機關雇員制人員檔案管理現狀及對策

陳思穎

摘 要：本文詳細分析機關雇員制人員檔案管理工作中存在的問題，結合存在多問題，提出要想做好檔案管理工作，必須健全檔案管理制度，按照管理規定運用網絡服務體系分類檔案，高效完成歸檔工作。此外，定期開展檔案管理會議以及定期組織管理人員培訓，同時聘用管理能力較強的管理人員，有利于提高檔案管理工作效率，避免出現檔案丟失現象而給機關造成損失，可見，落實有效的管理對策非常重要。

關鍵詞：機關雇員制；檔案管理；問題；對策

機關雇員制人員檔案管理工作內容繁多，需整理諸多的任職文件、個人資料、人員簡歷表、年度考核表等等，檔案管理工作量較多，如果仍然運用傳統的管理方法，不僅跟不上形勢，還在規定的時間內無法完成檔案管理工作，致使歸檔效率低下。此外，由于檔案管理機制不完善，導致管理不嚴格不到位，容易出現檔案丟失和被泄露的情況，對于這一現狀，以下文章提出了有效的管理對策和方法，進一步提高檔案管理水平和效率。

1 機關雇員制人員檔案管理現狀

從多個方面分析機關雇員制人員檔案管理工作中存在諸多問題，具體可分為以下幾點：1）檔案管理制度不健全，管理規定中指出工作時間，但是沒有明確提出規章制度，致使管理人員不清楚工作職責和規定，在工作中經常忽視按照檔案類型分類，導致檔案擺放混亂，難以快速找到所需的檔案資料。此外，因管理方法比較落后，使紙質的檔案容易破損，很難保存完好，一些珍貴的檔案無法保存下來，給機關造成損失。2）不注重定期召開會議，對于檔案管理中出現的問題，無法及時溝通，無法及時解決問題，從而常常因管理檔案不認真出現丟失檔案的情況，當出現這種情況時，很難落實責任，管理規定不嚴格，無法增強約束力和監管力度。3）聘用時不重視嚴格把關應聘人員，而且疏于定期組織管理人員培訓，不能確保在崗的管理人員能夠獨立自主整理檔案，其職業素養有待提高。對于這一現狀，下文提出了相應的管理對策，必然會提高檔案管理工作有效性。

2 機關雇員制人員檔案管理對策

2.1 健全檔案管理制度

當前，機關應高度重視健全檔案管理制度，在顯著的地方張貼管理機制的內容，主要分為以下幾點：1）管理人員準時到達工作崗位，按照規范化的流程整理人員檔案和文件，將材料和檔案分類整理，如果發現檔案擺放混亂，需接受處罰，承擔責任，使管理人員明確工作職責，工作中自覺按照規定和要求，認真歸類整理諸多的檔案，逐漸增強責任感，并對本職工作盡職盡責，有利于做好檔案管理工作。2）定期考核管理人員，考核通過人員允許上崗，沒有通過的人員不允許上崗，要求繼續學習，直到通過考核才能繼續工作，有效提高管理人員職業素養和管理能力。3）提出嚴格的規章制度，具體規定按照管理制度中提出的要求，監管機關雇員制人員的檔案，逐漸增強其管理力度，起到約束的作用，推動檔案管理工作順利進行。

2.2 運用網絡服務系統管理檔案

現如今，互聯網越來越普及，機關雇員制人員檔案管理工作中，應運用網絡服務系統，隨時查找整理的檔案，及時發現檔案整理混亂等問題，從而分類保存檔案，不同檔案保存在不同文件夾中并設置打開權限，以此保護珍貴的檔案，防止檔案丟失?？梢?，工作中遵循保密性原則，不僅注重檔案內容不被泄露，還發揮網絡技術的優勢和作用，快速整理所有的檔案，整理過程中用計算機分類、查找、歸檔，減輕了工作負擔，高效率完成檔案管理工作，促進檔案管理水平和效率進一步提高。由此可知，管理檔案時，應運用網絡服務系統，代替傳統的管理方式，使用網絡隨時查找到服務系統中都保存哪些檔案，快速找到所需的檔案，方便查找，并為管理人員完成檔案整理工作提供便利，實現高效歸納的目標，必然會提高檔案管理效率和水平[1]。

