事業單位檔案管理規范化的分析

蔡成奎

摘 要：社會和經濟的發展提升，使得事業單位的發展也步入了新時期，工作需要改革創新。而其中最需要進行改革的工作之一便是檔案管理工作。檔案管理工作不應僅是收集文件和資料，還應對事業單位的規劃發展提供指引。要想在新時期新形勢下做好檔案管理工作，幫助事業單位進一步發展，就必須要順應時代的潮流，從管理設備、管理技術和管理人員的綜合素質等多方面開展工作。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

1 檔案管理中存在的主要問題

1）檔案管理人員思維方式落后。一些事業單位的檔案管理工作理念較為陳舊，部分單位領導存在重業務、輕檔案的傾向，認為檔案管理可有可無，遇到上級檢查才突擊應付，使檔案工作處于被動狀態，思維方式較為傳統，管理模式和運行機制缺少創新舉措，無法適應日益進步的經濟社會發展需求。對《檔案法》和《檔案管理辦法》等國家相關的政策制度和各級各類法律、法規的學習、理解、運用能力不夠，貫徹執行力度不到位。

2）檔案管理方式陳舊。一些事業單位的日常人事、業務、資產等檔案信息處理方式仍停留在陳舊、單一的登記造冊流程上，檔案管理的標準化、制度化、程序化和規范化運作體系還不健全。檔案管理職能部門對于檔案信息的管理與運用缺乏統一的管理機制和科學、合理的監督機制，尚無統一的標準和質量要求。

3）檔案管理的基礎設施陳舊落后。一些事業單位沒有給予檔案管理工作足夠的經費支持和設備維護，致使檔案室的硬件條件和基礎設施比較差，儀器設備配置不齊全?，F代化的檔案資源開發利用不夠，電腦、掃描儀、影印設備和操作軟件等軟硬件設施更新不及時，不能滿足現代化的光盤和電子檔案處理需求。

4）檔案管理人員業務素質不高。事業單位的檔案管理人員兼職居多，人員流動性比較大，尤其是一些檔案管理人員缺乏基本的計算機操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎的專業能力。

5）檔案管理制度體系不夠完善。由于對檔案管理工作不重視，部分事業單位在檔案管理方面，沒有結合單位實際建立完善的檔案工作規章制度體系，造成了檔案管理工作標準要求不夠細化、具體，導致檔案管理標準化、規范化程度不高。

6）檔案資料的開發利用水平偏低?，F階段不少事業單位在檔案管理方面存在重檔案歸集，輕開發利用的現象。檔案管理過程中主動服務的意識不夠強，對于檔案資料的編研開發利用不夠，檔案管理對單位的服務功能沒有充分發揮出來，檔案資料的開發和服務水平需要不斷改進提升。

2 事業單位檔案管理的特點

1）全員化。事業單位檔案管理不僅需要主管領導、專兼職檔案員的不懈努力，而且依賴于各部門的通力配合。檔案的形成、收集、整理、鑒定需要全員參與，要樹立“大檔案”管理思路，營造“檔案管理人人有責”的文化氛圍，做到“應收盡收、應歸盡歸、應交盡交、應接盡接”，從源頭上保障檔案資料齊全完整。

2）標準化。標準化是現代化生產的重要手段。沒有標準化，就沒有高質量、高效率。事業單位工作涉及方方面面，檔案種類繁多，妥善管理利用這些檔案，需要有科學統一的標準，在《中華人民共和國檔案法》的指導下，結合工作實際建立標準化的管理制度是提高事業單位檔案工作水平的重要手段。

3）先進性。隨著經濟體制改革的不斷深入，給事業單位檔案管理提出了新的挑戰，要求事業單位檔案工作者當好“領頭羊”，變被動為主動，充分利用新科技、新手段服務檔案工作，逐步走出一條與我國國情相適應，與社會主義市場經濟相適應的新道路。

