信息化時代下檔案管理的創新及發展

丁亞瑩

摘 要：在信息化時代背景下，機關、企事業單位每天都會產生大量數據信息，如何高效合理地利用這些數據資源，這就要求檔案部門人員提升素質，做好高效檔案管理工作。在實施信息化建設背景下 ， 文件與檔案管理受到了企事業單位的一致重視。現階段，單位要做好檔案的管理，必須正視檔案管理中存在的各種問題，采用信息化的手段有效管理檔案，切實增強做好檔案管理可持續發展的意識。

關鍵詞：信息化；檔案管理；創新；發展

1 信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內容到形式、從軟件到硬件等等，各個方面都需要做出相應的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質形式的檔案，還包括大量數字化形式的檔案，并且，為了實現檔案工作的信息化，還需要將紙質形式的檔案，轉為數字形式，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發生了變化。不難發現，以往檔案工作的思維和方式，已經難以完全適應信息化形式下的檔案工作。可以說，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰。一方面，信息化手段的應用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程；另一方面，信息化的應用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創新技術，以更高地標準做好檔案管理與服務工作。

2 課題研究的意義

傳統意義檔案信息化建設是對傳統的檔案工作各個流程進行信息化，而在互聯網+和大數據時代，檔案信息化需要對傳統的工作流程進行再造，需要重新審視整個檔案工作，或者整個檔案生態。筆者認為檔案信息化應當立足于檔案管理，以及對檔案保存的客觀需求，加之多元化、多視角融入現代信息技術，以期促進檔案資源能在社會上得到更科學高效的運用。檔案信息化建設是提高檔案管理現代化水平和提升檔案服務能力的重要舉措，已逐漸成現階段檔案機構的主要工作內容。而大數據以自身所具備的各大優勢特點，現已滲透于各個行業，對社會、經濟、文化等各方面建設產生了深遠影響，深刻地影響人們的生產生活方式和思維方式。檔案管理的信息化建設即是進行檔案的資源化、信息化管理。大數據環境下，檔案工作也產生了諸多變化，思考和探索大數據背景下的檔案信息化建設也成為了時代的必然要求。

3 檔案管理工作的現狀

3.1 檔案管理工作的制度不完善

沒有規矩，不成方圓。制度是一個組織內需要大家共同遵守的行為規范準則，可以保證其日常工作的正常運轉和工作目標的有效達成。目前，我國很多種類的行業相關檔案管理工作并沒有制定一套完善的系統制度，由此導致相關工作人員錯誤頻出，工作效果不理想。同時，由于沒有完善的工作制度，很多員工都是根據前人的經驗或者個人的探索開展相關檔案管理工作，這種僅憑經驗的工作方式不能保證檔案管理工作的科學化和規范化。

3.2 對檔案管理重視不夠

檔案管理工作在各行各業中發揮著越來越重要的作用，長期妥善的保存，能夠為單位甚至國家提供豐富的文化資源，對于后人了解前人的狀況等都有著無法替代的作用，就這個層面來講，良好的檔案管理不僅能為當前提供服務，也可以為后世服務。然而，現實工作中，一般單位重視程度不夠，僅設置一個職能部門代為管理，非專業人員兼職從事檔案管理，忽視繼續教育培訓，部分檔案工作人員沒有意識到其工作意義所在，缺乏責任感、使命感，導致部分檔案丟失或者歸檔錯位、相關工作制度和措施不能得到很好落實，同時，在經費方面投入較少等情況。

