基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題和對策探討

盧虹瑾

摘 要：當前在我國網絡技術迅猛崛起的大背景下，基層機關事業單位的檔案管理也開始加大力度進行數字化建設，從而有效的提升檔案管理的質量，使機關事業單位的檔案管理工作不再受時間以及空間的限制。雖然我國的基層機關事業單位當前檔案數字化管理工作發展勢頭良好，但其中仍然存在一些問題，亟待解決。因此，本文就圍繞基層機關事業單位檔案數字化建設中可能存在的一些問題以及有效的解決措施兩方面內容進行著重的分析，以此為我國基層機關事業單位未來檔案數字化管理的長效發展提供一些可行性的參考依據。

關鍵詞：機關事業單位；檔案數字化建設；優化調整

近年來，隨著我國網絡信息技術的飛速發展，我國社會現已進入到網絡智能時代。企事業機關單位的各項工作也開始為適應時代的發展趨勢不斷的進行優化創新，尤其在檔案管理工作上，管理者開始加大力度進行檔案數字化建設工作，以此為社會各界提供更加便捷、高效的服務。但是畢竟我國基層機關事業單位的檔案數字化建設工作現在仍處于開展的初級階段，其中存在一些不足之處，亟待部門進行解決。基于此，下文針對問題以及對策兩部分來進行細致的分析。

1 當前基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題

1.1 檔案數字化基礎性工作標準度不高

近年來，在我國社會發展的新態勢下，基層機關事業單位的檔案建設與管理工作為充分的迎合時代的發展特色，為檔案管理與建設工作注入新的色彩[1]。雖然數字化建設工作經過了漫長的發展，現已取得了長效的進步，但其中仍然存在一些不足之處，其中最具有代表性的就是檔案數字化基礎性工作標準度不夠。主要表現為，基層機關事業單位在檔案管理方面做出的工作不夠扎實，政府部門對待此項工作的重視度不足，在數字檔案的建設過程中存在明顯的前期投入與后期結果不成正比等問題。（這塊是不是結合紙媒檔案保存和查閱的局限性所以要加強數字化建設，增強檔案保管年限和查閱的方便性，但就會因此產生安全問題，因為人事檔案的保密性，如何在建立電子檔案時保證它的安全性？政府也在考慮這塊，再一個就是前期投入成本很高，很多地方政府目前沒有意識到這塊的必要性，不想投入，投入之后再有后期的維護費用和操作上的問題）此外，在此過程中明顯存在的問題還有，基層機關事業單位在軟硬件基礎設施建設上存在軟硬件不配套的問題，進而造成我國基層機關事業單位檔案數字化基礎性工作不夠標準的問題出現。

1.2 檔案數字化安全性工作有待進一步加強

我國基層機關事業單位當前檔案數字化管理與建設工作存在的突出問題還有，檔案數字化安全性的問題[2]。眾所周知，檔案數字化管理是要依靠網絡信息技術得以實現的。數字化設備的存在、生成與傳遞都離不開計算機以及相關軟硬件的識別。因此，網絡信息安全問題是影響基層機關事業單位檔案數字化建設與管理工作能夠順利開展的關鍵因素。但是，現階段我國互聯網環境并不安全，病毒以及黑客的攻擊廣泛的存在，這在一定程度為檔案數字化管理工作帶來安全隱患。此外，由于網絡信息技術瞬息萬變，技術更新速度較快。會為檔案數字化建設發展帶來一定的滯后性。因此，我國基層機關事業單位的檔案數字化安全性工作需要進一步加強。

1.3 檔案數字化技術水平缺乏先進性

此外，檔案數字化技術水平缺乏一定先進性也是影響我國基層機關事業單位檔案管理與建設工作發展的因素之一[3]。檔案數字化建設之所以稱之為數字化，主要是因為檔案數字化是由網絡技術、電子技術等眾多新興技術發展并支撐起來的產物，其中在數字化建設進程中存在的兼容性、時效性等因素對于檔案數字化建設的影響也不容小覷。現階段，我國大部分的基層機關事業單位的檔案管理工作相關數字化技術標準尚未達到國家既定的標準，對于檔案信息的整理往往沒有規章制度可言，導致后期檢索較為單一，無法滿足社會人民群眾對于檔案信息的多元化需求。

