淺議如何提高開放性檔案的利用

趙國強

摘 要：檔案工作的目的就是提供檔案為社會主義事業服務。開放性檔案就是將保密期已滿和其他可以公開的檔案解除封閉，向社會公眾開放，只要履行相應的手續即可通過一定的方式進行利用。

關鍵詞：開放檔案；利用；策略

根據《中華人民共和國檔案法》規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。”凡我國公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放性檔案。外國人或者外國組織，經我國有關主管部門介紹及其前往的檔案館同意，可利用我國已開放的檔案。

1 建立健全開放性檔案的規章制度

由于開放性檔案是一項嚴肅而細致的工作，所以必須有嚴密的制度保證。要確立指導思想、工作原則和目標，細化檔案工作中各階段的工作規程，明確職責分工，使每個環節都有章可循、有據可依。要根據檔案法及其實施辦法、檔案館檔案開放辦法等有關規定，制定相關規章制度及實施細則。需要特別注意的是，1）要定期審查館藏檔案的密級，確定解密和劃分控制使用的范圍。2）檔案館的寄存檔案是否開放和如何開放必須由寄存者或其合法繼承者決定。如無合法繼承者，其檔案的開放由檔案館按照檔案法、實施辦法、開放檔案辦法中開放年限和掌握標準等有關規定辦理。3）允許利用者摘抄、復制，也可以在研究著述中引用，但不得以任何形式公布。即不得以刊物、廣播、展覽、宣讀等形式向社會公開檔案的全部或部分原文。

在制定和出臺各項政策文件的同時，需要按照有關的規定，切實履行保密審查工作。整個檔案的利用過程，應該有一套完整而流暢的程序作后盾，保證工作運行有序。

2 注重開放性檔案利用中的保密意識

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的實效和范圍是不對的。但是如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放性檔案的利用范圍也是錯誤的。所以，在開放性檔案為社會各界服務的同時，應當做好相應的保密工作，注重保密意識。

1）要做好檔案的審查工作。審查工作是開放性檔案的一項重要工作，也是開放性檔案的一個重要環節，主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。嚴格劃清保密與不需要保密之間的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些不能提供利用，為搞好規范化、標準化涉密檔案建設奠定基礎。一是初審，檔案工作人員根據標準對開放期限內的檔案逐漸進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定于批準檔案的開放與否。

2）要做好檔案的解密工作。根據《保密法》規定，保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了保密價值，我們就不能按照原有的保密文件管理，應該按照公開文件進行管理，這就是保密的時效性。開放性檔案必須是到了一定時限的檔案。只有先進行解密才能開放，未解密的要列入控制使用的范圍內。

3）要處理好開放性檔案與保密工作的關系。開放性檔案與保密工作要堅持“保”、“放”相結合的指導思想，正確處理保密與開放、信息公開的關系，既要積極防范又要提供工作便利，既要把好保密關，又要疏通公開、交流的渠道。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案的保密，工作盡職盡責。但是由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生一些弊端。例如大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，領導不能及時地了解情況，有效地利用檔案，檔案人員的管理價值也難以在檔案利用效果中體現出來。因此，檔案部門要改變傳統觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行，機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必然是在保密的基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。

3 加強對開放性檔案利用的宣傳工作

為了爭取全社會對檔案工作的重視和支持，我們必須真正樹立起市場意識，采取積極有效的措施，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用開放性檔案。

1）要賦予檔案工作者做好檔案宣傳的職責和使命。讓檔案工作者在做好檔案業務的同時，積極、主動地開展檔案宣傳工作，這正是檔案宣傳貫穿檔案工作的整個過程，滲透于檔案工作的各個環節，同時要改變以往宣傳的虛假、懶惰、偏窄的局面，變虛為實、變懶為勤、變窄為廣，才能真正展示檔案宣傳的神奇效果，從而提高檔案工作的社會地位。

2）著重加強檔案的內部宣傳工作力度，是檔案信息宣傳的重要組成部分。向廣大檔案工作人員宣傳黨的理論、路線、方針、政策以及黨和國家有關檔案工作的法律、法規等，以增強檔案工作者的檔案意識，培養他們忠于職守，兢兢業業為發展我國檔案事業做出貢獻的情操。

3）借助各種新聞媒體，利用各種渠道，把生活中重視檔案工作、運用開放性檔案取得重大經濟效益和社會效益的典型同忽視檔案利用工作而使機體和個人蒙受重大損失的典型加以對比分析、總結經驗教訓，讓人們從具體的實例中深刻認識到檔案利用的重要性，增強開放性檔案的利用意識。

4 注重對開放性檔案利用者的需求研究

不了解檔案利用者的需求，檔案價值就無法體現出來。對開放性檔案利用者的需求研究可以通過做好開放性檔案利用登記來實現。登記是反饋檔案利用信息的重要手段。完善的反饋信息一方面可以使我們及時發現工作中存在的偏差和失誤，從而采取措施，加以改進和糾正來提高工作水平；另一方面通過對檔案利用者的不同需求進行分析研究，找出其內在的規律性，可以幫助我們從當利用者，分析、預測潛在的利用者，從利用者的當前需求來分析、預測他們的潛在需求，借此有的放矢地做好利用的超前服務、主動服務，使檔案利用達到一個更高層次。

時代的進步與發展，要求檔案工作者與時俱進，創新思維。通過多角度、多層次的分析開放性檔案的利用，以達到更好地為人民服務的目的，也為檔案事業的發展奉獻出自己的微薄之力。