淺談?wù)掌瑱n案的收集與管理

葉靜華

摘 要：照片檔案是一種特殊的檔案形式，其本身非常逼真，可以傳達(dá)比紙質(zhì)照片更多的信息，其特點(diǎn)是可以真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng)，讓后人可以親眼目睹歷史的發(fā)展和時(shí)代的變化。在整個(gè)檔案管理工作中，照片檔案管理是其中非常重要的部分，所以在工作中我們應(yīng)該對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行改善，讓檔案管理工作可以更好地為我們服務(wù)。

關(guān)鍵詞：照片檔案；收集；管理

照片檔案收集整理工作中存在著很多困難，當(dāng)前可以從重視程度以及人員素質(zhì)等方面進(jìn)行改善，但是就目前看來(lái)，對(duì)檔案管理的方式以及相關(guān)制度的落實(shí)都應(yīng)該以照片檔案自身存在的特點(diǎn)作為主要依據(jù)。雖然在所有檔案中，文書(shū)檔案的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于照片檔案，但對(duì)于照片檔案的重要性我們也不能否認(rèn)。當(dāng)前我國(guó)很多檔案館都已經(jīng)開(kāi)展照片檔案收集工作，但是其收集和管理中的難度一直給工作帶來(lái)很大的困擾。

1 當(dāng)前在照片檔案整理工作中普遍存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)照片檔案管理不重視

1）很多檔案管理工作者對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)比價(jià)片面，僅僅認(rèn)為檔案是文字材料，僅僅把每年的文件進(jìn)行歸檔，認(rèn)為這樣就算完成了自己的本職工作。這一方面說(shuō)明當(dāng)前檔案部門沒(méi)有對(duì)檔案管理工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)于照片檔案管理工作存在著嚴(yán)重的宣傳不足，基層檔案部門在理解方面存在著嚴(yán)重的偏差。另一方面很多來(lái)自基層的工作人員對(duì)于檔案管理工作也沒(méi)有引起足夠的重視。

2）很多照片檔案的拍攝者認(rèn)為照片檔案是通過(guò)自己工作得到的，不愿意將其上交，而有人認(rèn)為將照片檔案上交之后會(huì)造成自己的不便，還有人對(duì)于版權(quán)問(wèn)題存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。這些檔案保存在個(gè)人手中很容易造成檔案的遺失，給照片檔案的后續(xù)使用帶來(lái)很多不利影響。

3）很多人對(duì)于照片檔案都沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，在拍攝完畢之后就算完成工作，不清楚其后續(xù)的歸檔保存工作。這是因?yàn)楹芏嗳硕疾⒉涣私鈾n案法規(guī)，對(duì)于照片檔案認(rèn)識(shí)不足，這也會(huì)給照片檔案的收集管理工作帶來(lái)很大的阻礙。

1.2 檔案管理工作缺乏規(guī)范性

1）當(dāng)前普遍存在著照片檔案和底片檔案互相分離的情況，很多照片的底片甚至都已經(jīng)遺失了，而在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候也經(jīng)常由于粗心馬虎，照片和底片存在著不對(duì)應(yīng)的情況。這就要求我們克服懶散的習(xí)慣，在拍攝完畢之后及時(shí)進(jìn)行歸檔工作。

2）歸檔工作中的文字說(shuō)明工作也非常重要，很多工作人員由于其工作內(nèi)容繁重，沒(méi)有按部就班地給照片附加相應(yīng)的文字說(shuō)明。由于照片檔案往往要一直留存下去，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間以后即便是當(dāng)事人和攝影人員也難以完全回憶出照片內(nèi)的內(nèi)容，這會(huì)妨礙到照片檔案作用的發(fā)揮。

3）歸檔工作中也存在著很多歸檔不明確的問(wèn)題，在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，存在著大量分類不明確的情況，照片檔案往往缺乏條理性，這樣一來(lái)，照片分類混亂異常，難以進(jìn)行組卷工作。

