對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

張科可

摘 要：新形勢下，國家的生產(chǎn)經(jīng)營活動必須及時做出調(diào)整，檔案管理也在其中，不容忽視。檔案管理工作中任何一個環(huán)節(jié)的故障，都會直接削弱事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，降低工作效率，阻礙了事業(yè)單位的安全運行，使檔案管理質(zhì)量無法保障。本文從事業(yè)單位檔案管理工作中的問題著手，提出了具體的應(yīng)對方法和創(chuàng)新發(fā)展的新思路，推動事業(yè)單位的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

事業(yè)單位檔案主要記載了事業(yè)單位的工作內(nèi)容、發(fā)展歷程、人事變化等多方面的基本信息。保障檔案資源具有良好的管理質(zhì)量，才能確保檔案成為一種可信賴的信息資源。在實際的檔案管理工作中，管理人員的人為性操作容易受到很多因素的影響，制約了檔案管理過程中的實際效果，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以本地區(qū)、本單位的實際發(fā)展情況為基礎(chǔ)，積極吸收新技術(shù)和新設(shè)備，優(yōu)化和完善檔案管理的具體方式，推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

第一，檔案管理工作必須適應(yīng)社會經(jīng)濟的實際需求，才能更好地良性發(fā)展。在現(xiàn)有的發(fā)展形態(tài)下，原有的生產(chǎn)生活方式逐步發(fā)生變化，帶動了檔案管理的功能效用表現(xiàn)出很大的差異性。檔案管理人員必須適應(yīng)此種環(huán)境，利用定期的工作總結(jié)逐步了解和掌握，促使管理人員能夠及時創(chuàng)新發(fā)展自身的檔案管理意識，應(yīng)對當(dāng)前新的形式變化。

檔案是記錄事業(yè)單位發(fā)展歷程、生產(chǎn)經(jīng)營狀況的主要方式，屬于非常重要的信息資源，難以替代，對視野單位后期的建設(shè)、發(fā)展具有很大的現(xiàn)實意義。因此，檔案管理工作必須符合新時期的發(fā)展特點，規(guī)范檔案管理行為，促進管理工作的順利開展。

第二，規(guī)范檔案管理一定程度上體現(xiàn)出單位的整體管理能力。在新的發(fā)展形式下，各種形式的科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展，逐漸在很多領(lǐng)域應(yīng)用拓展，管理人員必須及時掌握這一情況，綜合分析日程工作，加強每一位工作者的責(zé)任意識，充分發(fā)揮出檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的積極意義。

第三，檔案管理是推動事業(yè)單位健康發(fā)展的重要條件。檔案管理是對歷史沿革中的優(yōu)秀成果的總結(jié)，是以此為基礎(chǔ)推動后期工作健康發(fā)展的重要保障。檔案管理的規(guī)范化、高效率，有利于事業(yè)單位的長期健康發(fā)展，在以后的工作中可以借鑒并學(xué)習(xí)之前經(jīng)驗，合理規(guī)劃，推動企業(yè)的長遠發(fā)展。良好的檔案管理工作，能夠確保領(lǐng)導(dǎo)者及時獲取工作人員的日常業(yè)績，制定更加符合事業(yè)單位發(fā)展的長期目標(biāo)和短期目標(biāo)，使其可持續(xù)發(fā)展。

第四，檔案管理工作是對工作人員合法權(quán)益的一種有效保障，增強了事業(yè)單位的責(zé)任感和團體意識，以及每一位員工的自身價值。

2 事業(yè)單位檔案管理中的問題

1）傳統(tǒng)管理方式的束縛。我國事業(yè)單位的管理工作歷經(jīng)長時間的應(yīng)用、發(fā)展，逐漸確立了一整套的管理理論和管理方法，從中積累了一定的工作經(jīng)驗。但是，在信息技術(shù)滲入發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能使用，表現(xiàn)出很大的局限性。單位工作者若是支隊檔案管理看作是事業(yè)單位所有文件的簡單儲存，作為備用庫，造成管理工作的整體質(zhì)量下降。事業(yè)單位的管理模式在社會發(fā)展過程中必須及時地調(diào)整、優(yōu)化，但是因為許多的主客觀因素，檔案的管理質(zhì)量出現(xiàn)很多問題，具體的工作效率下降，檔案文件不具備一定的完整性、科學(xué)性，使事業(yè)單位中的檔案管理不能有效發(fā)揮出原有的性能與作用，阻礙了事業(yè)單位的健康運轉(zhuǎn)。

2）管理人員水平較低。檔案管理是有技能要求的，工作人員必須有足夠的信息收集、統(tǒng)計、處理能力，更好地應(yīng)對管理期間的突發(fā)問題。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作普遍出現(xiàn)了重視度不足問題，選擇一些不具備專業(yè)處理能力和管理資質(zhì)的人員進行管理，或者選擇事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)的親屬作為檔案的管理人員，管理能力無法保障。檔案資源的收集、歸類、管理都有嚴格要求，其中任何一環(huán)出現(xiàn)問題，到會導(dǎo)致檔案信息的混亂、損缺，制約了檔案管理的工作效果。

