因公出國檔案信息化管理策略分析

張銘書

摘 要：隨著當前科學技術的快速發展，互聯網和計算機在我國普及率越來越高，我國各個企業在快速發展的過程中，需要處理的檔案信息也越來越多。對海量的檔案信息處理，無論是活動檔案還是跨級檔案，都已經遠遠超出了通過傳統的方式管理的能力，使得采取新型的檔案管理方法迫在眉睫。隨著人員因公出國的頻率越來越高，相關人員的檔案信息處理也越來越多。所以當前需要建立一個完善的、高效率的檔案管理體系，以應對當前快速發展的檔案管理需求。

關鍵詞：因公出國；檔案信息化；管理

伴隨著當前信息技術的飛速發展，將計算機技術運用到檔案管理中迫在眉睫。由于計算機技術的信息化和高速處理能力的優勢，能夠使得因公出國檔案管理的效率快速提升。因公出國檔案信息化是指當前對檔案進行管理的過程中，利用信息技術作為工具對檔案進行信息資源、檔案管理以確保能夠提升檔案管理過程中的效率，促進檔案管理的快速發展。為了順應當前快速發展的社會，因公出國檔案管理工作已經慢慢的從紙質管理轉向了數字管理的方式。在由紙質管理向數字管理轉變的過程中，往往需要面臨紙質文件轉變為數字文件、數字文件管理以及數字文件庫的運行維護等工作。

1 因公出國檔案信息化體系建立中的管理策略

1.1 電子文件的提交

建立完善的檔案信息化體系往往分為對電子文件的移交以及搜索體系的建立。由于檔案管理首先需要將紙質文件轉變為電子文件，往往會需要投入較大的人力物力進行檔案電子化工作，這也是檔案信息化的重要步驟。所以對這兩個步驟的工作需要引起足夠的重視，對于電子文件的管理工作而言，應當分為提交和分類兩個步驟。由于因公出國人員的出差性質，需要對相關人員的電子檔案進行合理的管理，切實加強對因公出差人員的檔案管理工作。

1.2 建立分類體系

由于因公出差人員的數量以及檔案資料相對較多，所以將紙質文件轉變為電子文件的時間相對較長，工作量相對較大。這需要在將紙質檔案整理成電子檔案的時候，確保錄入工作、編排工作以及整合工作準確無誤。所以在將紙質檔案轉變為電子檔案的具體工作中，應當根據轉變的難易程度而進行，從分散到集中慢慢的進行轉變。將檔案管理工作的內容不斷細化，減少各個檔案檔案管理工作的工作量。確保紙質檔案轉變為電子檔案過程中的精確度。在實際的工作過程中，可以采用市級檔案管理室收集市里面各個科室所需要轉變的電子文件內容，各個科室又向下屬科室收集相關電子文件。這樣的方法能夠提高將紙質文件轉變為電子文件的效率，也能夠一級一級的對相關資料進行核對，使得轉變的過程中所產生的差錯概率降到最低。

2 因公出差檔案信息化體系在操作中的管理策略

2.1 關于因公出差檔案資料的安全方面

事物往往帶有雙面性，在因公出差檔案管理工作過程中，往往需要考慮到檔案管理工作的積極作用和消極作用。從積極的角度來看，可以將電子文件設置為只能讀取，無法修改。通過對文件進行多層加密管理，使得不同的部門只能打開相應權限范圍內的電子文件。站在消極的角度上，應當保存檔案的原始內容，當檔案出現不可抗力因素而導致檔案被修改或者是刪除的時候，可以利用原始檔案的相關數據對電子檔案進行補充。所以相關部門應當對因公出國原始檔案的相關數據引起充分的認識。

