醫院文書檔案管理的特征以及創新方法探討

王一超

摘 要：隨著經濟生產和人們對醫療生活需求的增加，醫院文書檔案管理的內容越來越多，管理越來越復雜，這大大提高了醫院文書檔案管理的難度。在現代化建設中，醫院文書檔案的管理與醫院的長遠發展息息相關。因此，醫院文書檔案管理需要不斷創新，更好地適應社會發展，滿足人民群眾的日常醫療需求，從而促進我國醫療事業的長遠發展。

關鍵詞：醫院；文書檔案管理；特征；創新方法

傳統的檔案管理方法逐漸出現許多問題，已經無法滿足醫院文書檔案管理的需要，這就需要一個醫院文書檔案管理工作進行改革和創新。醫院要根據實際情況，提高管理的有效性，不斷提高醫院文書檔案的管理水平，促進我國醫藥企業的可持續發展。

1 醫院文書檔案管理的重要性

醫院文書檔案包含了醫院過去的歷史情況，記錄著各種經驗、教訓、研究成果和突出事跡的單位。在開發過程中，起著非常重要的作用，同時在分析單位的整體發展水平，制定未來發展戰略中也占據著重要作用。醫院文書檔案中數據的準確性和真實性的特點能夠幫助醫院領導在制定相關的政策和程序，幫助他們改善決策結果，并確保其科學性和合理性。因此，醫院文書檔案管理對醫院的發展具有重要意義[1]。

1.1 醫院文書檔案管理的特點分析

在醫院文件檔案管理中，它涉及的領域廣泛，檔案種類繁多，內容全面，能夠反映醫院的基本情況。一般來說，醫院文件管理的主要特點包括：

1）全面性。在醫院文書檔案管理工作的實際過程，相應的內部組織的檔案管理醫院綜合檔案管理，如果從文件的類型上分析，它主要包括：人事檔案，基礎設施建設檔案、科研檔案、財務管理、記錄、醫療記錄、總務工作記錄，醫院醫療設備檔案、黨工作文件等。它不僅包括有關規定、政策指導和業務文檔或上級部門出具由醫院制定本身，還包括醫院的文件與有關單位交換或其他部門或一些文件來編譯歷史記錄[2]。

2）專業。一般來說，醫院在實際工作過程中都是以相應的醫療工作為基礎的，并且在實際工作中能夠形成相應的文件，能夠體現工作的主體。因此，相應的文件文件具有較強的專業性。例如，醫院在發展過程中制定的長期規劃和專業診療，以及各方面的檔案管理都具有一定的專業性。

3）保密。在醫院文書檔案管理工作中，做好檔案管理工作的主要目的是為醫院相關工作提供一定的指導，而相應的文件檔案管理具有保密性強、操作性強的特點，其開放度較低，只有在醫院工作人員的查看下，才能提供更深層次的服務。

4）分階段保存。醫院在發展過程中，相應的更重要的是，為了確保醫院在一定階段的工作可以順利進行，文件需要有一定的連續性、系統性和完整性。因此，一個階段的醫院文書檔案管理工作一般會保存一年或半年。

2 醫院文書檔案管理創新

2.1 轉變觀念，夯實醫院文件檔案管理工作的基礎

醫院醫療服務是工作重心，文件不能直接創造經濟效益，加上它的業務知識有一定的局限性，在實際工作中經常出現不足的理解文檔文件管理的意義[3]。沒有足夠的關注，因此急需提高全體員工的灌注，特別是要改變領導干部的檔案工作的傳統態度，改變他們的舊觀念。對此，有必要進一步加強檔案宣傳，并采用不同形式廣泛的宣傳法律、法規、規章的檔案工作，使職工能夠充分意識到整個醫院的文件檔案管理的重要性，以更好地支持和配合開發文檔文件的管理。醫院管理者應當建立檔案管理領導小組，采取切實有力的政策措施，加強文檔文件管理，以促進檔案意識的形成，創造一個良好的氛圍有利于醫院文書檔案工作的發展。