3）檔案缺損問題難以解決。檔案破損屬于檔案管理中的普遍性問題，是現(xiàn)行管理工作中急切需要處理的重要問題。管理工作者在工作過程中，受多種因素的制約，其中出現(xiàn)的檔案歸類儲存不及時問題，容易導(dǎo)致人為性的撕扯、損壞，無法保障檔案信息的管理質(zhì)量。而檔案信息的片段化、瑣碎化，客觀上增大了管理工作的難度，為后期的檔案管理埋下隱患，引發(fā)更多檔案資料的缺損。檔案資料缺損，會成為影響事業(yè)單位順利運行的重要因素，必須采取針對性措施。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化

1）提升單位領(lǐng)導(dǎo)的重視度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度是保障檔案管理質(zhì)量的必要條件。領(lǐng)導(dǎo)者的重視，能夠推動工作人員積極地完場信息資源的分類、整合，為管理部門的檔案處理提供充足的人力資源和財政支援；設(shè)置定期的教育宣傳工作，真正認識到檔案管理的重要性，促進部門間的協(xié)調(diào)配合。所以，檔案管理工作強調(diào)的是領(lǐng)導(dǎo)者從實際出發(fā)，完善管理人員的結(jié)構(gòu)設(shè)置，創(chuàng)新管理模式，使更多的工作人員認識到檔案管理的積極意義，保障工作進展。

2）完善檔案管理工作的規(guī)章制度。為了凸顯事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的科學(xué)性，確保檔案資源的完整、準(zhǔn)確、真實，必須以更加健全的檔案管理機制作為保障。立足于檔案管理的實際工作狀況，從國家的政策法規(guī)內(nèi)容出發(fā)，編制適應(yīng)事業(yè)單位需求的管理機制、保密章程，確保每一位管理人員在日常的工作過程中能夠有法可依、有章必依，逐一應(yīng)對檔案管理中遇到的效果混亂、內(nèi)容失真、信息不完整等問題；而檔案管理效率的提升，必須嚴格遵循事業(yè)單位管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求，確保管理制度的絕對權(quán)威。

3）提高管理人員水平。檔案管理是持續(xù)性的、專業(yè)技術(shù)的一種工作，相關(guān)管理團隊的良好質(zhì)量是確保檔案管理順利開展的基礎(chǔ)。管理人員必須立足于事業(yè)單位的歷史進程和未來目標(biāo)，將文件資料歸類整理、儲存管理。事業(yè)單位必須設(shè)立專業(yè)的管理職位，避免單位內(nèi)部出現(xiàn)同一職業(yè)、多個崗位的尷尬局面，提升管理工作的整體運行效率。檔案管理的工作人員必須具備較完備的專業(yè)素養(yǎng)，只有經(jīng)過專業(yè)技能考核與學(xué)歷驗證之后才能作為選用的合格人才，適應(yīng)現(xiàn)階段信息化電子時代的技術(shù)需求，這是保障管理質(zhì)量的基礎(chǔ)性條件。

4 事業(yè)單位檔案管理的新思路

1）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。事業(yè)單位的檔案管理，需要在應(yīng)用發(fā)展中積極引入檔案資源的信息化網(wǎng)站。事業(yè)單位以更多的成本投入，建立專業(yè)的信息化管理機構(gòu)，確保管理工作中的設(shè)備、專業(yè)技術(shù)都能符合要求。管理人員必須采取定期檢測的方式，維護檔案信息網(wǎng)站長期保持健康的運行狀態(tài)，提高檔案管理的效率。事業(yè)單位必須從生產(chǎn)運營的具體狀況出發(fā)，定期地升級檔案信息網(wǎng)站管理系統(tǒng)，提高檔案管理的科技含量；安全性能高的軟件設(shè)備，能夠?qū)Υ罅康臋n案文件快速儲存、歸類處理，以更好地適應(yīng)現(xiàn)今大數(shù)據(jù)的時代特點，保障事業(yè)單位管理工作能夠健康運轉(zhuǎn)。

2）重視檔案信息化網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的動態(tài)維護。社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，推動了各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理過程中，利用有效的檔案資源網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)庫，定期對數(shù)據(jù)庫信息實行更新處理。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫是檔案信息化的一種載體，要定期對檔案信息化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進行維護，充分體現(xiàn)檔案管理過程的動態(tài)化和完整性，確保檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升。建立的檔案管理信息化網(wǎng)站，可以及時對網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫信息進行更新，講各個部門和部門之間產(chǎn)生的信息資源能夠整合起來，使每一個部門能夠資源共享，將數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計作用能夠廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化動態(tài)管理。

5 結(jié)束語

檔案管理在客觀上屬于事業(yè)單位日常中的重要內(nèi)容，必須有足夠的重視度來確保管理質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案資源一定程度上反映了國家的社會經(jīng)濟、政治文化狀況。檔案管理工作必須不斷適應(yīng)社會需求，積極應(yīng)用新技術(shù)，建立信息化管理模式，為事業(yè)單位保駕護航。

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