關于基建檔案管理現狀的研究

張旭東

摘 要：基建檔案作為記錄基建工程項目完整過程信息的重要載體，是開展基建管理工作所需的重要依據，強化基建檔案管理意義重大。本文在對基建檔案管理現狀進行詳細闡述的基礎上，提出了一些基建檔案管理對策，希望可以最大程度提升基建檔案的利用率。

關鍵詞：基建檔案；管理現狀；管理對策

基建檔案是一類記載基建工程相關情況的檔案資料，資料內容豐富，包含從基建工程項目立項開始到最后的工程完工等整個工程建設過程中的全部信息，同時還包括基建工程后期維修等方面的資料。然而，在實際的基建工程管理中，基建檔案管理的重要性常常被相關管理人員忽視，以至于影響了最終基建管理效果。基此，如何才能提升基建檔案管理有效性值得深入探討。

1 基建檔案管理現狀分析

1）檔案管理意識淡薄。不同于普通檔案，基建檔案管理對象為基建工程，其涉及到比較多的工作流程以及相對較長的工作周期，這決定了基建檔案管理具有很強的繁瑣性與復雜性，尤其是受到經濟因素等外界環境因素的干擾，使得當下許多基建工程管理單位沒有充分重視基建檔案管理工作，這種錯誤的認知在一定程度上影響了基建檔案管理工作的開展。

2）檔案管理手段落后。隨著信息技術的發展，互聯網和計算機得到了全面普及，促使信息化檔案逐漸發展時下流行的一種檔案類型，其較于傳統的紙質檔案具有管理便捷、查詢效率高等優勢。然而，在當下的基建檔案管理中，許多管理單位為了節省管理成本而沒有專門借助先進的檔案管理技術或手段來開展檔案管理，以至于影響了檔案管理工作的質量與效率。

3）管理人員素質偏低。管理人員素質問題也是當下國內基建檔案管理中普遍存在的一類問題。為了節省基建工程管理成本，當下的許多基建工程管理單位沒有聘請專業的檔案管理人員來負責基建檔案管理工作，使得實際的基建檔案管理流程比較復雜，甚至可能會出現檔案資料流向不清楚的情況，影響了檔案管理工作的質量。此外，如果檔案管理人員缺乏責任心，實際的檔案管理中存在工作懈怠問題，這也會對檔案管理工作效果產生影響。

4）檔案管理體制問題。在社會經濟迅猛發展的背景下，工程建設管理體制改革進程不斷推進，管理體制日益健全，同時也形成了許多工程檔案管理標準和法規等方面的管理規范和要求，但是傳統的基建檔案管理機制無法滿足當下的高標準與要求，使得實際的工作中因為某個工作環節中常常出現了一些問題，進而會直接影響基建檔案管理的效果。

2 基建檔案管理水平提升的對策

1）正確認識檔案管理。為了順利開展基建檔案管理工作，需要從更新全體管理人員對基建檔案管理的認知入手，使全體基建檔案管理人員可以充分意識到基建檔案管理工作的重要性。通過在實際的工作中推廣與普及全新的管理理念和方法，使基建工程管理者等相關部門工作人員可以充分意識到檔案管理工作的重要性，這是順利開展基建檔案管理工作的重要基礎。此外，基建工程管理單位要注意對基建工程檔案管理工作機制進行持續改進和完善的同時，立足于基建工程項目的實際情況以及管理要求與規定，科學地構建一個適宜的檔案管理機制，尤其是要注意在基建檔案管理前期要統一落實管理機制中所涵蓋的實施細則，且要注意對后期基建檔案管理工作中所涉及到的各種具體要求進行規范化處理。如此一來，就可以為基建檔案管理工作奠定堅實基礎。