2.2 檔案管理系統中相關應用軟件存在不足

將因公出國紙質檔案轉變為電子檔案的目的主要是使得檔案查閱起來更為方便，能夠節省更多的時間，使得資料查閱者能夠快速的獲取到所查到的相關檔案信息。所以，需要在當前已經存在的數字化檔案管理系統中添加符合各個業務部門所需要查詢的接口以及權限，使得能夠快速的查閱到出國人員的檔案信息。相關部門需要做好相應的政策以確保能推動各類軟件的快速開發，并對當前已經存在的系統進行再次升級。在推動各項軟件快速發展的前提下，還應當做好對相關軟件的驗收工作，確保應用到因公出國檔案管理工作過程中的各項軟件的安全性和穩定性滿足實際的需求。建立完善的因公出國檔案信息化管理系統是一項非常艱巨的任務，而且信息化對于安全管理工作相對要求較高，再次開發的軟件和升級以后的軟件不能對原有檔案信息化系統的安全造成影響，確保原有檔案信息化系統能夠順暢運行。為了確保因公出國檔案信息化系統能夠應對當前出國檔案越來越高的要求，需要采用運行能力更為強大的軟件。

2.3 部分主管領導不夠重視

由于建設因公出國檔案信息化系統是一項相對龐大的工作，涉及到很多部門同時進行工作，需要得到各個級別的行政主管的支持以及重視。所以只有在得到各級領導的支持下才能使得檔案信息化能夠得較多的支持，推動檔案信息化工作快速的發展。所以，檔案信息化管理工作的各個領導需要充分認識當前社會上的因公出國檔案信息化管理工作的發展方向，不斷的結合當前檔案信息化的現況進行自我學習，使得對檔案信息化的認知能夠進一步的提高。只有各級分管領導充分認識到檔案管理工作的重要性，才能夠快速的推動檔案管理系統的快速進行。

3 因公出國檔案信息化管理中維護工作的策略

在對因公出國檔案管理系統進行維護的時候，相關部門需要加強對維護人員的管理工作。由于長時間對信息管理工作進行維護的時候，往往會處在一個相對枯燥的環境，慢慢的會產生工作懈怠的思想。所以需要加強對相關人員的思想管理工作，使得相關工作人員有正確的工作理念。在對檔案管理工作人員進行管理的時候，需要加強對相關工作人員的工作責任感的提升。由于檔案管理人員的綜合素質以及業務能力都會直接影響到因公出國檔案管理工作是否順暢進行。所以，相關管理人員需要不斷的加強對檔案管理人員的業務能力以及相關工作技巧的培訓，使得工作人員的思想能力、工作能力以及工作理念能夠符合檔案管理工作的需求。由于檔案管理是一項專業性相對較高的工作，有著其自身的檔案管理特色，無法很好地借鑒過往的知識以及工作水平。而是應當依照因公出國檔案管理的具體工作，有針對性的對檔案管理人員進行相應的培訓，使得檔案工作管理人員具備滿足崗位需求的專業能力。在做好檔案管理工作的前提下，應當不斷的對相關知識進行學習，使得能夠充分了解檔案管理的相關知識，并將相關知識能夠快速的運用到具體的工作過程中。相關工作人員應當加強對過往工作的總結，不斷的完善自我知識體系，提高工作的效率。使得自身能夠跟上檔案管理快速發展的趨勢，通過現代化的管理方法來對因公出國檔案信息化管理工作進行管理，使得檔案管理工作科學化、現代化的發展。

4 結語

因公出國檔案信息化的建設以及不斷的完善，意味著我國現代化發展的水平有了明顯的提高。因公出國檔案資料從紙質的檔案管理轉變為了當前信息化體系的管理，使得當前的信息化管理工作方式與傳統的紙質檔案管理方式有著明顯的不同，這也意味著我國因公出國檔案管理工作質量有了明顯的提升。因公出國檔案管理信息化體系的實施意味著管理人員能夠快速的調取相應的資料，不單單能夠減少投入到檔案管理工作中的人力和物理成本，還能夠為資料調用者提供方便，使得資料調用者能夠快速的獲取相應的資料。與此同時，因公出國檔案管理信息化能夠實現檔案資料長期保存。雖然當前信息化檔案管理工作與設想存在著一定的距離，但信息化檔案管理工作已經快速的推動因公出國檔案管理工作快速向前發展。

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