結(jié)合市館分館做好檔案工作的思考

梁寶丹

摘 要：本文簡要闡述市館分館概念，通過分析當(dāng)前市館分館模式下檔案業(yè)務(wù)工作的優(yōu)勢及其薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)而探討如何改善薄弱環(huán)節(jié)，理清檔案工作思路，更好地促進(jìn)檔案分館自身建設(shè)，提升影響力。

關(guān)鍵詞：檔案工作；管理；市館分館

市館分館是由中山市檔案局提出的鎮(zhèn)區(qū)檔案館同時(shí)掛市檔案館分館牌子的“一館兩牌”體制，其目的是明確鎮(zhèn)區(qū)檔案館的機(jī)構(gòu)性質(zhì)與編制，加快推進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展。2005年中山市檔案局向市政府、市編委提交《關(guān)于設(shè)立鎮(zhèn)區(qū)檔案館的意見》提出建立鎮(zhèn)區(qū)檔案館的設(shè)想。2006年，中山市將設(shè)立鎮(zhèn)區(qū)檔案館明確納入《中山市檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》。2012年，中山市編委明確鎮(zhèn)區(qū)檔案館為鎮(zhèn)屬事業(yè)單位，將鎮(zhèn)區(qū)檔案館列入鎮(zhèn)區(qū)機(jī)構(gòu)編制序列。[1]至此，鎮(zhèn)區(qū)檔案館成為真正意義上的鎮(zhèn)區(qū)檔案管理常設(shè)機(jī)構(gòu)，對于推進(jìn)鎮(zhèn)區(qū)檔案事業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。

1 市館分館的優(yōu)勢

1.1 鎮(zhèn)區(qū)檔案工作更扎實(shí)

檔案工作對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說是繁雜業(yè)績不明顯的，不能立竿見影，常常出現(xiàn)說起來重要做起來次要忙起來不要的狀態(tài)。[2]加上各鎮(zhèn)區(qū)受經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的制約，檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入少，部分鎮(zhèn)區(qū)檔案工作相對滯后。鎮(zhèn)區(qū)檔案館成為鎮(zhèn)屬事業(yè)單位后，有了機(jī)構(gòu)編制保駕護(hù)航，各鎮(zhèn)黨委、政府提高了對檔案工作的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備與檔案工作相適應(yīng)的專職檔案人員，加大對鎮(zhèn)區(qū)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案工作穩(wěn)步推進(jìn)，促進(jìn)了鎮(zhèn)屬單位檔案水平的提高。

1.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施更完善

相對于綜合檔案館來說，綜合檔案室對基礎(chǔ)設(shè)施的要求較低，從而造成了各鎮(zhèn)區(qū)綜合檔案室普遍存在檔案室功能布局單一、庫房面積狹小老舊、設(shè)備條件差、庫房容量嚴(yán)重飽和等現(xiàn)象，安全狀況不容樂觀。鎮(zhèn)區(qū)檔案館成立后，各鎮(zhèn)區(qū)對檔案工作加大了財(cái)力、物力的投入，有效的改善檔案庫房的問題。截至2017年中山市23個(gè)鎮(zhèn)區(qū)檔案館庫房面積平均400多平方米。有效改善檔案庫房問題，為豐富檔案館藏結(jié)構(gòu)奠定基礎(chǔ)。

1.3 檔案館藏結(jié)構(gòu)更豐富

檔案館的館藏結(jié)構(gòu)、質(zhì)量往往是影響檔案館整體發(fā)展的重要因素，館藏結(jié)構(gòu)豐富是綜合檔案館的必要條件。鎮(zhèn)區(qū)檔案館成立后，有了財(cái)力物力人力的保障，檔案庫房容量增加，鎮(zhèn)區(qū)擴(kuò)大了檔案的接收范圍，特別是職能部門各類專業(yè)檔案的接收，有效改善了館藏結(jié)構(gòu)，豐富了館藏內(nèi)容。各鎮(zhèn)區(qū)檔案館館藏檔案資料平均68000多卷（件），是成立檔案館前的20多倍，這有效改善了其他門類檔案的保存現(xiàn)狀。

2 市館分館的薄弱點(diǎn)

2.1 檔案分館人才培養(yǎng)有待提高

鎮(zhèn)區(qū)檔案館成立后專職檔案員增加，對檔案工作有良好的促進(jìn)作用。但檔案工作相對其他工作會(huì)繁瑣枯燥無業(yè)績，對專業(yè)性要求較高，成立分館后對檔案業(yè)務(wù)要求也大大提高，檔案員任重道遠(yuǎn)，而目前鎮(zhèn)區(qū)檔案館“科班”出身專業(yè)人員缺乏，具備檔案工作綜合素質(zhì)的復(fù)合人才更是少之又少，在指導(dǎo)鎮(zhèn)屬單位檔案工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)應(yīng)歸未歸或業(yè)務(wù)技能薄弱的情況，對檔案館發(fā)展方向和檔案管理程序上會(huì)出現(xiàn)決策偏差，這大大制約了鎮(zhèn)區(qū)檔案館館藏質(zhì)量。

