知識管理視角下構建現代企業檔案管理新模式的研究

摘 要：為了滿足現代企業的發展要求，企業需要創新檔案管理模式，提高檔案管理效率與質量，進而實現提高自身綜合競爭實力的發展目標。而知識管理模式為企業的檔案管理工作提供了新方向。本文闡述了在企業檔案管理中應用知識管理模式的意義，并分析了基于知識管理下的企業檔案管理新模式的創新途徑。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；新模式

企業檔案管理的內容涉及企業知識、資源以及各項信息等方面的管理，其管理水平影響著企業的發展。隨著經濟的快速發展，企業獲得了更多的發展機遇，同時也面臨著一系列的挑戰。在企業檔案管理中引入知識管理模式可以有效的解決現階段企業檔案管理中存在的問題，提高企業檔案管理的效率。

1 知識管理背景下現代企業檔案管理存在的問題

現階段企業檔案管理仍存在以下三個方面的問題：

1.1 檔案工作邊緣化

企業為了適應市場經濟體制的發展要求，需要提高自身的競爭實力并努力增加經濟效益。同時把實現經營利潤最大化作為企業重要的發展目標之一，而大多數領導認為影響企業經濟效益的部門有生產、經營、銷售以及財務等部門，對檔案管理工作沒有給予過多的重視，也沒有意識到檔案管理對企業發展的意義，因此使企業的檔案管理工作處于邊緣化的狀態[1]。然而企業檔案管理工作包含著企業相關專業技術、經營合同、征地以及其他非常重要的內容，是整合了企業重要信息資源的管理部門。

1.2 檔案信息化程度有待提高

現階段企業為了滿足現代化的發展需求需要努力朝著信息化的方向發展，其中提高檔案管理的信息化程度時企業信息化發展的重要內容。在知識管理的背景下，企業需要合理的利用信息技術與先進理念提高檔案管理的水平。并且實現檔案管理信息化的目標首先需要建立現代化的基礎設施，并重視檔案信息資源的開發與利用，最終實現知識共享。但是當前大部分企業在實際的檔案管理過程中采取的是“重管輕用”的方法，出現了企業的檔案資源與實際的發展情況不相符等問題，導致無法從檔案信息中體現企業的發展歷史與企業文化內容。此外雖然一些企業建立了系統化的檔案信息資源管理平臺，但是無法提供高效的查詢與應用服務。一些管理人員自身的綜合素質有待提高，無法正確的認識信息化檔案管理的重要性，不會在日常的工作中積極的學習先進的管理方式與理念，導致企業檔案信息化程度較低。

1.3 信息資源分散

由于企業檔案管理的內容涉及到生產技術、經營計劃、物資管理以及人事信息等眾多方面，一些企業由于沒有系統的檔案管理模式導致信息管理工作處于零散狀態，無法實現高效的檔案資源整合，也不能提供綜合性的信息服務。例如企業內部不能夠實現新知識與新技能的實時共享，員工不能利用信息系統進行自主學習等。

2 基于知識管理的現代企業檔案管理新模式的創新途徑

由于傳統的檔案信息管理工作沒有對檔案信息資源進行充分的利用，因此只重視文件保存的管理方式已經不能滿足現代企業的發展要求，同時也無法發揮檔案管理的應用價值，利用知識管理模式可以構建針對于檔案信息資源的知識框架，利用知識管理的理念進行檔案管理可以促進企業經營活動的順利開展，實現共同發展的目標。因此，科學的應用信息化技術，并形成知識管理的理念，進而指導檔案管理工作可以最大限度的發揮資源與信息的價值，為企業的生產、經營提供信息資源支持，有效的解決上述問題，使企業檔案管理工作變得更加智能。

2.1 轉變檔案管理觀念

知識管理指導企業內部管理需要積極轉變檔案管理觀念，企業領導要重視檔案管理的工作，擺脫傳統的企業檔案管理模式，將檔案管理重點從保存信息資料轉移到整合與利用檔案信息資料的方向上來。重視檔案資源的整合與利用是檔案管理新模式中的重點工作，有利于知識管理背景下檔案管理工作的順利開展。

