企業數字檔案室建設方式分析與研究

程剛

摘 要：本文以企業數字檔案室建設方式分析與研究為主要內容進行闡述，結合當下數字檔案館組成、數字檔案館結構存在形式、企業數字化檔案館建設方式為主要依據，從順應企業需求，建設數字化檔案室；做好基礎工作，加快數字檔案室建設；組建信息管理平臺，開發設備體系；構建單個數字檔案室，促進企業發展這幾方面進行深入探討和分析，其目的在于加強企業數字化檔案室建設效率。

關鍵詞：企業；數字檔案室；信息管理；單個數字檔案室

現在數字的檔案室建設理論的出現，使得越來越多的企業在對檔案室管理中使用數字化檔案形式，依據自身實際情況進行數字檔案館建設工作。在信息時代充分發揮自身價值，善于使用檔案資源信息和優勢進行檔案室構建，從而促進企業發展和運行。

1 數字檔案館組成

1.1 數字化檔案內容

數字化檔案建設是檔案館管理核心內容，并沒有形成大規模檔案數據庫，無法形成數字檔案館。數字檔案館內的數據信息可以展示為目錄和全文內容。在可視化基礎上將其可以劃分為文本和超文本類型，而傳統檔案館藏中將其劃分為紙質和數字化檔案等等。

1.2 網絡化存取內容

數字通訊網絡是數字檔案收集信息的關鍵，數字檔案需要建立在網絡層次上進行。網絡化存取需要在檔案數字化和智能化管理基礎上開展。檔案館智能化管理體系就是對檔案進行收集、錄入、保存、分類和檢索等，并可以借助網絡對信息進行合理存取，使得檔案館內信息可以合理分享[1]。

1.3 分布式管理內容

分布式管理屬于管理階層，其主要目的是對分布在不同位置上的不同指直屬子公司等信息進行統一化管理和調配等。分布式管理一般屬于高層層次的數字檔案管理資源，對其進行有效定位和檢索，為檔案館內部信息提供充足條件[2]。

2 數字檔案館結構存在形式

企業數字化檔案館是由上述三種內容形成，此種結構形式就是建立在客戶、檔案服務和對象三者之間展開，也就是從客戶收集檔案信息，層層遞進形成檔案館，最終形成有效信息源結構層次，此種結構類型與以往檔案館內容相同，就是從用戶方收集信息，形成檔案目錄，最終形成檔案館，其中，客戶就是傳統檔案中用戶，主要為用戶提供服務，檔案服務器主要是對收集的信息和目錄進查詢等，而對象服務器則可以將信息形成圖片、文字、錄像等不同數字化檔案館，也就是數字化檔案館中的信息源內容。用戶可以在用戶端內發出一些信息查詢請求，在通過Web服務器將需求下發到相對應服務器內，進而對其請求進行收集，收集的信息通過對象服務器傳輸給用戶端，從而使得數字檔案管內的相關信息和數據可以有效發布。

3 企業數字化檔案館建設方式

3.1 順應企業需求，建設數字化檔案室

由于信息化快速發展，尤其是信息技術出現在辦公工作領域內后，使得辦公朝著更加自動化和智能化方向發展，信息技術也逐漸在企業中得到廣泛應用。建設企業數字化檔案室是未來社會發展的必要趨勢，對于檔案管理來說既是機遇又是一種挑戰。我國政府將數字化檔案建設納入到日程，要求各個企業在新時期下努力建設數字化檔案室。2011年《數字檔案館建設指南》被提出并將其使用到企業數字化檔案建設中，對于數字化檔案發展和建設具有不可忽視的價值，數字檔案室是企業信息數據資源共享的基礎，數字檔案室可以促進檔案館的運行，使得企業檔案發展更加合理。在實際生活中，企業已經逐漸意識到傳統檔案模式無法滿足現代需求，傳統方案工作主要是對信息和數據進行收集、錄入、保存和查詢等，所有工作都依靠人員親自執行，使得檔案管理者工作量大，任務繁多，在快節奏生活中無法順應社會發展，需要創新型檔案管理模式對信息和數據進行管理。并且，因為經濟迅速增長，企業檔案信息已經從幕后逐漸轉變為大家都積極關注的基本問題，企業對于人員檔案信息的需求在不斷增加，需要企業及時轉變以往檔案管理思路，創新檔案檢索形式，使得管理和服務更加貼近實際生活，滿足用戶需求，為人們提供更加便利的服務形式，使得檔案管理具備更多功能，實現檔案信息和數據的有效共享，從而不斷提升企業檔案室服務水平。