2）更新檔案管理手段。在科學技術快速發展的今天，互聯網已經成為社會大眾生活中不可或缺的事物，也極大地推動了基建檔案管理信息化進程，提升了其管理的有效性。基此，為了不斷提升當下基建檔案管理工作的質量和效率，就需要立足于時代發展潮流，積極利用計算機技術、網絡技術以及大數據技術等先進的技術來開發出全新的基建檔案管理技術與方法，或者對現有的基建檔案管理方式方法進行不斷改進和優化，借此來促使基建檔案管理向科學化、信息化和智能化方向發展。特別是在檔案管理體系建設期間要注意靈活地運用信息管理手段、技術與方法，開展網絡化基建檔案管理，同時還可以基于互聯網來實現對基建檔案數據和信息的傳輸、搜索和保存，逐步利用先進的信息技術將基建檔案文本信息轉化成電子檔案，最終可以構建成完整的基建檔案電子化數據庫。

3）強化管理人員培訓。基建檔案管理人員是基建檔案管理工作的主體，其自身的業務水平直接關乎他們能否勝任基建檔案管理工作，強化管理人員專業培訓管理，提升他們的工作素質是確保基建檔案管理工作有序開展的重要保障。首先，要徹底改變當下檔案管理人員身兼數職的情況，改變人員組織機構，由專門的檔案管理人員來負責基建檔案管理工作，使他們可以全身心投入到基建檔案管理工作中來。其次，要定期組織全體基建檔案管理工作人員開展專項教育培訓，向他們傳授大數據索引技術等專業的檔案管理技術和方法，不斷提升他們的基礎素質。最后，還可以從社會上聘請一些具有豐富工作經驗的基建檔案管理人員來負責基建檔案管理工作，平時可以在基建檔案管理部踐行學徒制，由經驗豐富的員工帶領新員工來共同完成基建檔案管理工作，平時要向那些經驗不足的年輕檔案管理人員分享自己的一些工作經驗和小技巧，確保可以從整體上提升基建檔案管理團隊的業務素質，最終可以使他們更好地勝任基建檔案管理工作崗位的工作任務。

4）健全檔案管理體制。基建工程涉及到比較多的環節，周期較長，這決定了基建檔案管理工作的復雜性，尤其是涉及到大量的基建檔案管理工作任務，此時如果缺乏健全的檔案管理機制，無法對各個環節的檔案管理工作進行有效管控，那么就非常容易影響基建檔案管理工作的整體質量。基此，為了可以進一步提升基建檔案管理工作有效性，可以從做好基建施工前資料準備工作入手來完善基建檔案管理工作機制。在開展基建檔案管理工作之前，基建檔案管理人員需要從工作開始之初就跟進項目，做好項目初期基建場地勘查、項目審批與立項等環節入手來統一搜集相應的檔案資料，避免后續檔案資料管理過程中丟失了這些重要資料，確保檔案的完整性。此外，為了提高檔案資料搜集工作環節的效率，可以成立專門的接收、轉化以及鑒定等程序，確保可以將這些基建檔案資料搜集工作變得系統化、清晰化，避免出現重要檔案信息遺漏。

除了做好準備工作階段檔案資料搜集外，還要做好如下幾個關鍵階段的檔案文件收發、審查、驗收和報送等環節的工作。首先，在完善檔案文件收發與歸檔工作的過程中，需要做好基建檔案收發文的等級工作，期間如果存在項目變更，那么要注意及時更換變更圖紙中的數據，并將舊圖回收，避免施工單位錯誤使用這些變更前的舊有圖紙。其次，要注意強化基建檔案文件的審查工作。為了便捷地審核基建檔案，要注意對其進行分類處理，確保各類文件資料收集的齊全性，同時還要注意對基建項目的整體情況進行全面反映，尤其是要注意及時提醒那些目錄或文件不全的資料供應部門及時補交或整改，確保檔案資料的齊全性和準確性。最后，要做好基建檔案驗收與報送工作。在該檔案管理環節，需要嚴格依據基建檔案備案與驗收制度以及基建檔案檢查和預驗收等基本步驟來開展，確保基建檔案驗收工作的質量。

3 結語

綜上所述，當下的基建檔案管理工作中存在檔案管理意識淡薄、檔案管理手段落后、管理人員素質偏低和檔案管理體制不健全等問題，影響了基建檔案管理效果。針對這種情況，在實際的基建檔案管理中要注意從促使全體基建檔案管理人員正確認識基建檔案管理重要性入手，更新檔案管理手段，強化管理人員培訓，健全檔案管理體制，確保可以不斷提升基建檔案工作質量。

參考文獻

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