試論信息技術在中學檔案管理中的應用

劉亦子

摘 要：為了保證信息技術能在中學檔案管理方面具有良好的應用效果，有關方面應認識到是信息技術在檔案管理方面的重要性，并能結(jié)合信息技術特點，制定科學的信息技術應用方案，提升中學檔案信息管理工作的質(zhì)量。本文就信息技術在中學檔案管理工作中的應用進行了分析。

關鍵詞：中學；信息技術；檔案管理；應用

在學校發(fā)展中會逐漸形成大量的檔案信息，而且在當代社會對于教育工作重視度不斷提升的情況下，學校中檔案信息的數(shù)量在增多、種類在豐富。這也就需要學校當中檔案管理工作人員能運用信息技術做好檔案管理工作。

1 將信息技術運用到學校檔案信息管理中的重要性

1.1 符合時代發(fā)展需要

計算機技術已經(jīng)被充分的運用到了各個領域當中，使得相應領域獲得更好的發(fā)展，通過計算機設備強大處理能力的發(fā)揮，也就能讓相應的信息數(shù)據(jù)得到更高效的管理。尤其是網(wǎng)絡技術有大規(guī)模運用的情況下，也就為計算機設備的運用創(chuàng)造了更大的平臺。而中學當中的檔案信息有著信息數(shù)量大、類型多的特點，使用計算機設備就能有效的對中學中的檔案信息進行管理，讓檔案信息管理工作在信息技術的輔助下實現(xiàn)管理效率以及管理質(zhì)量的提升，而這也符合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢，能讓中學檔案信息管理的質(zhì)量得到強化。

1.2 提升學校決策工作的科學性

在學校向前發(fā)展需要管理人員做出多個決策，從而讓學校能有良好的發(fā)展，在當代社會發(fā)展加速、發(fā)展多元化的情況下，需要學校保證所制定決策的科學性。而在制定發(fā)展決策的階段中則需要大量基礎數(shù)據(jù)的輔助，只有保證檔案資料有良好的全面性以及準確性才能確保中學管理人員決策有良好的有效性。而通信息技術的運用，則能快速、及時的調(diào)取相應的檔案信息，在這種高速、及時的信息傳遞下，避免中學中各項管理決策的質(zhì)量受到影響。

1.3 提升中學中檔案信息管理的效率

中學中的檔案信息隨著學校發(fā)展而不斷增多，并且在教學方式、教學理念發(fā)生改變的情況下，檔案信息類型、數(shù)量也在增多，在這種情況下，僅僅依靠人力來完成檔案管理工作則會導致管理工作效率以及質(zhì)量受到影響，并且人工管理模式下也更容易出現(xiàn)問題，導致檔案信息出現(xiàn)缺失等問題。這也就需要檔案管理工作人員能將信息技術運用到檔案管理中，克服人工管理模式的缺點。在將信息技術運用到中學檔案信息管理方面之后，檔案信息錄入、調(diào)取、管理也就能全面的實現(xiàn)信息化，在提升檔案信息管理工作效率的同時還能保證檔案信息管理工作的質(zhì)量。在當前中學招生數(shù)量不斷增多、學校規(guī)模擴大的情況下，檔案管理工作中實現(xiàn)信息技術也就是一種必然趨勢，能減少檔案管理工作崗位上的工作人員數(shù)量，提升檔案管理效率。

1.4 有利于實現(xiàn)信息共享

過去中學中檔案信息管理工作以紙質(zhì)類型媒介作為基礎，紙質(zhì)媒介在使用中不僅會占據(jù)一定空間、保存難度較高，而且需要進行檔案信息共享的時候需要通過復印等方式，使得檔案信息共享存在著較大難點。而在信息技術運用中學檔案管理中之后，就能將轉(zhuǎn)變成電子信息形式的檔案信息依靠網(wǎng)絡平臺來進行高速傳播，讓檔案信息傳播更加的高效化，同時也降低了在檔案信息共享方面的成本。但由于網(wǎng)絡具有較強的開放性，因此在借助網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)高水平中學檔案信息共享的時候，也需要做好檔案文件信息加密工作，降低檔案信息在傳遞中出現(xiàn)被竊取的可能性，實現(xiàn)檔案文件信息共享的穩(wěn)定發(fā)展。