1.4 檔案數字化法律法規制度不夠健全

檔案數字化法律法規制度不夠健全同樣也是影響我國基層機關單位檔案管理與建設工作的因素之一[4]。眾所周知，檔案數字化建設工作中，常常會涉及到一些檔案信息的隱私權、知識產權等問題，這些問題很可能會導致糾紛以及相關一系列的連鎖反應出現，為檔案數字化建設與管理工作帶來不便。而當前我國基層機關事業單位現有的檔案數字化管理工作進程中，法律法規制度缺乏一定的完善度，會此項工作面對相關產權糾紛事件出現的防御能力不足。因此，檔案數字化法律法規制度不夠健全是基層機關事業單位當前發展過程中重點要進行關注的問題。

2 推動我國基層機關事業單位檔案數字化建設深入發展的優化措施

2.1 加大力度重視基層機關事業單位檔案數字化基礎工作建設

加大力度重視我國基層機關事業單位檔案數字化基礎工作建設，首要的舉措就是要加強宣傳工作，借助多種媒介提升機關單位內部工作人員以及廣大人民群眾對于檔案數字化工作重要性以及緊迫性的認知。其次，還要在機關事業單位內部建立健全檔案數字化的標準化體系，提升軟硬件基礎設施建設的配套完善，從根本上改善基礎設施建設滯后的局面，為我國基層機關事業單位的建設提供不竭的動力支持。

2.2 保障當前數字檔案的安全

對于保障當前基層機關事業單位數字檔案安全工作。首先，應注重檔案數字化的規范性以及制度性的建設標準，嚴格政治機關單位內部網絡環境，控制電子文件的收集與歸檔，并建立存檔，方便保存重要的原始依據。其次，利用好網絡信息數據庫平臺，加強對網絡安全的防范，提升機關單位內部檔案管理人員的保密意識，構建信息安全保障系統預防外來的惡意破壞以及篡改現象，從根本上保障數字檔案信息的安全性。

2.3 積極引進國內外先進的數字化技術

積極引進國內外先進的數字化技術。主要表現為，首先，基層機關事業單位應利用好計算機數據庫系統的優勢，實現資源信息的有利共享，推動檔案管理工作真正的朝著信息化、數字化的方向發展。目前，我國國內對于檔案數字化建設的理論依據與實踐性研究較少，為了加快我國基層機關事業單位的檔案數字化建設進程，不光要改變現有觀念，還要大膽的進行實踐，多借鑒國內外先進的技術與經驗，實現檔案數字化建設進程的長效發展。

2.4 建立健全完善的數字化法律制度，切實進行監管

此外，對于我國基層機關事業單位檔案管理過程中存在的法律法規制度的缺失問題，有效的措施就是建立健全完善的數字化法律制度，切實進行監管。基層機關事業單位各個部門要強化內部監督指導工作，加強檔案法制宣傳，可以在機關單位內部建立目標考核制度，不定期的開展抽查工作，做好日常業務執法的執行與檢查，加強監督指導工作，組織基層機關事業單位檔案工作者定期進行檔案管理方面的理論培訓是實踐監督，并建立健全獎懲機制對工作者的工作情況進行制約，在根本上切實進行監管，保障基層機關事業單位檔案數字化建設的依法治檔。

3 結論

綜上所述，當前在我國網絡信息時代，基層機關事業單位的檔案數字化建設工作責任重大，肩負著為人民服務的光榮使命。因此，這就要求我國基層機關事業單位要把握住時代發展的脈搏，既要有勇往直前的動力，又要有與時俱進開拓創新的精神。各部門之間協調配合，共同推動基層機關事業單位檔案數字化建設進程。因此，本文主要從當前基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題以及推動我國基層機關事業單位檔案數字化建設深入發展的優化措施兩部分內容進行細致的分析。望此次本文研究的內容與結果能夠為提升我國基層機關事業單位的檔案數字化建設進程貢獻綿薄之力。

參考文獻

[1]范日金.基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題和對策[J].環球市場信息導報，2017（34）：117-118.

[2]湯奇.機關事業單位檔案管理的重要性分析[J].2018（23）：118.

[3]李美艷.淺析機關事業單位檔案管理工作的問題與對策[J].黑龍江教育學院學報，2018，37（9）：154-156.

[4]肖婷婧.加強檔案數字化建設提高科技檔案利用率[J].卷宗，2017（29）.