2.2 檔案分館館際資源共享低

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息需求日益增長，檔案異地利用需求逐步增加，中山市數(shù)字檔案館系統(tǒng)通過國家專家組測試，成為全國第二家通過“全國示范數(shù)字檔案室”、“全國示范數(shù)字檔案館”雙示范單位。數(shù)字檔案館的利用查詢功能目前已實(shí)現(xiàn)檔案分館全覆蓋，檔案數(shù)字資源共享可以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域跨分館查詢。但由于分館檔案館藏檔案載體基本以傳統(tǒng)紙質(zhì)為主，檔案數(shù)字化率較低，館藏檔案鑒定開放率不高，鎮(zhèn)區(qū)檔案館未能實(shí)現(xiàn)分館資源共享。

2.3 檔案分館功文化利用功效低

市館分館模式下的鎮(zhèn)區(qū)檔案館從結(jié)構(gòu)上已經(jīng)具備綜合檔案館的職能，但目前鎮(zhèn)區(qū)檔案館普遍存在將檔案館簡單理解成檔案收集和保管，對檔案開發(fā)利用等功能認(rèn)識模糊，對檔案編研、檔案文化利用開發(fā)、宣傳推介還不夠重視，造成檔案館功能建設(shè)不平衡，檔案文化利用功效低。而檔案人員對檔案編研工作缺乏鉆研，對檔案編研處在理解不透、力不從心的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案變得“默默無聞”鮮少人發(fā)現(xiàn)它的文化魅力。

3 市館分館發(fā)展方向

3.1 加強(qiáng)檔案人才團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)

檔案館無論是市館還是分館都離不開相關(guān)人才團(tuán)隊(duì)的支持和運(yùn)作，要促進(jìn)檔案分館的發(fā)展就必須加強(qiáng)檔案人才團(tuán)隊(duì)的隊(duì)伍建設(shè)。一方面，應(yīng)創(chuàng)新形式，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺開展檔案人員培訓(xùn)，舉辦檔案專題培訓(xùn)班等方式，提高檔案工作人員的基本認(rèn)知及技能。另一方面，加強(qiáng)對檔案分館內(nèi)部人員的人才培養(yǎng)。構(gòu)建檔案激勵(lì)制度，建立見習(xí)制度到市館輪崗學(xué)習(xí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力考核，促使其檔案業(yè)務(wù)技能及綜合素養(yǎng)水平不斷提升，打造出創(chuàng)新型高端人才隊(duì)伍，為檔案分館發(fā)展提供動(dòng)力。

3.2 優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)館際共享

優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)和加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)館際共享的基礎(chǔ)，二者相輔相成缺一不可，都要受到足夠的重視。檔案管理系統(tǒng)方面，應(yīng)優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)檔案信息安全保障的建設(shè)，提升檔案信息安全保障的水平，為分館檔案資源共享提供有力保障。檔案數(shù)字化方面，應(yīng)積極應(yīng)用新技術(shù)掃描數(shù)字化設(shè)備儀器為檔案數(shù)字化進(jìn)程加速，在條件允許情況下通過購買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，為實(shí)現(xiàn)檔案資源館際共享利用奠定基礎(chǔ)。[3]

3.3 豐富館藏提升檔案文化功能

豐富的館藏是實(shí)現(xiàn)檔案館服務(wù)職能的前提和基礎(chǔ)，豐富的館藏不僅僅是館藏?cái)?shù)量的增加，應(yīng)優(yōu)化檔案種類注重檔案館藏質(zhì)量，加強(qiáng)檔案征集接收工作，為利用服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。積極開展學(xué)術(shù)研究，撰寫具有較高使用價(jià)值、實(shí)用性強(qiáng)的編研材料，為利用服務(wù)和宣傳提供更便利的使用。加強(qiáng)宣傳及交流，加強(qiáng)館際之間的交流合作，借助主流媒體及新媒體，發(fā)揮政務(wù)網(wǎng)站、微博和微信平臺等新媒體平臺作用，開展檔案有獎(jiǎng)主題征文、問答互動(dòng)等系列活動(dòng)。增強(qiáng)社會(huì)檔案意識，讓檔案及檔案工作更加貼近大眾。

4 結(jié)語

綜上所述，市館分館模式是檔案事業(yè)發(fā)展的加速器，為檔案發(fā)展打開了新篇章。在繼續(xù)推進(jìn)市館分館模式下也應(yīng)注意短板效應(yīng)，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，不斷探索創(chuàng)新完善短板不足，促進(jìn)檔案工作事業(yè)的長足進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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[3]裘麗.檔案館館際合作探究_基于館際合作機(jī)制的分析[J].檔案天地，2018，（6）：47-50.