職業(yè)院校檔案管理工作的問題和對策研究

代園園

職業(yè)院校學生檔案是記錄學生成長和學習情況的重要載體，對于職業(yè)院校教學規(guī)范運行具有重要意義。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，職業(yè)院校學生檔案建設(shè)進程不斷推進，有效提升職業(yè)院校教育綜合水平。

1當前職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題

1.1學生檔案內(nèi)容不全面

目前大多數(shù)職業(yè)院校對于學生的檔案管理不能充分重視，也沒有明確學生的檔案材料歸檔和要求。檔案是反映一個學生綜合素質(zhì)的最佳材料，沒有將其進行明確的歸檔和要求，會導致學生的綜合素質(zhì)得不到充分的反映，不能全面了解一個學生。還有大部分院校中目前所存在的檔案問題之一是主觀內(nèi)容過多，例如常見的一些，“同意以上意見”“以上內(nèi)容屬實”等，這些大都來自于班主任、班委以及團支部提供的一些意見，在一定程度上，并不是全面反映學生于客觀情況的材料。對于能夠全面評價學生的客觀性材料相比甚少，導致學生的整個檔案內(nèi)容顯得過于單薄，質(zhì)量并不會很高。此外，職業(yè)院校的教職工對于學生的檔案管理意識也很淡薄，導致檔案并不能滿足一些用人單位對于人才選擇的需求，特別是一些私企，更加注重招聘學生的能力而輕視檔案問題。職業(yè)院校在辦學條件、教學水平、科研以及學校的辦學規(guī)模各個環(huán)節(jié)都有待提高，所以檔案管理的工作由于其特殊的工作性質(zhì)，雖然在短時期內(nèi)并不能影響到學校的大局，但是長期以往，可能會導致學生檔案不能及時歸檔整理以至于檔案散失。并且在這樣一個職業(yè)院校的認同率并不高的社會中，很多院校在學生畢業(yè)前會將學生之前記過的處分消除，并且成績造假問題比較嚴重，這樣導致檔案失去原本的真實性，也會使得檔案的利用率逐漸降低。

1.2檔案管理制度不夠完善

學生檔案管理沒有一個統(tǒng)一、詳細的管理制度，基本上按照原先流傳下來的老辦法，缺少與時俱進的標準，難以使學生檔案材料盡善盡美。在整理檔案方面，缺乏科學的管理制度，在保密、管理、核對等工作中顯得不規(guī)范。管理制度不完善，主要是在工作方法上有很大出入，有的學生檔案是按照入學年度進行編制的，有的則是按照專業(yè)進行編制的，沒有一個規(guī)范的方法，雖然短時間內(nèi)影響不大，但是時間一長，沒有一個目錄，也沒有一個統(tǒng)一的頁碼編排，甚至有一些檔案袋都沒有密封，導致學生檔案管理混亂。

1.3檔案管理人員素質(zhì)不高

職業(yè)院校學生檔案管理人員，真正科班出身的很少，很多人員是兼職做這項工作，專業(yè)性不是很強，自身業(yè)務能力或許不符合當前工作要求，主要表現(xiàn)在檔案記錄、檔案傳遞等方面，沒按照規(guī)定及時完成有關(guān)工作，造成部分重要檔案內(nèi)容缺失。

2做好職業(yè)院校檔案管理工作的對策

2.1完善健全院校檔案管理規(guī)章制度

當前，國家及我省相繼制定出臺了《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案工作目標管理辦法》等一系列法規(guī)制度。職業(yè)院校應加強這些法規(guī)制度的宣傳貫徹，并結(jié)合院校實際情況，建立和健全檔案管理制度，并將其納入整個教學管理制度建設(shè)，確保檔案工作有章可循。

2.2逐步加快檔案信息化建設(shè)步伐

檔案部門進行信息化建設(shè)，首先要解決的一個觀念問題，就是檔案的信息化建設(shè)不是簡單地用計算機檢索檔案，也不是僅僅是用計算機保存檔案，而是要借助信息技術(shù)，引進先進的管理理念，改善、改革檔案管理中的一些做法。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，不斷在工作實踐中改進。堅持檔案信息化建設(shè)與院校信息化建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃、同步推進。同時，認真研究檔案信息資源的開發(fā)利用，建立網(wǎng)絡服務系統(tǒng)、充分挖掘檔案信息化平臺的潛力。

2.3提升檔案管理的信息化水平

檔案管理數(shù)量巨大，現(xiàn)代科技可以有效提升管理效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)職業(yè)院校學生檔案管理工作開始深度融合。職業(yè)院校學生檔案管理工作量很大，而且較為復雜，通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以減少人工操作的失誤，提升檔案管理的規(guī)范性和科學性。在職業(yè)院校學生檔案管理工作過程中，要注重數(shù)據(jù)技術(shù)的應用與分析，通過多種方式提升工作的信息化水平，讓信息技術(shù)充分融入到學生檔案管理過程中來，實現(xiàn)規(guī)范化管理目標，提升綜合管理水平。

2.4提高學校領(lǐng)導檔案管理的意識。在職業(yè)院校的檔案

管理工作中，由于經(jīng)費的投入不足，并且基礎(chǔ)也比較薄弱，檔案的管理設(shè)施和管理方法都比較落后。職業(yè)院校的教職工對于學生的檔案管理意識也很淡薄，導致檔案不能很好地發(fā)揮應有的作用。所以應該加強學校領(lǐng)導對檔案管理規(guī)章制度的意識，建立與學校規(guī)模相當?shù)臋n案管理工作制度，加強檔案管理與保護意識。同時也要求管理工作者豐富學生的檔案內(nèi)容，檔案是一個學生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)方式之一，所以除了提供一些主觀的學生分析材料以外，還應該提供一些客觀的分析材料，而不是在社會對于職業(yè)院校認同率步步高的前提下修改學生的一些信息甚至是處分，以備能夠更加全面地了解一個學生。例如，可以在學生的檔案中增加誠信，這對于培養(yǎng)學生在平常的誠信待人中能夠起到很大的作用，讓每個學生意識到維護誠信的重要性，將考試作弊等都可以寫入檔案，在職業(yè)院校中營造誠信的氛圍，當然還有學生在校期間表現(xiàn)良好的材料也要記入檔案，這對于用人單位更好更全面地了解一個學生有很大的幫助，同時也為全面推進素質(zhì)教育打下了堅實的基礎(chǔ)，提高職業(yè)技術(shù)院校的教學質(zhì)量。

（作者單位：黑龍江生物科技職業(yè)學院）