2.2 提高檔案管理信息化程度

隨著科學技術的發展，信息化產物逐漸增多并應用于人們生活中的各個領域。知識管理目標是將企業的各項資料與文件進行整合處理，實現高效的檔案管理模式。企業為了使自身發展更加符合現代化企業的發展要求，必須努力實現檔案管理的信息化與網絡化，應用信息技術建立檔案資源管理系統，并將其應用到資料信息的收集、處理、分析等檔案管理的各項環節，極大的提高了檔案管理的效率。

2.3 建立健全檔案管理制度

1）完善企業檔案管理職能。知識管理對企業的發展戰略、管理模式、業務流程以及信息處理等方面均起到了一定的影響。企業知識管理程度的不斷加深與信息技術的深入應用，對檔案管理的制度提出了更高的要求。因此需要建立以知識管理為核心的檔案管理制度，幫助企業高效的利用檔案資源與文件，充分發揮檔案管理的機制。同時知識管理指導下的檔案管理工作可以將工作內容由傳統的保存文件資料轉變到檔案資料信息管理的方向，此外知識管理模式可以實現企業各個資源管理進行高效的連接，進而提高企業檔案管理的科學性。

2）完善檔案管理業務流程。為了同時實現企業高效的知識管理與檔案管理需要對檔案管理的業務流程進行再造。其業務流程需要涉及檔案的產生、歸檔、保存以及銷毀等各項環節。完善業務流程可以規范檔案管理人員的管理操作行為，確保檔案管理工作的效率，提高其服務功能。在企業管理中業務流程與信息流程關系密切，無法進行獨立管理，并且文件是企業運轉的重要信息載體，因此需要完善業務流程與信息流程實現文件一體化系統的建立。企業可以將業務流程的要求嵌入到信息流程的要求中，提高兩種流程的合作程度，進而提高檔案管理工作的質量。

2.4 重視信息資源的開發，實現知識共享

企業檔案管理的目標是實現知識共享，這也是檔案管理工作的價值。所謂知識共享便是每個個體都能夠應用企業中的信息知識，每個個體再結合自身的經驗創造出新的個體知識信息，再將個體信息融入到企業的信息知識共享領域中，這一過程實現了企業的知識創新。利用此種信息共享的機制可以促使企業成員不斷的吸收新知識，并不斷利用新知識進行企業的高效生產與經營，最終提高企業的經濟效益。因此檔案管理有利于實現企業形成知識共享體系，提高企業的競爭實力。

此外檔案資源屬于企業重要的信息資源之一，為了提高自身的競爭力必須要充分發揮檔案信息資源的價值。因此企業應重視開發與利用檔案資源的工作，利用挖掘到的有價值的信息指導企業的生產、經營與服務活動。因此開發利用檔案不僅會提高企業的經濟效益，還能夠幫助企業進行科學的經營決策、正確處理經濟案件以及修正材料等工作。

3 總結

綜上所述，企業為了提高檔案信息的利用率，需要應用知識管理模式創新檔案管理方式。為了充分發揮知識管理在檔案管理中的作用，需要企業管理人員積極轉變檔案管理觀念，不斷的提高檔案管理的信息化程度，并且建立健全相應的檔案管理制度，采取正確的方式進行信息資源的開發與利用，實現檔案知識的共享，有效的提高企業檔案管理的效率，促進企業實現長久、穩定發展。

參考文獻

[1]王巍.知識管理視角下構建現代企業檔案管理新模式[J].現代企業，2018（02）：36-37.

[2]李瑋.企業知識管理與企業檔案管理變革[J].法制與社會，2009（09）：248-249.

作者簡介

韓葉（1988-），女，河北省高碑店，研究生，畢業四川大學，研究方向：檔案管理。