3.2 做好基礎工作，加快數字檔案室建設

目錄、全文、電子數據庫的收集和分析，以及信息平臺構建都是建立在數字檔案室基礎上進行的，也是檔案室數字化建設最主要部分，因此要將其工作內容認真落實，提升數字化檔案室建設工作效率。

1）目錄數據庫建設。目錄數據庫中涉及了檔案室中所有文件和案卷基本內容，主要是對檔案重要情況、使用程度和多種類型進行研究，例如對于職稱評定以及企業內部人事罷免情況時，可以借助目錄數據庫中信息進行工作實際工作，及時調整檔案信息等。數據目錄要嚴格、準確、標準，要確保檔案信息可以滿足各個部門的真實需求，在企業內制定數字化檔案建設進本方向和目錄，從而不斷提升數字化檔案室建設速度。

2）全文數據庫建設。全文數據庫主要是根據企業實際情況，有目的性的展開檔案全文建設工作，全文數字化建設要始終保持搶救有限，使用有限的基本原則開展，對檔案信息和數據進行合理檢定和檢查，依據政府針對數字化檔案室建設頒布的《紙質檔案數字化規范》中涉及的相關內容對信息進行全文掃描，組建成為數字化全文數據庫，努力做到和上文提到的目錄數據庫有效結合起來。使得檔案室內信息和數據可以更加便利，準確的被人們使用，以透明形式完成檔案信息共享，全面實現企業對內部檔案信息的合理運用。

3）電子文件收集。最近幾年，電子政務建設工作被廣泛納入到企業數字化檔案室建設中，OA體系是電子文件建設的主要內容，出現了大量的電子政務內容和數據，是企業舉行活動記錄的主要內容，是企業數字化檔案資源形成的關鍵，是信息主要由來。企業檔案部門一定要積極配合電子文件收集工作，依據電子文件管理機制和實際需求積極性，對文件進行合理收集、保存和利用等，并依據企業實際情況對其提出相對應的有效意見，使得電子文件保證自身完整性和可利用性。

3.3 組建信息管理平臺，開發設備體系

數字化檔案室建設需要先進技術設備作為支撐，數字化檔案室技術設備主要是保存器、路由器、計算機等軟件，企業對于數字化檔案室建設上的設備投入要遵循一定原則進行，按照企業所需基本數字檔案信息要求為主，依據企業未來發展目標和實際規劃為主，對信息和網絡環境進行系統化分析和研究，確保數字化檔案室內信息可以正常運行。軟件自身具備的功能一定要滿足企業實際追求，確保數據可以滿足企業電子文件的收集、整理和管理，從而確保檔案合理化進行，主要是基本目錄、全文以及電子文件的合理收集等。

3.4 構建單個數字檔案室，促進企業發展

單個檔案室數字化建設是數字檔案館形成的關鍵和基礎，所有檔案館都要依據企業館藏內實際情況進行數字化建設，依據數字檔案館存在的基本功能和實際要求，在網絡上進行數字化檔案室建設工作開展。此項工作的基本內容主要是，對不同載體和類型檔案信息進行數字化處理，例如將檔案信息進行處理，將檔案信息加工成文字圖像、音頻形式的檔案信息，對大量的數字信息以及數據進行有效壓縮進而形成企業檔案數據庫，使用信息技術實現對檔案信息的共享和傳播等。

4 結束語

總而言之，與以往檔案室相對比，數字檔案室存在的保存、使用和檢索形式更加便利，數字化檔案室的建立可以給予企業提供更多服務，使得企業可以在最快時間內檢索到所需信息和資源，對于企業正常運行、管理和工作具有一定價值，是企業在社會上可持續發展的保障。

參考文獻

[1]肖乾.淺談企業檔案信息他與數字檔案館建設[J].機電兵船檔案，2016（2）：47-51.

[2]祝云飛.企業數字檔案館（室）建設解析[J].機電兵船檔案，2016（5）：54-58.