分析檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用

車洪玲

摘 要：醫院檔案是醫院各項工作的總結和提升，對醫院的發展有直接的影響。隨著內外部環境的變化，醫院檔案管理也隨之發生了較大的變化。醫院檔案管理模式也應該優化管理理念、完善有關工作，提高工作效率。本文主要分析了醫院檔案管理模式改革的必要性和問題，提出了醫院檔案管理模式改革對策，期望能夠為醫院檔案管理提供一定的參考。

關鍵詞：檔案管理模式；改革；對策

檔案是醫院珍貴的材料，包括醫療檔案、人事檔案等各類檔案，是醫院歷史的記載和未來發展的重要基礎。隨著醫院檔案管理模式改革的不斷推進，醫院檔案管理的發展空間進一步擴大醫院檔案管理的價值將進一步提高。

1 醫院檔案管理模式改革的必然性

1）信息時代發展的推動。醫院檔案種類繁多，數量巨大，是醫院各項工作的總結和升華，是醫院重要的資源。隨著信息時代的發展，檔案管理要充分利用信息技術加強對檔案資料的分析，實現檔案搜集、儲存、使用等工作的數字化，將傳統的人工管理轉變為計算機管理，這樣才能夠在信息時代實現檔案的高效利用，提高檔案管理水平。

2）醫院檔案管理自身的需要。當前，醫院發展迅速，各種業務更加頻發，而且還會在未來與更多的單位合作，檔案資料會不斷增多，種類更加繁多。例如，醫院和醫學院校合作，就會產生醫院教學檔案；醫院與法律部門的合作會產生法律案件檔案。因此，為了優化檔案管理，為患者提供高質量的醫療服務，就必須加強醫院檔案管理模式改革，迎合醫院發展的需求。另外，醫院檔案管理內容豐富，在管理過程中要注重提高管理效率。在醫院發展的關鍵期，要從醫院檔案管理模式入手，將檔案作為重要資料加以利用，還要從當前模式的弊端入手，清除醫院檔案管理工作發展道路上的障礙，推動醫院的發展。

2 醫院檔案管理中存在的問題

1）管理制度不完善。由于檔案種類的不同，檔案管理的形式也是多樣的。醫院檔案有病歷檔案和文書檔案。如果在檔案的管理中不能準確對檔案分類，就無法實現對檔案實施計劃性的管理。檔案管理不是簡單的搜集、保存，而是要通過對檔案內容的分析，挖掘更深、更大價值。目前，多數醫院檔案管理人員都不能正確認識檔案的主要內容，檔案之間缺乏聯系，導致檔案重復保管，不僅加大了管理人員的工作量，而且使檔案整理不便，檔案查詢也很困難。另外，還有一些醫院仍使用傳統的手工歸檔，出現了字跡不規范、裝訂不統一等。

2）管理人員管理意識弱。當前，仍有很多管理人員對檔案管理不夠重視，忽視了檔案的實用價值，使其在檔案管理中缺乏管理意識，不注重檔案管理方法的創新，忽視了檔案的完整性，記錄方法也不完整，影響了檔案的價值。還有的檔案管理人員年齡偏大，管理理念落后，不善于使用信息技術，操作不熟練，對檔案管理也有不利的影響。

3）檔案形式不統一。當前，很多醫院都加強了檔案管理的信息化，但在使用信息技術的過程中仍存在一些問題。一方面，檔案整合不合理。一般的，醫院的各個科室各自管理自己的檔案，但這些資料不能被共享，當遇到特殊病例的查詢時會在一定程度上阻礙檔案的正常使用。另一方面，信息技術自身的局限性。在醫院檔案管理工作中，有些只能對資源進行搜集、整合和查找，而不能對檔案進行分析。而信息技術的應用提高了檔案管理的便捷性，但很多醫院的檔案管理系統還不完善，例如信息搜索單一化，不能全面查詢信息。

