突發事件中企業檔案應對的不足及對策

丁瑞琪 陳誠 康雨培

摘 要：本文通過對突發事件及其對企業的影響描述，簡要分析了企業檔案在應對突發事件中存在的不足，并提出相應對策，不足之處敬請指正。

關鍵詞：突發事件；企業檔案；對策

1 企業突發事件的定義和影響

什么是突發事件？MBA智庫百科中給出了以下觀點：第一、從突發性進行分析，強調事件的負面影響。認為“突發事件是指突然發生的危及到生命財產的重大事件，諸如飛機失事、火車脫軌、輪船沉沒、毒氣泄露、火災、爆炸坍塌、漏水、漏油等惡性事故?！钡诙?、從系統論角度進行分析，注重事件發生原因和過程。認為“突發事件就是在特殊情況下，由于系統的內部條件和外部環境發生急劇變化，系統的穩定性和可控性遭到破壞，系統的行為出現異常情況而發生質變的一類無秩序的意外事件?！钡谌?、從組織危機角度進行分析，抓住突發性、情急性特點。認為“突發事件是指超常規的、突然發生的、需要立即處理的事件。突發事件會對其相關政府組織構成威脅，重大的、涉及面廣的突發事件還可能使政府組織處于危機狀態。因此，突發事件也可稱為危機事件?！钡谒?、從哲學角度進行分析，強調不可預測性。認為“突發事件是事物內在矛盾由量變到質變的飛躍過程，是通過一定的契機誘發的，而這個契機是偶然的?！钡谖?、從構成要素角度進行分析，強調其發生具有必然性的一面。認為“突發事件是指在某種必然因素支配下出人意料地發生，給社會造成嚴重危害、損失或影響且需要立即處理的負面事件。”

上述觀點對“突發事件”存在著共性認知，即時間上不可預測性、過程中不可控制性、發生后影響負面性。綜上，本文認為企業突發事件是指企業在科研、生產、經營和管理活動中，由某種必然因素支配下不可預測地發生，給企業造成嚴重的危害、損失或影響，且需要立即處理解決的負面事件。那么企業一旦發生突發事件，會帶來什么影響？

1.1 造成重大經濟損失

從突發事件的含義上就能看出，無論是突發性的自然災害還是人為傷害，所造成的建筑工程、設備設施、人員傷亡等實體損失還是生產中斷、項目延期、客戶賠償等間接損失，其帶來的直接結果就是使企業面臨不可避免的經濟損失，更甚者企可能會破產倒閉、不復存在。

1.2 影響企業正常運轉

企業的運轉是一個整體化行為，一個完整的鏈條。突發事件的爆發會導致這個鏈條中的某個環節甚至幾個環節出現問題，從而破壞企業的整體運轉，擾亂生產、經營活動的計劃，使企業陷入無序混亂的狀態。

1.3 降低企業信譽

在信息化極速發展的今天，各種大眾媒體幾乎無處不在、無時不在。自媒體、微媒體的普及使得每個自然人都可能成為的新聞的發布者和傳播者，且發布和傳播的速度之快、范圍之廣超乎想象。突發事件一經曝光，會大大降低企業信譽，公眾和客戶可能因此而拒絕企業提供的產品和服務，從而大大影響企業的生產發展。

1.4 破壞企業形象

如果說突發事件對企業的生產、經營、管理等活動產生的影響可能一次活動、一個市場等，其相對后果是局部的、有限的，短期的，那么它對企業形象的影響則是整體性的，破壞性更大的、長期的。“企業形象是企業的生命，是企業市場競爭力和對公眾吸引力的重要組成部分，是企業最重要的無形資產，而一旦遭遇突發事件，企業千辛萬苦塑造的形象很有可能毀于一旦?！?/p>

2 企業檔案應對突發事件的不足

一旦發生突發事件，為了化解危機，降低危害，減小損失，企業需要在最短時間內，用最快速度，制定最有效的方案和措施來解決問題，那么此時，企業檔案將發揮至關重要的作用。通過檔案數據信息來確定企業的受損情況，提供突發事件發生原因的分析依據，制定解決問題恢復生產經營活動的有效策略。但是，在企業檔案應對突發事件的實際工作中，還是難以盡如人意的，原因有很多，本文主要從以下方面進行分析。

