檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探討

孫翠玉

摘 要：檔案管理工作任務(wù)量大、復(fù)雜程度高、枯燥乏味，這就要求管理工作人員必須秉持認(rèn)真復(fù)雜的工作態(tài)度，全方位確保檔案完整性、規(guī)范化。在全面分析檔案管理現(xiàn)狀的前提下，針對(duì)性地提出檔案規(guī)范化管理的措施，并較好地提升檔案公共信息服務(wù)的能力，提升檔案管理工作的社會(huì)影響力和認(rèn)同度。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化管理；信息服務(wù)；策略

檔案管理規(guī)范化研究是為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理部門各項(xiàng)工作的開展，提高檔案信息資料的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，使其更好的為內(nèi)部工作服務(wù)。單位內(nèi)部管理者要從單位實(shí)際情況出發(fā)，明確檔案管理的重要性，通過完善內(nèi)部管理體制、優(yōu)化管理方法，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的實(shí)施。

1 檔案規(guī)范化管理問題

1.1 對(duì)檔案規(guī)范化管理重視程度不夠，缺乏科學(xué)全面認(rèn)識(shí)

雖然國(guó)家各層級(jí)對(duì)檔案規(guī)范化管理提出了具體的規(guī)定和要求，但在實(shí)際執(zhí)行過程中，一些單位對(duì)檔案規(guī)范化管理重視程度依然不夠，沒有將檔案規(guī)范化管理納入單位一項(xiàng)重要的管理基礎(chǔ)工作來加強(qiáng)規(guī)劃、部署和落實(shí)，僅僅停留在口頭上、口號(hào)上或制度層面，檔案規(guī)范化管理缺乏科學(xué)的認(rèn)知，對(duì)如何加強(qiáng)檔案管理才能提高規(guī)范化水平?jīng)]有拿出有效的措施和辦法。由于檔案管理本身是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性和基礎(chǔ)性的工程，需要檔案管理人員加強(qiáng)日常管理，熟悉基本的要求，并結(jié)合實(shí)際制定完善的檔案規(guī)范化管理計(jì)劃和具體實(shí)施步驟，加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)和監(jiān)督，才能更好地確保檔案規(guī)范化管理進(jìn)程有序推進(jìn)。實(shí)際上由于他們本身技術(shù)和能力有限，長(zhǎng)期從事檔案工作容易產(chǎn)生煩躁等情緒，所以，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案規(guī)范化管理進(jìn)程和質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。

1.2 檔案規(guī)范化管理制度不健全，監(jiān)督貫徹不到位

一方面在制度方面不健全，內(nèi)容比較單一，管理范圍比較局限。另一方面在歸檔立卷制度貫徹等方面不嚴(yán)格，往往各部門根據(jù)自己的情況進(jìn)行整體立卷，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案、電子檔案以及實(shí)物檔案等方面基礎(chǔ)建設(shè)不牢固，很多資料缺失，不同的專職檔案人員發(fā)生崗位變動(dòng)，交接不順暢，從而影響宏觀管理水平。此外檔案利用程序比較繁瑣，信息化管理程度較低，影響使用效率。

1.3 信息化程度不高

在檔案規(guī)范化管理的過程中，盡管計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，然而由于檔案管理的信息化建設(shè)還起步較晚，受到基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、人員素質(zhì)、思想觀念等方面的限制和制約，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理的信息化程度不高，局限于檔案資料的信息化采集、存儲(chǔ)等，而缺乏對(duì)檔案信息資源的深度挖掘、開發(fā)和服務(wù)利用，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理效率低下。

2 檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系

只有構(gòu)建完善的檔案管理體系才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。每個(gè)企事業(yè)單位都有不同的經(jīng)營(yíng)模式，其形成的檔案資料不管是在內(nèi)容上還是形式上都會(huì)有所差異。因此，在實(shí)施檔案管理的過程中，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理體系，使檔案管理工作更加規(guī)范化。第一，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，不斷創(chuàng)新原有的檔案管理體系，并將其有效落實(shí)到具體流程中去。第二，應(yīng)對(duì)檔案文字的書寫工作給予高度重視，墨水顏色必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選定。第三，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案信息，從而提高檔案信息的利用率。第四，努力做好檔案管理工作，避免出現(xiàn)隨意修改檔案信息的情況。第五，對(duì)一些重要文件，應(yīng)嚴(yán)加防護(hù)，避免意外情況的發(fā)生。第六，加強(qiáng)檔案管理工作人員的行為規(guī)范，一旦違規(guī)，必須加以嚴(yán)懲。

2.2 科學(xué)制定檔案規(guī)范化管理的發(fā)展規(guī)劃

1）堅(jiān)持檔案工作必要投入。沒有現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程、實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理只能是紙上談兵。必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，要與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)，配置檔案管理信息化所必要的基礎(chǔ)實(shí)施是實(shí)現(xiàn)的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件。