2.2 完善制度，提高醫院文件檔案管理質量

文件檔案管理是一項長期的工作，醫院應完善文件檔案管理制度，推動文件工作進入規范化、制度化的管理軌道。文件保存應該根據國家檔案管理規定，聯系醫院的現實，將一些碰到的現實問題及時解決，如正確的定義文件的文件材料，區分檔案保存期，使文件方便存儲和使用。同時，有必要對文件系統進行修改和完善，如文件、存儲、利用、保密、損壞等文件管理人員的職責，進一步規范文件和文件管理人員在文件工作中的行為，確保系統遵守行為準則。同時，醫院實行院長負責制、領導負責制、職能科室負責制、分級負責制。定期或不定期的監督、檢查和考核，及時處理問題，確保制度的全面實施[4]。

2.3 注重人才培養，加強醫院文書檔案管理

目前一些醫院文書檔案管理人員存在專業知識欠缺、綜合知識欠缺、計算機操作水平不高等問題，檔案梯隊不合理，缺乏現代知識的新力量和創新意識。文檔的人才隊伍建設，應注重改善醫院的結構，加強現有人員的培訓，采取“請進來，走出去”的方式，邀請知名醫院文書檔案管理專家研討會，鼓勵業務知識的更新，學習技術骨干定期醫院文書檔案業務知識培訓，使員工文檔不但要繼承傳統理論，了解文件工作的概念，同時也研究了探索新形勢下檔案工作發展的意識。運用先進的技術解決新問題，進一步提高醫院文書檔案的整體質量，提高醫院文書檔案管理水平，確保醫院文書檔案工作的強勁發展勢頭[5]。

2.4 運用科技手段提高醫院文件管理效率

科學技術是第一生產力，加大資金投入，引進現代化技術和設備，是提高醫院文獻檔案管理效率，實現科學檔案管理的必要條件。構建文件以反映內部隱藏和提高文件的使用信息管理系統的目標，建立多維的書籍和文件管理模式。這是由于信息存儲和檢索系統不僅可以節省大量的人力和物質資源和財務資源，縮短搜索時間，并可以大大減少手工檢索誤差，提高精度。同時，完善文件實體管理系統，設置防盜監控、自動溫濕度控制系統、除塵、防蟲、防磁等設施，延長文件的使用壽命，維護文件的完整性和安全性。通過加大對文檔設備軟硬件的投入，及時實現醫院文檔和文件的采集、存儲和數字化，利用網絡使醫院文檔和文件的管理更加合理和高效。

2.5 以開發利用為目標，實現醫院文書檔案管理的價值

檔案管理的最終目的是使檔案得到充分的開發和利用，醫院文件管理人員應根據自身職責調整服務模式，將被動服務轉變為主動服務，提供先進的跟蹤服務。多渠道、多角度開發文獻檔案信息資源，深入利用和處理信息，為醫院管理、決策、工作質量評價、醫療、科研、教學等提供服務。同時，積極寫“醫院發展歷史”和“時間軸”。同時明確各級各類人員的責任，把文件放到現實生活中提取出有價值的信息。加強檔案信息反饋管理，實現檔案信息資源共享，充分發揮檔案信息資源的社會效益，促進醫院科學發展。

3 結束語

總之，醫院文書檔案管理是一項系統工程，應在意識形態建設在，在管理模式的基礎上不斷創新。同時還需要跟上時代的步伐，使醫院的文檔文件管理功能和活力，滿足社會進步和發展對醫院文書檔案管理提出的新的和更高的要求。

參考文獻

[1]陳佳強.醫院文書檔案管理的特征以及創新方法[J].辦公室業務，2016（16）.

[2]陳海英.淺談醫院文書檔案管理創新的有效途徑[J].辦公室業務，2018，No.292（11）：125.

[3]吳玉梅.淺談醫院文書檔案管理創新的有效途徑[J].辦公室業務，2015（17）：77-78.

[4]王家壽.淺談醫院文書檔案管理的特點與幾點體會[J].卷宗，2015（8）：115-116.

[5]陳家義.醫院文書檔案管理工作[J].中國醫學創新，2012，10（10）：91-92.