數字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望

李靄芬

摘 要：隨著我國信息化產業的高速發展，信息技術在各個行業的運用已經越來越普遍，其對行業變革所帶來的影響也是空前的。在這個大背景下，作為企事業單位基礎工作之一的檔案管理，也需要跟隨時代發展的步伐來實現數字化管理，并以此來促進單位自身的發展。本文就數字化檔案在檔案管理工作中的應用作出了分析并給出了相對應的策略，做出了其發展的未來展望。

關鍵詞：數字化檔案；企事業單位；檔案管理

隨著網絡通訊技術、移動存儲技術、掃描技術等引入檔案管理，數字化檔案這種新型檔案信息形態進入了檔案管理的視域。相較于傳統形態的檔案，數字化檔案借助電子信息技術進行管理，形成一個有序結構的信息庫，具有傳遞簡單、查找方便、節省空間以及資料保存完好等特點，便于實現資源共享。目前國內很多企事業單位已經開始接觸和應用到了實際工作當中，其帶來的便捷和高效性是以往所無法想象的，得到了大多數單位的高度重視，盡管在建設初期需要投入大量的人力和財力，但是其帶來的回報是巨大的。

1 數字化檔案管理概述

“數字化檔案管理是一種運行在高速寬帶網絡上的、可跨庫檢索的海量數字化信息資源庫群，對有價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集，進行數字化加工存儲和管理，實施知識增值，并提供基于網絡的電子存取服務。”就目前數字化檔案的源文件層面來看，數字化檔案主要由兩種源文件形態構成，一種是將紙質文檔通過掃描轉變為數字化媒介錄入到計算機數據庫中，另一種是最初就是以數字形式保存的文字、圖像、聲音、動畫等多種形態的數字信息。使用數字技術能夠存儲海量信息，用戶可以通過網絡不受時間和地域限制，高效方便地查詢、檢索信息并獲得信息服務。通過數字化檔案管理，可極大提升檔案管理工作效果，促使檔案信息更好的應用于企事業單位生產、經營和管理之中。

2 數字化檔案順應社會和時代發展需求

隨著時代的發展，人們的生活和工作節奏不斷加快，檔案管理工作也不例外，數字化檔案管理可以使各項工作的開展更為高效。并且，目前公眾需要社會各個領域各項工作更為透明化，為了順應這一社會發展趨勢，滿足公眾對于信息共享的迫切需要，數字化檔案管理勢在必行。檔案管理部門也需要數字化檔案來為公眾提供更加便捷高效的信息服務。以往紙質檔案保存時間短、保存難度大，查找工作量大，如果想要在紙質檔案室中找到需要的信息如大海撈針，但是應用了數字化檔案管理之后，公眾甚至在家就可以輕松獲取到所需要的檔案信息。

3 數字化檔案在檔案管理工作中的作用

3.1 提高檔案管理工作效率

計算機可以儲存大量信息是人們都已熟知的事實，數字化檔案管理將檔案信息以數字化形態進行存儲，跟傳統的紙質檔案相比，數字化檔案管理將檔案掃描并記錄保存到計算機中，節省了空間，使得檔案能夠完整的保存下來。相應的，運用計算機運算效率高的特點，可以簡化檔案管理工作步驟，節省工作人員建檔、錄檔和存檔的時間。不僅如此，數字化檔案存儲通常不會出現，在管理中漏掉某些檔案而使單位蒙受巨大的損失的情況，在很大程度上提升了工作的準確率和安全性。并且，在查找數字化檔案時，可以借助檔案數據平臺在計算機上進行檢索，也使得檔案管理的檢索任務效率得到了很大程度的提升。

3.2 降低檔案管理成本

數字化的檔案管理不僅能夠提高工作效率，在資源節省方面也發揮著非常重要的作用，能夠為企事業單位節省經濟成本。與以往的紙質檔案相比，數字化的檔案只需要存儲到計算機的硬盤當中，減少了大量紙質的消耗。舉個簡單的例子，理論上來說10T的硬盤可以存儲5萬億個字節，以采用64位處理器的電腦來看，5萬億個字節約等于6250億個字，《紅樓夢》全書73萬字，10T的硬盤大約可以存儲85萬本《紅樓夢》。如果用以往的紙質存儲方式，其消耗是顯而易見的巨大。而且移動硬盤的便攜性和機械硬盤的不易損壞性都具有他們獨特的優勢，可以用來處理各種不同類型的檔案存儲工作，使檔案的存儲管理工作開展更為順利和高效。不僅如此，以往的紙質檔案在長時間的存儲后，會出現潮濕和蟲蛀等損壞和損毀現象，會對企事業單位所需的信息造成非常大的損失，也需要投入更多的人力和財力進行后期的維護工作，但是數字化的檔案卻不會出現這些問題。

3.3 推進檔案管理信息共享

共享性是信息的基本特征之一，而信息社會是社會成員充分共享信息的社會，只有通過共享，信息這一戰略資源才能得到最大限度的開發和利用，并為社會的發展發揮應有的作用。運用數字化手段進行快速高效的信息交流，實現檔案信息資源的共享，已成為當前檔案使用的新趨勢。數字化的檔案管理能夠為檔案信息的共享帶來便捷，使單位內部各部門之間的檔案信息資源得到有效的整合，而隨著大數據、云計算技術的發展，不同單位，不同區域之間的檔案信息資源也能夠互相的交流，數字化的檔案管理系統可以為社會各界提供良好的檔案資源平臺，節省許多的不必要的時間，極大提升檔案信息資源的利用率。

4 數字化檔案的發展展望

就目前的檔案發展趨勢來看，檔案管理工作開始逐漸朝著信息化和服務化和資源共享方向發展。所以，要把握好數字檔案發展的具體形式，才能更好的開發和發展數字化的檔案管理工作，以此來發揮出檔案管理的優勢。物聯網、云計算技術以及大數據技術的成熟，已為建設數字化檔案管理平臺建設提供了技術保障，檔案信息資源能夠實現高效互聯，檔案信息資源共享平臺與其他業務協調發展與集成，平臺性能優化實踐將指導檔案信息化業務流程優化、檔案信息資源高效管理和檔案信息服務實現多元化。

5 結語

綜上所述，隨著我國科學技術和經濟水平的高速發展，檔案工作也要隨著時代的發展而進一步的邁入數字化的發展中。數字化的檔案管理工作不僅能促進工作效率的提升，也能進一步的提高工作質量和節省運作成本，使得檔案管理工作發揮最大的作用。

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