2.1 檔案管理手段落后，實體分散，難以在時間上保證有效應對企業突發事件

盡管現代社會信息化、大數據、云存儲、人工智能等快捷、智能的管理工具不斷滲透進各行各業的工作中，但檔案行業在這方面的整體進展卻存在著較大的滯后性，行業內的發展也參差不齊。大多數的基層企業和中小型企業對檔案的認知以及對檔案建設的人、財、物投入都嚴重不足，企業管理層對檔案管理工作僅僅是口號喊得響；另外，一些企業由于特殊管理要求無法借助現代化、社會化的手段導致檔案管理工作的手段落后，仍然需要工作人員手工查閱紙質檔案。

目前一些企業的檔案實體的保管大多數是采取分散保管的方式，總體文件和紅頭文件可能保存在總部，一些具體的技術方案和實施過程記錄各自保存在生產單位；或者沒有二級單位的企業文檔大多也分散保存在各個部門，從而導致工作人員在查閱工作中花費大量的時間，有時甚至仍然無法查到。這樣一來在企業突發事件發生后，人們無法快速、準確的獲得有用信息來幫助恢復企業生產。

2.2 檔案整理系統性差，收集不完整，難以從質量上保證有效應對企業突發事件

在檔案整理過程中，按照行業標準或企業檔案制度，檔案人員按照一定的分類原則和順序進行組卷，保證了收集的檔案在一定程度上較為齊全、完整、準確。但是由于檔案人員缺乏專業知識，不能系統、全面、準確的對檔案進行分類；而專業人員又對檔案認識不足，對企業活動中形成的部分文件或其他載體重視不夠，造成檔案文件應歸未歸，企業檔案部門最后形成的檔案往往并不能及時、完整、準確的反映整個項目或企業的情況。

3 企業檔案應對突發事件的措施

3.1 加快檔案信息化建設

建立高效的檔案信息化管理系統，進行檔案異地異質備份，通過數據統計分析等功能，在文檔之間建立關聯聯系，提供種檔案管理利用的多形式和多種渠道，能夠為企業提供有效決策服務，改變傳統檔案管理方式無法快速、準確提供檔案信息的現狀，進而加快檔案應對企業突發的響應速度。

3.2 加強特殊載體、特殊專業、特殊時期的檔案收集

一些特殊載體檔案如聲像檔案、實物檔案等，比起文字說明和圖紙圖樣等更能直觀、準確、生動、形象的反映科研生產或經營管理活動的過程和真實情況，因而在企業突發事件后往往能更加有效的提供利用。

特殊專業和特殊時期的檔案從某種意義上說其實也是一種重要的專題檔案，具有專屬性、專門性、專用性等特點，對于研究某個專題、領域或某個特定時期的工作有重要意義和價值，同樣，對于某個專題、領域或者某個特定時期的工作恢復也必將有不可低估的重要作用。

因此，加強特殊載體、特殊專業、特殊時期的檔案收集，在應對企業突發事件時必將事半功倍，提高應對突發事件的有效性。

3.3 加強檔案的預立卷管理

檔案整理的系統性差，其中一個重要的原因就是在項目管理過程中，管理人員忽視預立卷的管理，在準備檔案驗收時才開始“臨時抱佛腳”，突擊整理檔案。加強檔案的預立卷管理，在項目開始初期就制定好檔案收集范圍、分類原則、整理標準、組卷要求等，根據項目階段劃分，完成一個階段的工作，就進行該階段的檔案預立卷，并嚴格審查，及時整改，把檔案的問題提前解決，從而提高檔案形成的準確性和完整性，為最終的檔案形成打好基礎，進而在企業突發事件下更好的提供服務。

參考文獻

[1]https：//wiki.mbalib.com/wiki/突發事件，2019-3-14.

[2]王玉東.GD研究所地震災后加固工程項目管理組織與實施[D].西南交通大學，2015：25-29.

[3]王新霞.由爆炸事故反思油田管網檔案管理[J].檔案管理，2014年第3期.