如何提升建設工程檔案的完整性與規范性

孟小嬌

摘 要：工程檔案管理是工程建設管理內容的組成部分，也是工程建設的縮影，它涵蓋工程建設的前期準備、工程實施、竣工驗收等各個環節的內容，是極具保存價值的文件材料，對工程建設內容的維護和管理具有不可忽視的意義和作用。工程檔案之于工程建設實施全過程意義重大，要充分認識到工程檔案的價值和功能，及時采集、整理和甄別與工程相關檔案信息資源，以確保工程檔案的完整性、規范性，使之更好地服務于工程建設實施項目，更好地推進工程檔案現代化管理進程。

關鍵詞：配網運行；管理；方法

建設工程檔案案卷質量包括紙質質量、整理歸檔質量，更重要的是內容質量。因為檔案最關鍵的是資料的齊全、完整、準確，有利用價值。真實性、準確性是工程檔案的生命，虛假的工程技術資料不僅給工程質量評定帶來錯誤的結論，還會給工程今后的維修改建帶來誤導。因此，高質量的建設工程檔案案卷不僅體現在檔案整理的完整性與規范性，還可以反映工程成果的真實性和利用的價值性。

1 建設工程檔案完整性與規范性的基本要求

1）完整性要求建設工程檔案實現對建設工程

全過程的反映，力求文件的全面性對于建設工程，完整性與規范性是影響檔案質量的核心要素。具體來講，對于完整性，強調文件資料齊全，凸顯系統性的特點，能夠實現對整個建設工程全過程的體現。因此，要囊括工程前期的準備調研材料，又要涵蓋施工進程中所有技術性文件，工程竣工文件也不可或缺。

2）規范性強調工程檔案對工程實際的真實、可靠反映

建設工程檔案的規范性，主要是指要保證建設工程檔案記載與收納的內容應具有準確性與可靠性，并客觀反映工程建設實際情況。這需要滿足三個基本要求 ： 首先，要與檔案反映的工程目標具有統一性；其次，建設全過程具有一致性。除此之外，相關技術文件與標準要具有協調性，內容呼應。為了達到這些標準，工程文件需要實現對建設行為的原始記錄，強化真實寫照，避免使用假材料。最后，要增強技術文件的精度，力求各種檢測數據與驗收報告都能夠實現精確與全面的記錄，這也是決定工程質量與工程檔案質量的重要因素。

2 影響建設工程檔案完整性與規范性的因素

1）檔案資料收集與工程變更不具有同步性，檔案資料完整性無法保障。對于建設工程項目，很少有項目能夠嚴格按照原定設計目標進行建設，也就是說，從施工到竣工整個階段，施工調整極易發生。一旦建設行為發生變化，相關技術文件就很難維持原狀，需要進行及時調整與變更。此時，一旦補充更正資料不及時，就會影響工程檔案的完整性與準確性。由此可見，建設行為的變化是影響工程質量的經常性因素，也是關乎工程檔案完整性的重要因素。

2）建設工程設計處于動態變化中，是誘發工程檔案不完善的重要因素。立足建設工程實踐，工程設計是核心環節，但是“按圖施工”是理想狀態，不能實現絕對化。例如，設計文件存在錯誤與偏差，現場施工條件不達標，無法滿足原圖施工的目的，施工圖的修改與補充無法避免。另外，新技術與新工藝在應用過程中也需要接受監督與認可，這個過程很可能需要對設計文件進行變更。也就是說，工程設計具有動態性，而相關文件也要實現動態調整，甚至面臨復雜的變化。由此可見，設計文件只有實現對設計變更的真實反映才具備可靠性，工程檔案才能實現完整性與準確性。

3）建設工程項目后期使用誘發建設數據變更，影響檔案的完整。對于建設工程項目，其自身變化也會影響工程檔案的完整性與準確性。具體講，在工程項目投入使用之后，還面臨著維護、管理、改建、擴建等變化，程度各不相同。工程檔案需要對諸多情況進行如實、全面與準確的反映，對資料進行及時補充與完善，目的是保證與工程實際的相符性，從根本上維護檔案自身的齊全性與規范性。

4）建設工程管理制度缺乏健全性與完善性，影響建設工程齊全性。對于建設工程而言，其施工行為、設計規劃以及后期使用都會誘發變動性。但是，工程建設管理制度方面的優化性與完善性也是不可忽略的因素，相關制度的完善性與執行力至關重要。從實踐分析，很多工程檔案完整性不足跟管理制度滯后、監督執行不力有著不可分割的關系。

3 如何提升建設工程檔案的完整性與規范性

1）構建高效的檔案管理責任制度，將檔案統籌與監督工作落到實處。對于建設單位，要重視構建專業的檔案責任制，將統籌、監督等工作落到實處。建設工程檔案產生于工程建設全過程，是建設工程項目不可缺少的組成部分，也是衡量工程質量的重要依據。為此，要從工程開始初期就要落實檔案工作，明確負責人與相關職責，全面做好工程文件的收集、整理以及歸檔工作。

2）將檔案管理工作落實到招標與合同階段，從源頭進行管理與控制。為了實現對建設工程檔案的全面落實，要保證檔案工作從源頭開始，積極編制完整與準確的檔案，將其有效體現在施工合同中，保證施工責任明確。對于檔案而言，施工企業承擔檔案管理職責。因此，要將檔案管理工作切實落實到建設工程的源頭。也就是說，要在項目招標與合同簽訂階段就要進行針對性建設，制定專門條款，對檔案質量、數量以及相關歸檔責任進行明確。

3）充分發揮建設監理職責優勢，實現對檔案資源的及時完善，保證資料與工程實際具有一致性。立足建設工程，監理機構以及監理工程師承擔對工程設計、施工以及竣工的全過程、全方位監督，這就使得其對各種工程文件形成過程了如指掌。因此，可以委托其進行工程文件的審核，以便及時發現檔案管理中的問題，進行及時修改與補充，保證時間的及時性，強化檔案質量與工程實際相契合，為工程檔案完整性與規范性提供保障。

4）提升建設工程檔案驗收標準與要求，強化多方協調審查，實現對檔案權威性與完整性的肯定。在工程建設竣工之前，檔案驗收工作需要在檔案管理機構以及工程建設主體的協調下共同完成，考察工程檔案的完整性、系統性與齊全性。另外，對檔案真實性進行分析，明確其與工程建設實際情況的契合性。一旦發現問題，要提出針對性意見，督促進行整改。對于工程質量監督機構而言，要實現對各方主體質量行為的監督，掌握工程項目建設實際，實現對質量的合理認定，增強檔案質量評定的權威性與公正性。

5）重視檔案管理法律法規建設，構建高效管理制度，發揮制度性保障功能。為了將建設工程檔案管理工作落到實處，維護其自身完整性與規范性，需要重視法律法規建設，發展制度性約束與保障作用。要將工程技術及管理文件收集整理內容納入管理制度之中，對參建主體責任進行明確，強化工程檔案質量的有力控制，保障檔案歸檔工作有據可依，實現對違法違規現象的及時修正。

4 結束語

立足新的發展時期，建設工程發展迅速，建設工程檔案對于整個行業的發展具有重大指導性作用。因此，要重視建設工程檔案管理工作的開展，將完整性與規范性作為基本要求，正視管理中存在的不足與問題，明確標準，在充分認識到建設工程檔案管理的系統性與復雜性的基礎上，強化配合協調，達到目標管理的目的，將檔案管控措施貫穿到工程建設全過程，有力維護建設工程檔案的完整性，提升準確性，保證規范性，從根本上為工程建設檔案價值的發揮奠定堅實基礎。

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