3.3 檔案管理人員信息化意識薄弱

在全面建成小康社會的今天，越來越多的崗位比以往更需要知識性人才。檔案管理工作也不例外，如今的檔案管理絕對不是簡單的收集檔案，擺放檔案、傳輸文件這么簡單。一方面，大部分檔案管理工作人員的年齡普遍偏大，信息化意識淡薄，缺乏檔案管理的有關電子信息知識；另一方面，部分檔案館（室）確實更新了現代化設備設施，電子化、信息化程度得到了有效改善，而對其員工的信息化意識和技能的培養卻未配套跟上，知識更新不足，專業的信息化咨詢與分析人才也很稀少，致使管理人員普遍存在信息化意識弱、信息化專業知識不足、服務意識和技能落后的現象，不能很好的提供更快捷、高效、優良的檔案服務，嚴重阻礙了許多檔案館（室）信息化建設的發展步伐。

4 企業檔案管理工作的創新與發展

4.1 檔案管理制度的健全規范

制度不規范、條例不合理是企業檔案管理制度的現狀。隨著社會的進步、科技的發展，檔案管理不再只停留于紙質文件上，而需要錄入大量數據到企業的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規范適合本企業規劃發展的檔案管理制度，積極引進信息化管理技術，從根本上解決問題。企業應對原檔案管理制度進行改進，探討其中存在的不足，同時進行改革，用先進的管理理念和方式進行管理，企業也將得到良好發展。如，將已有的檔案目錄數字化，將紙質文件錄入數字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內部檢索平臺，以適應現代企業制度。

4.2 提高管理人員信息化設備的操作水準

多數檔案管理人員不具備專業的技能，不能科學高效地管理運營，往往工作效率都很低下。因此，企業應加強對檔案管理人員素質的教育培訓，結合企業發展規劃，制定培訓計劃，定期開展員工培訓，使檔案管理人員熟練掌握運用高科技手段，掌握信息化技術，正確運用各種技術錄入、整理、檢索資料，改變他們的觀念，鼓勵其接受新知識、新技術；同時，也可引進高素質人才，資料數據能夠被高效地整理、錄入、分類、查閱，加快其他部門查閱速度與工作進度，使用者能夠更為簡便的查閱檔案，這增強公司核心競爭力。如，引進人才時，要結合企業實際發展，制定人才發展規劃，充分發揮人才專業技能；與此同時，企業要建立人才激勵機制，鼓勵激勵員工創新發展，用企業文化激勵人才、留住人才。在充滿創新、創業充滿生機的企業文化氛圍中，廣大員工的工作積極性得到充分調動，創業干事的員工得到了尊重，專業技能得到充分發揮。良好的工作氛圍，增強了廣大員工對企業的歸屬感、獲得感和幸福感，為企業可持續發展奠定了基礎。

4.3 創新檔案管理與服務技術

在信息化條件下，檔案管理與服務方面的技術，受到了最直接的影響和改變。信息和通訊技術的變革，使檔案信息的收集、整理和存儲都發生了根本性變化。在檔案管理方面，以往紙質化的檔案收集、存儲形式，將逐漸被信息化形式所代替，這就需要檔案管理部門積極更新檔案管理工作的軟、硬件設備，創新檔案管理技術，降低人力物力的消耗，提高檔案管理工作效率。

在檔案服務方面，信息技術的應用，將使檔案服務工作效率大大提高，加之人們對檔案信息在認識和需求方面的改變，必然會對檔案服務提出更高的要求，需要創新檔案服務手段，滿足企業和社會需求。例如，將大數據技術應用于檔案服務網絡系統中，通過收集和分析用戶查詢檔案的特點和偏好，改善服務系統，在檔案歸類、存檔等方面，依據用戶的偏好，做出相應修改，以便于用戶查詢、提取檔案信息，提高更多優質、便捷、多元等高效服務。

5 結語

總之，在大數據環境下，檔案信息化建設迎來了新的發展機遇。檔案信息化建設是一個漫長而不斷創新的過程，應以努力收集、挖掘、保護檔案信息資源為基礎，以提升檔案信息服務利用的高效性和安全性為目標，推進檔案信息化管理水平向前發展。

參考文獻

[1]穆凌峰.關于檔案信息化建設與檔案管理的相關思考[J].中國高新區，2017（15）：210.