2 現(xiàn)代信息技術在中學檔案管理中的實際應用分析

2.1 應用檔案管理軟件，建立起固定的、封閉的傳統(tǒng)檔案庫

檔案管理軟件可以設有多個工作站，只要主機一開，各個站點可以同時進行檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件匯編、參考資料等不同類型文字數(shù)據(jù)的錄入、瀏覽、修改、檢索、統(tǒng)計、輸出、打印、借閱登記、系統(tǒng)維護等重要操作。各個中學可在檔案室、校長室、辦公室、教導處等主要的檔案利用部門安設站點，使學校領導可以非常方便、快速地查到他們需要的檔案資料，然后通知檔案員提供。

2.2 使用專門軟件進行記載和提供查閱

校園網(wǎng)絡的成熟運用，為信息化檔案管理提供了穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境，也為開展檔案信息服務工作創(chuàng)造了良好的條件。固定文件內(nèi)容中檢索字節(jié)為統(tǒng)一格式，如文號、題名、密級、作者、時間等，進行檔案編寫，為檔案提供了功能強大、自定義、跨門類的檢索功能，檢索信息可包括文字、圖像、Word文件、Excel文件等，如此一來，就可形成檔案檢索工具，方便信息檔案在學校內(nèi)部管理工作中的利用，如：教職工個人資料、學校財務數(shù)據(jù)、學生個人資料、學生成績學分、圖書館和閱覽廳藏書目錄等。同時也便于各學校之間、學校與教育系統(tǒng)之間的互傳、互換信息。

2.3 建立移動、開放的信息資源庫

在學校的網(wǎng)頁，所有的部門如：校長室、辦公室、教研處、德育處、教務處、總務處；所有的科組如：語文、數(shù)學、英語、政治、歷史、地理、物理、化學、生物、體藝、心理，都有自己的一片天地，只要你找到它們，進行點擊的話，你就可以對它有很詳細的了解。一批有價值的檔案資料，不但存放在學校里，也向所有學校、師生開放，他們對版權(quán)進行了說明。

2.4 對現(xiàn)存的檔案進行信息化建設

首先，要將現(xiàn)有的中學檔案進行普遍、全面的數(shù)字化處理，即將檔案室的所有檔案數(shù)據(jù)通過掃描、錄入等形式，將原本由各種物理載體形式體現(xiàn)出來的檔案信息，全部以數(shù)字化形式存儲到光盤、磁盤等存儲器中，完成現(xiàn)有中學檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程，這是傳統(tǒng)檔案管理方式向數(shù)字化檔案管理方式過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。

其次，知識經(jīng)濟時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念，促進檔案管理的轉(zhuǎn)變。由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變。因此，必須充分發(fā)揮檔案工作者的積極性、主動性與創(chuàng)造性，采取目標激勵、情感激勵、尊重激勵、危機激勵、獎罰激勵等全方位主導激勵原則。

第三，由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變。中學應該強化對檔案信息資源的科學管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理為現(xiàn)代的知識管理，變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識含量、價值含量、提供利用所產(chǎn)生的社會和經(jīng)濟效益來衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應社會主義市場經(jīng)濟的要求，適應廣大人民群眾對檔案利用的需求。

3 結(jié)語

在中學不斷發(fā)展中，檔案管理工作的重要性也在不斷提升，需要管理人員能將信息技術更好的運用到檔案信息管理中，提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。同時檔案管理方面的工作人員在運用相應信息管理技術的階段中，也要做好硬件管理、檔案信息加密等方面的工作，讓信息技術能在檔案管理方面有更好的運用。

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