4）變化性。我國事業單位改革的不斷深入為檔案管理工作帶來新的挑戰，通過對改革試點的事業單位檔案資料的歸屬與流向作了明確的規范，以確保檔案資料完整和安全。將新單位的建檔工作與原單位的檔案處置工作及本單位職能調整實施同步進行，涉及改革的單位在當地事業單位登記管理局辦理事業單位變更和注銷手續的同時，應向該地區檔案部門或主管部門辦理文件材料和檔案移交手續。

3 事業單位檔案管理規范化路徑

1）強調責任。事業單位檔案管理不僅要求保證質量，效率也是需要保障的。檔案管理的效率一定程度上代表著事業單位整體管理的效果，因此，不斷完善相應的管理程序和制度規范，從而推動事業單位實現整體上的良好管理。管理人員作為檔案管理的主要參與者，應該有意識加強自身的專業素質，明確自己的責任和權利并實現良好的落實。檔案管理部門相對于事業單位其他部門工作具有明顯的差異，所能發揮的作用在短時間內難以看出來，而這部分工作所能發揮的作用大小一定程度上取決于領導的想法。有很多事業單位的領導沒有正確認識到檔案資料對于事業單位發展的重要性，在針對檔案管理的日常工作中，領導采取了放任不管的狀態。因此，良好的進行檔案管理工作的首要任務就是擺正領導對于其的想法，促使領導切實的明確檔案管理對于單位總結過去，推動發展的積極影響，從根本上重視起檔案管理這部分的工作，促使其很好的發揮其作用。與此同時，事業單位應該從實際上落實對檔案管理的認識，將檔案管理與單位其他一些重要部門工作劃為同一范疇，并完善相應的輔助機制，進行定期的考核，促使從根本上明確檔案管理在事業單位中的地位。而檔案管理在日常工作過程中，也應該進行細節化的規劃和明確，從而促使其實現更為規劃化，制度化的進行工作。除此之外，為了保證檔案資料的保密性，應該為檔案資料單獨開辟出一件資料室，不允許其他工作在這個空間進行。在針對工作人員的崗位責任問題，應該做到互不干涉，互相牽制，沒有中間空缺的問題。

2）健全管理體系。檔案管理工作的核心是管理，因此，應該促使其具有完善的制度和明確的要求作為其進行的依據。但是當前我國事業單位具有一個普遍性的問題就是缺乏完善的制度依據。因此，我國針對這個方面，推行了明確的條例，要求事業單位根據自身的實際情況，開展更為具體的工作計劃，細化管理工作中的各個程序，從而實現事業單位更為規范化，效率化的檔案管理工作。事業單位要在明確的國家法律和相關制度條例之上，建立健全相應的管理制度，清晰各項管理標準，促使檔案管理工作能夠嚴格按照規章制度進行。同時，除了管理制度，還應該完善相應的保管制度，包括查閱，銷毀，歸檔等，從而促使相關的工作效率得以切實的保證。

3）提升檔案資源的利用率。檔案管理只存管不利用是對檔案資源的嚴重浪費，在新時期信息時代環境下，這些檔案信息的作用將會越來越大。那么該如何提升檔案管理水平并有效地利用檔案資源？首先，相關的檔案管理人員要提升自身對于檔案的認知，充分認識到檔案資源的重要性。同時，要充分結合單位的實際情況和實際需求制定出合理的檔案管理方案，優化自身的工作效率。其次，在檔案的管理過程中，要富有責任感和服務意識，把控好對檔案的管理環節和使用環節。如此一來，足夠的重視，加上良好的管理模式，再加上優秀的服務態度，必能使得檔案資源的使用過程中更加有效，是對檔案管理工作的有效優化。

4 結束語

總之，隨著社會經濟的不斷發展，對公共事業單位檔案管理提出了更高的要求。當前一些事業單位的檔案管理制度體系不夠完善、管理人員專業化水平低、檔案管理現代化程度低的問題日益突出。為了有效地解決這一系列問題，不斷提高事業單位的管理水平，事業單位必須首先明確檔案管理工作的目標及工作方向，不斷優化檔案管理方法手段。同時不斷提高管理人員的整體素質，加強檔案管理的保密性工作，建立健全檔案管理系統，為事業單位的不斷發展提供動力。

參考文獻

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