淺析計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

王娟娟 劉皖皖

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的社會(huì)條件下，如果仍然沿用以往的檔案管理模式，相信僅僅檔案管理工作，企業(yè)中就需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，并且還會(huì)因?yàn)槠鋽?shù)據(jù)量巨大，資料繁雜，人員眾多的特性，對(duì)日常的工作造成嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致工作效率的降低。而檔案管理的信息化一旦實(shí)現(xiàn)，這些問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。

1 計(jì)算機(jī)檔案管理模式的必要性

首先，信息化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，龐大的數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)中可以實(shí)現(xiàn)有效的歸類，如果需要翻閱檔案，可以通過(guò)檢索功能，而如果按照以往的方式，不僅會(huì)消耗時(shí)間，甚至給整個(gè)工作的進(jìn)行造成影響。并且以往的檔案管理中，檔案都是以紙質(zhì)的形式存在的，這種情況下，即使按照其相應(yīng)的材料進(jìn)行保管，但是還是會(huì)因?yàn)楦鞣N原因形成損毀，這種模式的檔案管理中，檔案的壽命都會(huì)比較短。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作的模式，要關(guān)人員對(duì)于檔案原件的接觸就會(huì)大大減少，這在一定程度上就使得檔案原件的壽命得到了延長(zhǎng)。并且還能夠減少檔案管理以及修復(fù)的成本。從以上方面就可以看出，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化不僅能夠方便使用，還能夠節(jié)約成本，因此，檔案管理信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

2 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息發(fā)布與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)缺乏通用性

計(jì)算機(jī)在應(yīng)用于檔案管理工作以后，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能夠節(jié)省相應(yīng)的人力資源，但是就當(dāng)前我國(guó)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用來(lái)看，還存在一定的問(wèn)題。在具體的檔案管理工作中，檔案信息的發(fā)布不能與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實(shí)現(xiàn)通用。因此，針對(duì)這一問(wèn)題，應(yīng)該在對(duì)信息化的檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)操作流程的規(guī)范。這樣才能保證檔案工作的高效有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案資料的質(zhì)量不一致影響檔案管理工作的進(jìn)行。

2.2 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)單一、落后

當(dāng)前，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檔案管理模式，并且許多單位都意識(shí)到了對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的重要性，但是就當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)檔案管理總體水平比較底下，管理系統(tǒng)也過(guò)于單一、落后，在這種情況下，實(shí)際的檔案管理工作還是會(huì)出現(xiàn)諸多的問(wèn)題，影響信息化檔案管理的發(fā)展和有效推行。

2.3 計(jì)算機(jī)檔案管理存在安全隱患

當(dāng)前，全球都處在一個(gè)信息化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性、共享性等特點(diǎn)都會(huì)導(dǎo)致一些不法分子對(duì)于檔案信息的盜取，當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行的眾多文件的交流其保密性都得不到保證。另外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中還存在病毒的侵襲，一個(gè)病毒就可能導(dǎo)致整個(gè)檔案系統(tǒng)的癱瘓，給相關(guān)的企業(yè)、個(gè)人帶來(lái)?yè)p失，但就我國(guó)現(xiàn)有的防火墻技術(shù)來(lái)說(shuō)，對(duì)于一些黑客中的高手，并不能很好的進(jìn)行控制，這就使電子檔案的安全受了嚴(yán)重的威脅。

3 針對(duì)計(jì)算機(jī)的檔案管理工作中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)方案

3.1 規(guī)范化檔案信息的發(fā)布

傳統(tǒng)的檔案管理方式最大的一個(gè)缺點(diǎn)，就在于其檔案信息的質(zhì)量良莠不齊。而計(jì)算機(jī)檔案管理，不同與其的一點(diǎn)就在于能夠更快、更方便的對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是，如果檔案在發(fā)布過(guò)程中沒(méi)有一個(gè)相應(yīng)的規(guī)范，就會(huì)造成檔案資料的不一致，這樣同樣還是會(huì)對(duì)檔案管理工作造成不便，因此在計(jì)算機(jī)檔案管理工作中，對(duì)于檔案信息的發(fā)布，一定要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化，這樣才能夠使電子檔案的質(zhì)量得到保證。從而確保檔案管理工作的效率。

3.2 積極開(kāi)發(fā)計(jì)算要軟件，完善計(jì)算機(jī)檔案管理

當(dāng)前由于計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)比較落后，因此在日常的檔案管理工作中，還是會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，影響企業(yè)相關(guān)工作的進(jìn)行，要想解決這些問(wèn)題，就要大力進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)相關(guān)軟件的研究和開(kāi)發(fā)，這樣才能使計(jì)算機(jī)檔案管理工作得到完善，具體可以從四個(gè)方面進(jìn)行：首先，加大對(duì)計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)資金的投入，進(jìn)行相應(yīng)完善的計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)，最終達(dá)到操作方便、檢索等功能齊全，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高度兼容，針對(duì)不同單位都可以使用的檔案管理軟件。其次，對(duì)電子檔案相關(guān)規(guī)范、體系的完善，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明，保證電子檔案工作高效性。另上，對(duì)于電子檔案的管理工作應(yīng)該有一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃，使其形成一套科學(xué)、系統(tǒng)的，高效的檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)電子檔案管理不斷的發(fā)展。最后，進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理人才的培訓(xùn)也是相當(dāng)重要的，因?yàn)槠涔芾砟Ｊ降淖兓?，相?yīng)的工作人員也需要對(duì)其進(jìn)行一定的學(xué)習(xí)和了解，這樣才能夠更好的進(jìn)行工作，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的操作和維護(hù)。

3.3 健全電子檔案相應(yīng)的法律法規(guī)，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)

電子檔案的實(shí)現(xiàn)，對(duì)企業(yè)方來(lái)說(shuō)，極大的提高了其工作效率，同時(shí)也減少了巨大的人力、物力、財(cái)力的投入。但與此同時(shí)，電子檔案還是存在一些弊端，其安全性得不到保證，這就有可能對(duì)企業(yè)和個(gè)造成巨大的損失。因此，檔案管理人員在工作中一定要提高自身的業(yè)務(wù)水平，和檔案意識(shí)，在平時(shí)的工作中，要不斷的進(jìn)行自身素質(zhì)的提升，學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)檔案管理知識(shí)，強(qiáng)化自身的綜合能力，這樣才能更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理和運(yùn)用，滿足各方面的對(duì)于檔案的需求，并且能夠盡量的使檔案的安全性得到確保。另外，從政府方面來(lái)說(shuō)，對(duì)于電子檔案相關(guān)法律法規(guī)的制定，也是保證電子檔案安全性的一個(gè)有效措施，同是也能使電子檔案的真實(shí)性得到確保。

綜上，當(dāng)前計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)在我國(guó)得到了廣泛的應(yīng)用，并且推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作的不斷進(jìn)行和完善。本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其在具體的工作中還存在一些問(wèn)題，不過(guò)，信息化的檔案管理模式已經(jīng)得到了許多部門(mén)的重視，相信在相關(guān)部門(mén)的不斷深化研究中，計(jì)算機(jī)檔案管理工作一定會(huì)逐步得到完善。