2）堅(jiān)持推行文檔一體化建設(shè)。要樹立現(xiàn)行文件系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)同步進(jìn)行的建設(shè)理念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。同時(shí)將紙質(zhì)檔案的流程作業(yè)程序，按照簡(jiǎn)化、科學(xué)、合理的原則，設(shè)計(jì)電子檔案流程作業(yè)。

3）堅(jiān)持實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化工程。檔案僅僅保存在檔案館（室），是起不到它應(yīng)有的作用的。如何用檔案來服務(wù)社會(huì)才是檔案工作的本質(zhì)。要堅(jiān)持在檔案應(yīng)用上下功夫，建立電子檔案，開發(fā)檔案網(wǎng)站，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，用強(qiáng)大的信息資源為社會(huì)提供更加方便快捷的服務(wù)。

2.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方法

1）樹立檔案信息服務(wù)意識(shí)。要樹立用戶至上的檔案信息服務(wù)理念，基于檔案信息服務(wù)對(duì)象的需求，進(jìn)行動(dòng)態(tài)、全方位的檔案信息服務(wù)，以服務(wù)對(duì)象的需求作為檔案信息服務(wù)的首要前提，為提升檔案信息服務(wù)水平奠定思想基礎(chǔ)。鑒于此，檔案管理部門首先需要優(yōu)化檔案掛那里規(guī)章制度，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息化進(jìn)行處理和管理。與此同時(shí)，根據(jù)檔案信息服務(wù)意識(shí)的要求，管理部門還需要對(duì)工作人員相關(guān)業(yè)務(wù)能力與服務(wù)水平進(jìn)行系統(tǒng)綜合地培訓(xùn)。

2）推進(jìn)文檔一體化建設(shè)。要依循“存量數(shù)字化、增量電子化”的理念，全力推進(jìn)檔案全文數(shù)字化、文檔一體化的建設(shè)，簡(jiǎn)化檔案信息利用的審批權(quán)限，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，更好地優(yōu)化檔案利用水平，高效地服務(wù)檔案需求用戶。在文檔一體化建設(shè)過程中，工作人員首先可以根據(jù)相應(yīng)檔案管理規(guī)范的具體要求與當(dāng)前檔案實(shí)際保存情況相結(jié)合，選取合適的檔案規(guī)范化手法，采取相應(yīng)的單套制或者雙套制來保障檔案歸檔過程中的安全性。

3）創(chuàng)新移動(dòng)終端環(huán)境下的檔案信息服務(wù)。要樹立以用定采、以用定服的理念，創(chuàng)新應(yīng)用電子信息、終端應(yīng)用、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等基礎(chǔ)技術(shù)，利用移動(dòng)終端的交互性延展性，拓寬檔案信息服務(wù)的載體形式，并推進(jìn)檔案信息的電子化認(rèn)證體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)流程的再造和重構(gòu)，為需求用戶提供快捷便利的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，要建構(gòu)合理有效的檔案信息服務(wù)安全網(wǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的篩選和分類，加強(qiáng)涉密信息聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險(xiǎn)防控。另外，還要推進(jìn)檔案信息服務(wù)機(jī)制的協(xié)同建設(shè)，要形成各系統(tǒng)、各部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、暢通交流與協(xié)作渠道，突破檔案信息服務(wù)壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的多點(diǎn)共享和互為印證，更好地提升檔案信息資源整合和服務(wù)的個(gè)性化。

2.4 強(qiáng)化檔案信息資源的優(yōu)化配置

1）明確檔案信息資源優(yōu)化配置的目標(biāo)定位。要注重對(duì)檔案信息資源需求對(duì)象的細(xì)分，明晰檔案信息資源需求的用戶對(duì)象、方式、范圍等，并分析檔案信息資源的其他屬性，使之能夠滿足各類檔案用戶的需求。

2）注重檔案信息資源的市場(chǎng)優(yōu)化配置。要建立健全市場(chǎng)需求導(dǎo)向的供求機(jī)制，關(guān)注檔案信息市場(chǎng)的供求變化，考慮資源類型、用戶主體、組織機(jī)構(gòu)等因素，確保檔案信息資源與市場(chǎng)需求相契合。同時(shí)，還要建立健全檔案信息資源市場(chǎng)化配置運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源優(yōu)化配置的宏觀引領(lǐng)和規(guī)劃協(xié)調(diào)。另外，還要注重對(duì)特色檔案、綜合檔案、專業(yè)檔案的整合，使各類檔案信息資源能夠優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、信息共享，最大化地體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的要求，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理和建設(shè)，在分析檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，切實(shí)提出檔案規(guī)范化管理的提升措施，樹立檔案規(guī)范化管理的觀念，整合和優(yōu)化配置檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的價(jià)值和效能。

參考文獻(xiàn)

[1]楊林書.事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：86.

[2]姜麗娜.淺析加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：118.

[3]曹瑩瑩.行政事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的強(qiáng)化策略[J].才智，2018（11）：199.