2.3 定期開展檔案管理會議

機關雇員制人員檔案管理中，應積極與各個部門溝通，匯報檔案管理中發現的問題，交流中提出解決方法，落實有效的解決對策，盡快解決存在的問題，促進檔案管理工作高效開展，順利完成。因此，定期開展檔案管理會議十分有必要，促使檔案管理人員有機會匯報工作進度、全新的管理方式、檔案管理中遇到的困難等等，會議召開過程中共同商討解決方法，最終總結得出有效的管理對策和方法，應用于檔案管理工作中，不僅規范管理流程，還落實創新的管理模式，高效整理檔案中的材料、文件等等，進一步提高檔案管理工作的實效性，說明開展會議，能夠加強各個部門與管理人員的溝通，并在交流過程中商討解決問題的方法，將其應用于管理工作中，促進檔案管理順利、高效率進行，除此之外，機關雇員制人員檔案管理中應明確如何做好本職工作，因此，定期召開會議非常重要[2]。

2.4 定期組織檔案管理人員進行培訓

現階段，機關注重定期組織檔案管理人員進行系統的培訓，在培訓期間，管理人員認真學習與檔案管理相關的法規和知識，并了解檔案管理規定，不僅學習更多管理方法和理論知識，還認識到違規，必須承擔后果，還應承擔責任，更加認真做好本職工作，可見，定期培訓，能夠提高機關檔案管理人員職業素養、綜合素養、工作能力，并增強其管理意識和責任感，使其對待檔案管理工作更加細致化、規范化，有利于提高檔案管理工作質量，可見，定期引導管理人員進行系統的培訓非常重要，促進管理人員不斷學習，不斷調整管理方法，工作中高效整理、歸檔，高效率完成檔案存放工作，進一步提升管理效率[3]。

2.5 聘用符合要求的管理人員

當前，機關為了提高檔案管理工作效率，嚴格把關聘用的管理人員，要求應聘人員具備本科以上學歷，有工作經驗，對檔案管理工作流程和內容有所了解，能夠獨立完成歸檔、整理檔案等工作，并定期制定工作計劃，以及匯報工作進度，針對符合要求的人員予以錄用，反之，不被錄用，從源頭上把關，能夠確保聘用的管理人員具備工作能力、職業素養和較高的學歷，工作中才能高效率歸檔，整理檔案、文件材料等等，避免因不符合崗位要求，而出現檔案擺放不整齊、檔案丟失的現象[4]。為了防止出現這種情況，必須對聘用人員提出高要求，只有符合要求才能允許上崗就職，保證崗位人員能夠勝任本職工作，認真負責做好檔案管理工作，工作中做到按照檔案類別，歸類整理在一起，分類保管在指定地方，而對于機密性的檔案，加密保存，提高檔案歸類整理效率和檔案管理的嚴密性[5]。

3 總結

綜述，針對機關雇員制人員檔案管理過程中存在的問題，必須健全檔案管理制度，促使管理人員自覺遵守規定，嚴格按照要求學習運用網絡服務系統管理檔案，從而高效歸納，快速分類檔案。同時，還應定期培訓、定期開展檔案管理會議，并嚴格把關聘用的管理人員，確保上崗就職的檔案管理人員具備較強的工作能力，綜合素質和職業素養較高，促進檔案管理工作高效、順利進行，取得最佳的管理效果。

參考文獻

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[4]馬金鵬.檔案管理存在的問題及對策分析——昆明市市級機關檔案業務指導工作實踐[J].云南檔案，2018（12）：53-55.

[5]徐有法.《機關檔案管理規定》宣傳貫徹暨全國數字檔案室建設推進會在南京召開[J].檔案與建設，2018（11）：2.