關于加強中小學檔案管理工作的幾點思考

邴洋

中小學檔案是學校在管理和教學活動中產生的各種有保存價值的資料總和，是學校歷史與現狀的記錄和見證，是傳承教育文明的載體。實踐證明，檔案工作在學校的中心工作中，具有相當高的價值和地位，有利于探索學校辦學規律、推進學校規范發展。近年來，隨著各級對檔案工作的日益重視，以及中小學管理的日益規范化、程序化，當前如何加強和改進學校檔案建設，成為擺在我們面前的一項重要課題。下面，圍繞如何加強和改進中小學檔案工作，粗略談幾點認識。

1 中小學檔案管理工作取得顯著進步

1.1 積極拓寬歸檔范圍

據走訪調研，近年來煙臺市各中小學校的檔案管理意識不斷增強，普遍結合日常業務工作，匯集學校的教師名單、各項榮譽、優質課程、教學論文等各類信息，并將其制作成表格、文本等形式匯編成冊并進行了系統化、科學化歸檔，教學檔案、財會檔案、基建檔案等各類檔案材料的歸檔率不斷提高，使學校的基本資料信息和各項工作成績，做到留存有序、一目了然，切實為學校各項工作規范有序開展，創造了良好條件、提供了優質服務。例如，有些學校獨辟蹊徑，以學校校慶為良好契機，匯集歷屆校友名單、聯系方式等信息，創新性地形成了校友錄檔案，對提升學校知名度和美譽度起到了重要作用。

1.2 嚴格分類科學歸檔

近年來，煙臺市各中小學校普遍健全完善了檔案工作相關制度，出臺了檔案保管、檔案收集整理、檔案查閱等一系列制度文件，對檔案接收、收集整理、案卷排列、鑒定保管期限等方面，作出了明確具體的要求，切實做到了按制度、按規章管理檔案。各學校的檔案員也普遍增強了責任意識，基本上能夠按照相關制度規定要求開展工作，在文件分類、案卷裝訂、封面編目、案卷排列、目錄編制等業務上認真仔細、一絲不茍，檔案普遍整潔有序、井井有條。

1.3 全面提升硬件配套

煙臺市各中小學校普遍加大檔案工作經費投入，有的學校專門在新建教學樓中開辟面積較大的庫房，將其作為專門的檔案管理室，并特意增加了檔案櫥具及防火、防盜設施，庫房面積、硬件設施等基本均能滿足實際需要和標準要求，使煙臺市中小學檔案管理工作科學化、標準化、規范化水平不斷提升。

2 中小學檔案管理需要重視的幾個重要方面

2.1 領導重視是做好檔案工作的前提

各中小學校檔案館大多掛靠在學校辦公室，而辦公室是學校的綜合部門，事務較為繁雜，檔案工作只是辦公室的一個單項工作。因此，領導重視與否，直接影響檔案工作的成效。毋庸諱言，當前仍有部分學校領導的檔案意識較為淡薄，認為檔案工作技術含量低、作用不大，沒有將檔案工作納入主要議事日程，檔案工作處于沒有計劃、沒有考核、沒有標準的狀況。

2.2 人員素質是做好檔案工作的基礎

檔案工作是一項具有較高專業性、技術性、規范性的系統工作，要收集、整理、接收大量的資料，并進行分類、排序、編目、裝訂、入庫等復雜的程序，將其變為一盒盒條理清晰、隨時可查的檔案，需要扎實的檔案管理知識和實踐能力，還需要耐心細致、兢兢業業的敬業精神。但是，部分中小學檔案工作人員往往是校辦公室人員，一般身兼數職，并且流動性較大，除了從事檔案工作，有的還要從事文字、財務、收發文等工作，導致其對檔案業務散而不精，甚至在歸檔文件分類排列、裝訂編目等細節上存在疏漏。

2.3 全面系統是做好檔案工作的核心

檔案追究的就是一個“全”字，不應該存在漏項。目前，各學校在管理、教育和教學中，形成了大量的圖表、聲像等材料，類型五花八門、多種多樣，這些也是檔案工作不可遺漏的內容。然而，部分中小學檔案門類載體相對比較單一，僅僅收集整理各種文書檔案，對形成的照片、音像、獎牌、物品等，沒有按照要求進行整理歸檔、移交進館，處于你移交我接收、你不交我不管的被動狀態。

2.4 開發利用是做好檔案工作的目的

保存檔案目的是為了“用”，如果“存而不用”，檔案就失去了存在的價值。有的學校盡管建立了檔案室保存了較多的檔案，但未能較好地為學校服務的功能，不善于利用檔案學校檔案記錄來進一步總結經驗教訓、摸索辦學規律。目前，各中小學校在檔案開發利用方面，更多的是“守株待兔”，沒有挖掘自身的資源優勢，變被動為主動，有效提供利用檔案或信息。

3 對加強中小學檔案管理的幾點建議

3.1 加強對檔案工作的領導

研究出臺相關文件，要求各校本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，將檔案工作納入學校總體工作規劃或工作要點中，并成立檔案工作領導小組，將檔案資料保存情況納入學校考核體系，強化學校領導、中層、教師的檔案意識，促使他們自覺參與學校檔案建設，在全校形成人人重視檔案收集、積極參與檔案建設的濃厚氛圍。

3.2 加強對檔案資源的開發

建議按照“變被動為主動”的原則，深層次開發學校檔案資源，將更多對學校發展有意義、有價值的檔案材料納入學校檔案管理工作的視野。例如，可以把歷年來學校的優秀教職員工事跡、優秀的論文等資料分類匯編成冊，在走廊櫥窗里展示學校教學科研獎勵證書、獎杯等，在墻壁張貼懸掛上級領導的題詞、珍貴照片等，使檔案成為宣傳學校的有效途徑。

3.3 加強對檔案人員的培養

進一步加強對檔案員的業務培訓，定期聯合檔案部門舉行培訓班，或者外派檔案人員到先進地區或單位學習取經。部分學校的檔案員隊伍青黃不接，可以發揮有經驗的老檔案員的“傳、幫、帶”作用，選拔和培養知識水平高的年輕檔案員，努力保持檔案員隊伍的相對穩定，建設一支忠誠事業、業務精良的檔案員隊伍，使各學校的檔案工作扎實、有序、高效開展。