理電子化、一體化進程。從而減少文書檔案管理的任務量，也能進行便捷的查詢，從而促進整個單位的高效快速地進行運轉。

（4）引進文書檔案管理專業人才，優化隊伍結構

合理的文書檔案管理制度的實施，必須依靠合適的專業的人來執行完成，先進的文書檔案管理技術，更需要專業的人才才能有效的完成和實施。因此應加強管理人才隊伍的鍛煉和培養，提高文書檔案管理者的綜合素質和業務素養，從實際出發，有目的有計劃，有層次，有重點的進行培養，更新業務知識。同時建立優勝劣汰的管理機制，使文書檔案管理者能夠公平公正的競爭，保證優秀人才的晉升渠道，促進文書檔案管理的良性發展。

總之，深刻認識到文書檔案工作的重要性，根據時代發展需求，創新管理方式，提高文書檔案管理者的綜合素質，讓文書檔案發揮其應有的作用，為單位發展奠定良好的基礎。

（作者單位：重慶建筑工程職業學院）