3 醫院檔案管理模式改革對策

1）優化檔案管理方法。在醫院檔案管理過程中，應進一步優化檔案管理方法，加強創新。一方面，要豐富檔案獲取渠道，確保檔案信息的完整性，提高檔案的使用價值。另一方面，檔案管理部門還要加強信息化建設，改變傳統落后的檔案處理方法，提高檔案信息搜集效率，豐富資料處理方法。另外，還要加強檔案檢索建設，為檔案的查找提供便利，為醫院工作成果的分享和轉化提供良好的條件。

2）創新檔案管理技術。醫院檔案管理要改變落后的檔案管理技術，加強創新，根據檔案的實際建立完善的管理技術制度。一方面，檔案管理部門要樹立先進的管理理念，充分認識現代管理技術對檔案管理的重要作用，還要對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理工作的效率。另一方面，還要建立完善的檔案管理網絡，為各部門提供一定的檔案管理權限，為檔案的豐富提供一個良好的條件，創新檔案管理工作，推動檔案管理模式的改革。

3）加強檔案管理人員培訓。當前，醫院檔案管理人員的流動性較大，對檔案管理工作造成了不利影響。因此，在檔案管理模式的改革過程中要加強對管理人員的培訓。一方面，定期對檔案管理人員開展檔案信息分類的知識，使其能夠熟練掌握檔案信息的類型。另一方面，還要對醫務人員進行培訓，使其能夠快速掌握病歷管理的方式，使檔案管理能夠實現雙向發展，推動管理方式的改革。

4）完善檔案管理機制。檔案管理模式的改革要注重管理機制的建設，推動檔案管理工作的規范化。由于醫院長期處于重業務、輕文檔的現象，檔案管理水平低。在新的發展環境中，要加強檔案管理機制的完善，結合檔案法的規定和本醫院的實際開展有關工作，要求管理人員要嚴格按照制度開展工作，確保檔案管理的科學性，提高檔案信息的價值，規范操作。醫院檔案管理人員要承擔應有的責任，明確自身的權責，提高服務意識，推動檔案管理模式的改革。

5）創新檔案管理模式。檔案管理要從多角度入手，加強檔案管理模式的創新，確保檔案整體質量的提升。醫院檔案管理工作應業務層面進行橫向拓寬，加強檔案管理服務，激發各個科室搜集、使用檔案的熱情，以更加多樣化的檔案管理模式為檔案的發展提供基礎。

6）加強檔案數據庫。隨著數據庫技術的發展，醫院檔案管理工作也逐漸應用了數據庫。要加強檔案數據庫建設，注重信息搜集的拓寬，從醫院全局考慮對檔案資料進行統一管理。應將檔案資源通過軟件進行分類整理，以更好地應對檔案檢索和資源共享。

7）進一步提高檔案管理的信息化。醫院檔案管理模式的改革是時代發展的需要，是信息技術發展的必然結果。醫院檔案管理部門要注重計算機的使用。一方面，可以使用計算機將檔案分類錄入計算機，優化檔案的資料的檢索，提高檔案管理質量。另一方面，還可以引進檔案掃描儀，通過掃描儀將紙質檔案轉化為電子檔案，以更好地保存檔案，同時也能夠提高檔案錄入效率。此外，還可以使用音頻、視頻等形式建立檔案，豐富檔案形式，轉變傳統檔案的枯燥性，為使用者提供便利。

還要建立檔案工作網絡。在未來的醫院中，檔案會越來越多，檔案管理工作人員的分類也會更多，教學檔案負責人、法律案件負責人等。要針對不同檔案的類型制定相應的管理模式，提高檔案管理工作的規范化、專業化。

4 結語

隨著現代醫院的發展，和信息時代的全面化，醫院檔案管理模式也要進行相應的變革。這不僅是醫院發展的需要，同時也是患者合法權益，我國醫療衛生事業發展的需求。因此，醫院檔案管理部門要完善檔案管理制度、加強檔案管理人員培訓、完善檔案數據庫、拓寬檔案搜集范圍等，為醫院檔案管理模式的改革提供有利條件，進一步提高檔案的完整性，提高檔案的使用價值，推動醫院檔案管理工作的發展。

參考文獻

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