淺談檔案信息化建設與檔案管理研究

王蕾

摘 要：對于事業單位而言，檔案信息化建設水平將直接影響其能否可持續發展。在本文中，筆者對檔案信息化建設所涉及到的工作內容進行介紹，總結其存在的問題，并提出了加強檔案信息化建設的有效路徑。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；數據庫建設

1 檔案信息化建設相關的工作內容

1.1 檔案信息資源建設

從實際情況看，檔案信息資源建設具體包括檔案全文數據庫建設、多媒體數據庫建設等。為了提高電子文件管理的規范化程度，有必要積極改革傳統檔案管理，持續提高檔案信息資源的利用程度，令檔案信息資源有更多的種類，能夠滿足不同用戶的使用需求。

1.2 基礎設施建設

對于檔案信息化建設工作而言，軟硬件基礎設施是不可或缺的前提條件，是開發與利用檔案信息的關鍵。做好基礎設施建設工作，能夠令檔案信息得到充分交換，這對資源共享具有深遠意義。

1.3 標準化建設

在實現檔案信息化建設目標的過程中，相關部門應加大標準化建設力度，規范各項工作流程，比方說查詢檔案信息資源、管理及應用檔案信息資源等。這些均需要被明確規定，只有這樣，電子檔案管理的規范化程度才能夠得到提升。

2 檔案信息化建設存在的不足之處

2.1 數據的異構性

通常，檔案館內的電子檔案來自多方面，這些單位自有的數據庫間存在巨大的差異。這導致電子檔案在內部結構、屬性等方面都存在顯著不同。這些異構性突出的數據給檔案管理的信息化建設工作帶來不小的挑戰。

2.2 分散性突出

在檔案管理的過程中，同一種類的檔案往往散落在不同部門。檔案館是信息資源的所有者，在信息量日益龐大的情況下，如何有效地應用與管理信息、深挖與篩選信息成為了難點。為了充分彰顯檔案的價值，其必須要妥善保管好檔案實體。比方說，建設局和稅務局都有大量的財務報表，在單位移交中也有很多財務報表，這會導致入館時信息重復，部分數據資料是相同的。檔案館在判斷檔案價值的過程中往往摻雜一定的主觀意識，最終的判斷結果并不是特別準確，僅僅為主觀、客觀轉化與調和的結果。

3 電子文件鑒定方面存在矛盾

在我國各項改革工作不斷深化的過程中，電子文件鑒定也不斷創新。當前，電子文件鑒定有了新的表現形式，加之電子文件出現，令部分檔案在鑒定價值時出現矛盾。在進行檔案鑒定的時候，需要在文件轉換前就開始。從某種程度上講，這相當于令文件檔案鑒定工作前置。針對此，有必要在電子文件形成之前而進行鑒定，設置相應的鑒定環境，由系統直接截獲電子文件，并展開鑒定工作。相關部門應在這一環節中加大控制力度，杜絕因惡意或無意的刪改而造成的信息失真情況出現。這一能夠令有價值的檔案文件得到充分的保護，令其真實性得到保證。

4 優化檔案信息化建設與檔案管理工作的有效路徑

4.1 做好檔案管理的數字化建設工作

在實現資源共享這一目的的過程中，相關部門應重點做好資源建設工作。資源建設工作是檔案工作開展的重要前提。當前，從我國信息化建設的實際情況來看，檔案管理工作的關鍵是提高資源的共享程度與數字化程度。在實際操作中，可從如下幾方面入手：一是穩步提高檔案管理的數字化水平。基于各項原則，健全工作方案，做好監管工作，改善檔案管理的數字化狀況。相關部門應從用戶的日常需求入手，持續優化文件目錄，投入更多的人力與物力。此外，相關部門還應該健全紙質檔案與電子檔案的管理，令兩方面有機結合起來，構建起雙歸檔管理模式。針對部分圖片類文件，應基于現有的存儲制度而加以保管，令其能夠實現全文檢索。二是采取多種措施提升檔案資源的貢獻程度。在實際操作中，相關部門應嚴格依照國家政策與法律要求，構建起高效的檔案新管理體系，并持續優化這一體系。在該體系之下，有關部門應將辦公應用體系與管理體系充分融合起來，從而令信息更合理地生成、分類與歸檔等。檔案管理部門應當遵循先易后難的原則，認真履行各項職責，借助條塊結合的辦法，令檔案資源能夠及時更新，健全檔案信息系統的文件目錄，從而全面提高檔案管理的信息化程度。

4.2 改善檔案信息化的工作體系

在檔案信息化工作之中，工作系統發揮著極為關鍵的作用。這種情況下，相關部門必須先對檔案信息化的工作系統進行革新。一是構建起合理的管理機制。管理機制應當是明確的，能夠為整個工作系統的運行而提供必要的保障。相關部門應采取有效的檔案管理辦法，制定出合理的電子檔案管理制度，提高各個部門的協作程度，共同提升電子檔案管理水平。二是相關部門應嚴格遵照國家政策及相關法規而開展工作，另外其還應當重視行政管理職能，在工作中引入科學的辦法，提高信息技術的應用程度，以此來改善各個部門的配合程度，從而構建起完善的合作系統。三是進一步完善各項法律與法規。項目部門應做好立法工作，令檔案信息化建設工作有章可循。完善的法律法規能夠令檔案管理工作更具科學性。比方說相關工作人員應當就信息化建設工作而展開策劃工作，健全各項工作的目標，明確相應的職責，落實責任制度，建立起績效評價體系，從而保證整個檔案信息化建設工作能夠穩步開展。

4.3 加強檔案信息服務手段的創新

之所以要開展檔案信息化建設工作，根本目的是改善檔案資源的使用效率，令檔案資源充分發揮價值。針對此，相關部門應構建起完善的信息體系，令用戶能夠借助終端操作系統而查閱所需要的信息。在服務方面，相關部門應對服務手段進行創新，建立其高效的檔案信息網上公平評估系統。各級檔案部門應有效對接，實現信息資源的共享，并運用多種手段而有效整合信息資源，令一站式信息查閱功能得以實現。

5 結束語

檔案管理具有一定的復雜性。現階段信息化是檔案管理的重要發展方向。本文從當前檔案信息化建設的相關工作內容入手，指出了相關部門應做好檔案管理的數字化建設工作，改善檔案信息化的工作體系，加強檔案信息服務手段的創新，從而全面提升檔案的信息化水平，令檔案資源的價值得到最大限度的發揮。

參考文獻

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