檔案管理的問題及優(yōu)化

侯雪梅 武潔

摘 要：檔案管理是很多工作的重要組成部分，對于我國未來經(jīng)濟發(fā)展，有比較明顯的影響。因此重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，是確保我國檔案管理水平穩(wěn)步提升的關(guān)鍵。但是從我國目前的檔案管理工作開展情況來看，其中仍舊存在很多相應的問題，再加上檔案管理工作的制度不完善，很多領(lǐng)導者對于檔案管理不夠重視，使得檔案管理的水平明顯較低，無法達到預期的要求。因此必須要采用合理的方式，提升檔案管理的水平，實現(xiàn)檔案管理綜合水平的全面提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；優(yōu)化；對策

目前我國的經(jīng)濟發(fā)展速度很快，各行各業(yè)都在快速的發(fā)展，檔案管理主要是對檔案信息進行收集并合理的保存，對于我國未來經(jīng)濟的發(fā)展有十分重要的指導作用。因此必須要重視檔案管理工作，提升對檔案管理問題的不斷優(yōu)化，發(fā)揮出檔案管理的重要作用。我國目前的檔案管理工作中仍舊存在一些問題，必須要重視這些問題，發(fā)揮出檔案管理的作用。

1 檔案管理的問題

1.1 檔案管理工作的制度不完善

通過對我國目前的檔案管理工作開展情況進行全面的分析發(fā)現(xiàn)，存在較為嚴重的制度不完善的問題。再加上日常的工作運轉(zhuǎn)沒有較為完善的目標，導致很多檔案管理工作的開展十分被動。沒有較為完善的系統(tǒng)制度，就會導致檔案管理工作的開展存在較多的隨意性，日常很多工作人員的工作錯誤率較高，工作效果沒有達到預期的要求。沒有完善的制度，使得工作人員的日常工作開展一般所依靠的主要是自身的經(jīng)驗，無法按照嚴格的制度要求進行控制，使得很多檔案管理工作的開展過于被動，無法發(fā)揮出檔案工作管理的科學化和規(guī)范化。

1.2 對檔案管理重視不夠

檔案管理是整體化的工作模式，日常進行檔案管理的時候，需要多個部門之間的協(xié)調(diào)，提升整體工作的水平。很多檔案都是需要進行長期保存的，可以為國家提供較為充分的信心資源，這個作用是無可替代的。因此良好的檔案管理不單單是對現(xiàn)代經(jīng)驗的總結(jié)，更是確保整體發(fā)展的根本保障。但是從我國目前的很多單位自身的檔案管理情況來看，并沒有受到廣大管理者的重視，導致整體的檔案管理工作的開展存在被動性，使得日常的檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失和錯誤歸檔，導致一些檔案的調(diào)取過于困難。

1.3 檔案管理人員信息化意識薄弱

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，全國信息技術(shù)的應用越來越廣泛。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式發(fā)生了較為全面的轉(zhuǎn)變，已經(jīng)逐步實現(xiàn)全面信息化管理。但是我國的很多檔案管理人員自身并沒有全面的認識，仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。從目前檔案管理的形式來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用，必須要采用信息化管理模式，轉(zhuǎn)變原本的管理方式。我國的很多檔案管理人員自身的信息化水平較低，再加上自身的年齡比較大，所以自身缺乏檔案的管理，導致很多目前的信息化操作方式都無法正確的應用和進行。很多檔案管理部門已經(jīng)全面更新了硬件設(shè)備，但是并沒有實現(xiàn)全面的信息化優(yōu)化管理，所處采用的信息管理軟件較為落后，無法達到預期的要求，使得整體的檔案管理受到一定的影響。

