淺談知識管理與企業檔案資料的開發利用

李亞麗 羅濤

摘 要：隨著社會的發展，企業在發展過程中，對知識管理在企業管理過程中的重要作用有了更加清晰的認識。本文首先對企業檔案資料知識管理的現狀做簡要歸納，再通過對創新工作理念與模式、提升知識管理服務、加強企業檔案資料的開發力度、構建企業檔案知識管理信息系統、建立檔案資料庫等對策，淺談知識管理環境下企業檔案資料的開發利用。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；信息化技術

在新經濟時代背景下，知識作為帶動企業發展的重要戰略資源，逐漸引起企業經營者與管理人員的重視。知識管理是知識經濟時代的新型管理需求，企業通過對檔案資料進行合理的開發與利用，對知識加以應用與創新，能夠提高檔案的利用率，降低檔案的管理成本，從而為企業和社會的發展提供良好的助力。

1 企業檔案資料知識管理的現狀

企業檔案知識管理是以知識管理為基礎，采用知識管理的理念和管理方式對企業檔案進行科學的管理與開發利用，從而為企業的發展提供更加優質的服務。但在當前，很多企業對檔案管理工作還沒有足夠的重視，沒有賦予檔案管理部門相應的工作與管理職能。在日常的檔案管理工作中，其工作模式仍處于對檔案資源的收集、整理、編目等，對信息資源以及知識資源沒有進行充分的開發與利用。在當前這一知識時代，難以滿足企業工作人員對知識資源的需求。同時，由于企業對檔案管理工作沒有過多的資金及人力的投入，導致檔案管理人員的專業素養參差不齊，真正有能力參與編研工作的檔案管理人員較少，無法對檔案資源進行深層次的開發。而大多數檔案工作人員欠缺主動為企業提供知識管理服務的意識，在工作中相對被動，導致企業檔案資料的開發工作效率緩慢[1]。

2 知識管理環境下企業檔案資料開發利用的策略

2.1 創新工作理念與模式

在知識經濟時代這一背景下，檔案管理工作不再使單純的信息的管理與傳遞，而是需要檔案管理工作人員在企業發展運營過程中更加主動的提供知識服務，實現各部門、個體之間的知識信息資源共享。企業若想充分利用檔案資料中的信息資源，推動企業的高效發展，首先需要轉變檔案管理人員傳統的工作觀念以及落后的檔案管理模式，在企業檔案信息資源開發與服務工作過程中，始終以知識管理與知識服務的思想為基本的工作標準，將檔案知識資源不斷運用到創新發展的目標上，以更好的支持企業的長遠發展，提升企業的核心競爭力。

2.2 提升檔案人員的知識服務意識

專業的檔案管理人員，需要建設檔案知識庫，進行顯性知識與隱性知識的虛擬整合，在此基礎上進行開發創新，利用互聯網技術在企業內部實現檔案知識資源的共享。在這過程中，需要檔案管理人員具備更加主動的知識服務意識，構建合理的知識導航，為用戶提供系統且完整的知識資料。根據企業及員工的需求對檔案以及知識信息等進行收集、整理編撰、傳遞。檔案管理人員需要對用戶面臨的問題以及企業的實際情況與充分的了解，并運用自身的專業能力對檔案知識庫中的知識進行梳理，為其篩選出符合其需求的信息資源[2]。

2.3 加強企業檔案資料的開發力度

在信息時代這一背景下，企業展開的業務活動較之以往更加豐富多元，人們獲取信息的渠道也隨之增加。知識資源的獲取也不再局限于在館藏檔案獲取中，通過收集企業在各項業務活動展開時所產生的信息，進行匯總和分類也能夠獲取大量的知識信息，并已逐漸成為信息資源的主要來源。這意味著檔案管理工作人員需要更多的參與到企業的一線工作中，根據企業的實際情況做出分析和判斷，對知識型檔案進行有效的識別與分類，納入相應的檔案資源庫，以此企業檔案資源的開發工作。

例如，檔案管理人員可以將離職或退休員工的建議、以往的成功經驗和案例進行匯總分類，經過合理的調整，將其中的知識資源共享給人力資源部門或相關的部門管理人員，服務于新員工的入職培訓。

2.4 構建企業檔案知識管理信息系統

隨著社會經濟、科技、人文等各方面的發展，知識信息資源的總量也隨之增長，并且極為龐雜。對此，企業應將信息技術應用于企業的管理工作中，對圖、文、音頻、影像等不同類型的檔案信息進行更加綜合系統的分類管理。轉變傳統的檔案管理模式，加強企業檔案信息化管理，引入先進的信息化管理體系加強企業檔案信息資料的管理，提升知識資源的利用與，加深開發深度與層次，提升企業檔案知識管理的工作效率。建立檔案信息網絡，為企業員工創造知識信息資源傳遞與共享的平臺，拓展信息渠道，使各個職能部門通過網絡平臺獲取信息，實時了解企業的最新動態與資訊，從而促進企業內部的整體管理更加完善。

2.5 加強企業檔案信息資源的開發力度

與此同時，企業在館藏檔案信息資源的開發商，還需要有計劃、有層次的進行。檔案管理人員需要結合企業的實際發展情況，有選擇性地對檔案信息資源開發工作進行合理的規劃，對檔案資源開發對象進行合理的選擇，針對企業檔案資源中的知識類、數據類、信息類等不同屬性的檔案資源采用不同的管理與開發模式，以提升檔案信息資源開發工作的效率。例如，數據類資源是原始函數，相較之下，知識類與信息類檔案資源對企業的發展工作具有更大的價值，因此，企業的檔案知識管理工作人員在資源開發的過程中，需要將知識資源與信息資源作為開發的重點對象。

3 結束語

綜上所述，將知識管理應用于企業檔案資料管理工作中，對檔案信息資源的管理、開發、利用有著重要的意義，是企業內部管理工作中一部分重要工作內容，因此，企業需要提升檔案管理工作人員的知識服務意識，轉變傳統的工作方式，應用先進的現代化信息技術對檔案資料進行合理的管理與開發，推動企業管理工作的整體提升，從而提升企業的效益。

參考文獻

[1]劉澤韡.知識管理環境下企業檔案資源開發利用的思考[J].機電兵船檔案，2017（01）：36-37.

[2]王潔.基于知識管理的企業檔案信息開發和利用模式研究[D].山西大學，2016.

作者簡介

李亞麗（1972-），女，漢，山東菏澤人，國家能源菏澤發電有限

公司。

羅濤（1987-），女，漢，山東高唐人，國家能源菏澤發電有限

公司。