淺談科技檔案信息資源的開發與利用

徐春紅

摘 要：在當前的信息化時代，我們更加注重對科技的利用。因此，在企業的發展過程中，利用科技檔案來進行企業信息資源的記錄，同時要明確科技檔案信息資源對于企業的管理是非常關鍵的。所謂科技檔案信息是指科技檔案中所保存的一些重要信息，對企業的人員在生產和實踐的過程中能夠進行資料的遞交，對實踐活動進行記錄使企業走向更長遠發展的一個關鍵。因此要加強對科技檔案信息資源的開發與利用，為企業的發展貢獻一份力量。

關鍵詞：科技檔案；信息資源；開發現狀；利用策略

隨著社會的不斷發展，科技檔案信息資源的開發程度越來越深，加強對科技檔案信息資源的利用，是企業在建設和管理過程中非常重要的一項任務。同時，科技檔案作為企業進行科研生產的一項資源，也是信息記錄和延續發展的一個載體，積極的對檔案信息資源進行開發，有利于更好的服務于我們社會，為企業的發展進行補充。但是，當前的科技檔案管理中仍存在著一些問題，需要對問題進行探討，進一步提出有效的策略，加強對科技檔案信息的開發。

1 科技檔案管理所存在的問題分析

1.1 科技檔案資料歸檔不規范

我們在進行工程完成后，所形成的技術資料不能及時的歸檔，甚至沒有編寫，導致檔案管理不及時、不規范，例如有一些工程報告中只進行了圖紙資料的歸檔，而缺少一些文字報告，有些工程技術的報告齊全，但是缺乏對工程的管理文件；在技術資料歸檔的過程中存在著一些問題，歸檔的內容過于簡單，沒有實用的價值，不能更好的進行延續，導致在信息準確性上出現一定的問題。

1.2 信息資源開發利用，不能滿足當前生產、科研的需要

在當前的一些科技檔案進行管理的過程中，往往處在初級階段，對于大量的資料沒有進行開發和利用，一些檔案資料長期放置，在新課題和新產品開發的過程中，科技人員來查閱檔案，不能更好的去利用已有的信息進行開發，而且僅僅局限在自己所熟悉的領域，沒有使檔案的價值體現出來，不能滿足我們當前科研生產的發展需要。

1.3 科技檔案的檢索工具落后，影響檢索效率

眾所周知，長期以來的檔案以紙質檔案為主，對一些照片、光盤、錄像、檔案作為輔助，利用全引目錄和卡片式的分錄進行檢索，這些檢索工具過于落后，導致在檢索的過程中出現一些麻煩，影響了利用者的效率，為了更好的建立我們的檔案管理，要對檢索工具進行升級，使之能夠全方面的處理和運用。

1.4 科技檔案管理人員素質有待提高

在進行科技檔案信息資源開發利用的過程中，管理人員需具備一定的檔案管理知識，同時也要熟悉地利用計算機、語言等專業技能。一些大量的電子文件可應用辦公自動化軟件，在網絡上建立檔案館、建網絡體系，從而提升我們檔案管理的技術含量。因此，檔案管理人員需要提高知識能力。在研究過程中發現大部分檔案管理人員并沒有對一些專業知識進行學習和專業知識更新，缺乏基礎的檔案管理，使得他們在進行科技檔案信息開發利用的過程中缺乏一定的能力。

2 加強對科技檔案信息資源開發與利用的策略

我們對科技檔案中所存在的一些問題進行分析，提出有效的策略，進一步促進科技檔案信息的開發。

2.1 提高社會檔案的意識，加強科技檔案的基本業務開展

要認真的對待檔案工作，嚴格貫徹和落實我們的檔案管理工作，保證所歸檔的資料是有價值的，才能更好的使檔案資料進行信息資源的開發，所以，我們要提高社會檔案的意識，對檔案的編輯者和管理者能夠融為一體，推動我們檔案工作的進一步發展。

在進行科技檔案信息資源開發的過程中，要注重對檔案的收集、整理等一些基礎工作，完善基礎工作才能更好的對科技信息資源進行開發和利用，提高在科技檔案管理過程中的水平。同時對基本業務的進行是我們對科技檔案管理和資源開發的一個基礎，必須加以重視，才能更好的做好檔案的收集與整理。

2.2 充分利用信息技術，提高檔案管理開發的水平

在當前的社會中，必須充分的利用信息化，融入到科技檔案管理中，加強技術處理來對資源進行進一步的開發。除此之外可以建立更靈活的網絡檔案組織體系，為當前的檔案管理提供一個新的模式，拓展檔案的空間。實際上這也是從根本上對檔案管理的功能進行了轉變，實行多種形式的信息管理，使得多媒體技術能夠真正運用到檔案管理中，根據客戶的需求進行數據庫的建立，這種新的信息利用方式，例如我們可以開發專家系統數據庫、信息網絡、智能計算機等，加大對科技檔案信息資源的利用，對檔案的利用效率提升提高流通速度。

2.3 實行檔案業務管理的規范，加強與其他部門的溝通

在當前的歸檔過程中，存在著一些不規范的問題，例如提名、時間、編制單位的錄入格式存在不一致，導致在進行檔案檢索的過程中不能檢取到有效的信息，另外，對檔案管理系統的開發所能利用的信息量比較少，不利于滿足客戶的需求。比如有些歸檔的文件格式沒有采用標準格式，或者是有些文件進行加密卻無標識，導致文件的泄露。所以，要對檔案業務管理進行標準化的要求。除此之外檔案部門要與其他部門進行溝通，對檔案資源進行開發要有一個強烈的意識，缺少溝通可能會導致一些有效的科技檔案信息資源喪失，我們必須加強與科技部門、管理部門加強溝通，這樣才能夠使得一些科技成果能夠更好的利用，避免信息資源的流失，同時，編寫一定的檔案參考資料，滿足各方面的利用需求，這需要不同的部門相互配合，才能夠更好的對檔案資源進行進一步的開發。

2.4 重視對科技檔案的編研，提高檔案質量

對科技檔案進行匯編是一項技術性的操作，需要更好的滿足不同主體之間的需求，所獲取的價值較高。首先進行檔案編輯的人員要全面的了解所掌握的信息，圍繞某一專題，從實際角度出發，確定合理的題目；其次是科技檔案管理人員要對材料的內容熟悉，同科研人員進行溝通，對文章能夠合理的選材并進行有效的歸納，避免一些不同主題版本的文件匯編到同一個檔案中，因此，我們必須要向科研人員獲取有效的信息，最后是對于一些新技術的研發和產品所編輯的報告，我們要對資料的有效性進行審核，能夠對科研生產有一定的價值，這樣可以節省科研人員的時間，同時能夠提高對檔案的利用效率。

綜上所述，根據對科技檔案信息資源開發利用的現狀進行分析，結合所出現的問題提出有效的策略，進一步提升科技檔案資源的開發效果，加大對科技檔案的利用，使之價值能夠真正的得到實現。除此之外，要把對檔案的收集工作和開發利用進行有效的結合，要求相關的檔案管理人員不僅要收集相關的技術文檔，還要及時的對科研、生產、管理活動的開展，進行跟蹤數據。對于不同的企業和用戶的需求要進行整理，使得科技檔案能夠真正的應用出它的實用價值，做好檔案開發利用工作。

參考文獻

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