1.4 部門之間缺乏溝通合作

通過分析發(fā)現(xiàn)，檔案管理屬于整體性的工作，并不單單是檔案管理部門的工作，必須要實現(xiàn)多個部門之間的協(xié)調(diào)，更好的參與到檔案收集和管理中，不然根本無法達到預期的檔案管理要求。但是從我國目前的檔案管理情況來看，存在較為嚴重的部門之間協(xié)調(diào)不完全的問題，工作效率明顯較低。如果沒有多個部門之間的協(xié)調(diào)，必然導致檔案的收集過于單一，無法達到預期的要求，在加上檔案的收集容易出現(xiàn)遺漏的問題，沒有相應的專業(yè)負責人進行管理，會使得整體的檔案管理無法順利開展。

2 檔案管理中問題的優(yōu)化對策

2.1 建設(shè)檔案管理的工作體系，優(yōu)化工作模式

為了實現(xiàn)檔案管理中問題的全面解決，提升檔案管理水平，必須要以檔案管理綜合工作體系的建立為根本。通過對工作檔案資料的全面收集和歸檔，實現(xiàn)整個工作進度的提升。結(jié)合實際檔案管理要求，建立健全相應的工作體系，實現(xiàn)從紙質(zhì)管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變。只有通過這樣的轉(zhuǎn)變，才能夠逐漸提升綜合檔案管理水平，促進檔案管理方法和模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的工作模式是建立在傳統(tǒng)的檔案管理方式基礎(chǔ)上，目前信息化檔案管理模式已經(jīng)出現(xiàn)，必須要提升信息化檔案管理的工作模式，轉(zhuǎn)變原本的工作認識，提升改革力度，發(fā)揮出信息化檔案管理的重要作用。

2.2 加強工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的認識和責任意識

大數(shù)據(jù)的提出和廣泛應用，已經(jīng)被各個行業(yè)大量應用。檔案管理自然也需要順應時代的發(fā)展，開始應用大數(shù)據(jù)。通過大數(shù)據(jù)的應用，可以提高檔案管理的信息化水平，確保綜合時效性，更好的發(fā)揮出其本身的重要作用。作為檔案管理人員，必須要提升自身的工作熱情，做好全面工作的綜合管理和控制，實現(xiàn)每項檔案的良好收集和歸檔。對于相關(guān)的領(lǐng)導來說，必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，了解國內(nèi)較為先進的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗，通過不斷引進先進技術(shù)，提升檔案管理的水平，確保每個檔案管理工作人員，都有較高的工作水平。逐步提升檔案管理團隊的培養(yǎng)水平，結(jié)合不同的檔案管理特點，實現(xiàn)團隊工作水平的提升，嚴格按照規(guī)定進行相應的檔案管理工作，確保每項工作的順利開展。

2.3 加強檔案管理建設(shè)的保障體系，提高服務質(zhì)量和效率

檔案管理是比較長遠的過程，而且整體的過程較為復雜，其中所包含的內(nèi)容比較多，因此必須要對檔案管理進行長久的控制管理和不斷完善，從人財物三個方面，逐步提升支持力。檔案管理的過程中，會逐漸的遇到很多以往沒有遇到的問題，再加上社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，因此任何一個檔案管理部門，都要注重自身的技術(shù)水平，盡可能的引進新技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。另外還需要結(jié)合實際檔案收集管理要求，聯(lián)合多個部門，提升多個部門之間的協(xié)調(diào)力，確保整體性檔案管理建設(shè)交流，對其中所包含的每個方面，都要進行合理的管理和優(yōu)化，促進社會檔案管理水平的提升。

3 結(jié)束語

目前我國的經(jīng)濟發(fā)展速度很快，檔案管理工作的重要性開始逐漸凸現(xiàn)出來。為了更好的發(fā)揮出檔案管理的重要作用，提升檔案管理的水平，促進我國未來經(jīng)濟發(fā)展，必須要結(jié)合檔案管理中的問題，做出相應的創(chuàng)新和改革，確保更好的發(fā)揮出檔案管理的重要作用，實現(xiàn)制度和管理方法的同步提升。對于檔案管理工作人員來說，必須要提高認識，確保自身具有良好的責任意識。全面提升檔案管理體系建設(shè)，提高綜合服務質(zhì)量和效率，實現(xiàn)我國檔案管理水平的全面提升。

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