2 當(dāng)前檔案照片檔案整理工作中可行的對(duì)策分析

2.1 加強(qiáng)宣傳力度

1）對(duì)于這項(xiàng)措施來(lái)說(shuō)，我們應(yīng)該爭(zhēng)取來(lái)自于宣傳部門的支持，發(fā)動(dòng)群眾來(lái)共同關(guān)注照片檔案的收集工作，舉例來(lái)說(shuō)，可以在一些重大時(shí)間之后立即動(dòng)員宣傳部門來(lái)向社會(huì)進(jìn)行征稿活動(dòng)，一方面可以提高公眾對(duì)于照片檔案收集的認(rèn)可程度，另一方面也可以在全社會(huì)范圍內(nèi)形成較好的檔案收集氛圍，給檔案收集工作的實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）充分利用當(dāng)前傳媒技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展成果，例如可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等平臺(tái)來(lái)宣傳照片檔案收集工作的重要性。

3）想干檔案部門可以出版一系列畫(huà)冊(cè)，通過(guò)這些具有宣傳性質(zhì)的畫(huà)冊(cè)來(lái)宣傳照片檔案收集工作，號(hào)召人們積極投身其中。

4）可以對(duì)相關(guān)單位積極召開(kāi)檔案工作方面的會(huì)議或者培訓(xùn)等形式，來(lái)進(jìn)行照片檔案收集的宣傳工作，這種形式比較適用于對(duì)于特定單位或企業(yè)進(jìn)行的檔案收集工作。

2.2 制定有效的管理制度，把照片檔案的收集、整理工作納入各歸檔單位的工作日程

1）依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《照片檔案管理規(guī)范》為指導(dǎo)，圍繞著檔案法的貫徹落實(shí)，結(jié)合本單位的具體情況，制定照片檔案管理規(guī)定，規(guī)定照片檔案的歸檔范圍、照片檔案的移交以及照片檔案的利用等等；

2）針對(duì)照片檔案收集、整理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，制定照片檔案整理規(guī)范，明確指出照片檔案由底片、照片和文字說(shuō)明三部分組成，規(guī)定具體的整理方法。

3）把照片檔案工作納入單位立卷歸檔工作的評(píng)比范圍，使照片檔案的收集、整理工作得以順利開(kāi)展。

2.3 深入基層，對(duì)照片檔案收集、整理工作進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)，并在人力、物力上盡可能地對(duì)基層單位提供幫助

1）針對(duì)有的部門產(chǎn)生大量照片檔案而歸檔時(shí)分類交叉不清、數(shù)字化照片與傳統(tǒng)照片并用的特點(diǎn)，本著既兼顧當(dāng)前照片檔案管理現(xiàn)狀，又考慮將來(lái)照片檔案電子文件現(xiàn)代化管理的思想，派專人去基層部門進(jìn)行專門指導(dǎo)，盡可能地幫助他們解決實(shí)際困難。

2）對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)、歸納，總結(jié)出好的方法，以指導(dǎo)基層工作人員的照片歸檔工作。例如，我們根據(jù)原國(guó)家教委辦公廳頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的《照片檔案管理規(guī)范》及我校工作實(shí)際情況，編制了我校聲像載體檔案（照片類）分類表，供基層工作人員歸檔時(shí)參考使用。這樣，他們?cè)诮o照片整理、分類時(shí)不再感到困難，不再為照片類別的交叉而“撓頭”，為照片檔案的收集、整理工作打下了良好的基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的需要

1）加強(qiáng)學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作方面的政策、法規(guī)和制度，領(lǐng)會(huì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作精神。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生深刻變化的時(shí)期，結(jié)合有關(guān)的法律、規(guī)章和多年的工作實(shí)踐認(rèn)真進(jìn)行研究和探索，強(qiáng)化法制觀念和社會(huì)檔案意識(shí)，加強(qiáng)包括照片檔案工作在內(nèi)的檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2）加強(qiáng)檔案專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)并且不斷地進(jìn)行知識(shí)的更新，同時(shí)還要擴(kuò)大學(xué)習(xí)的知識(shí)面，學(xué)習(xí)外語(yǔ)、互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)知識(shí)和技能，成為一專多能的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

3）在日常工作中還要加強(qiáng)檔案工作實(shí)踐方面的學(xué)習(xí)，以期學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作技術(shù)和工作方法，少走彎路，更快地跟上時(shí)代的步伐。

3 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合上文所談，照片檔案管理工作已經(jīng)越來(lái)越重要了，所以我們應(yīng)該對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，這樣才能有針對(duì)性地采取相關(guān)的對(duì)策，這樣才能確保我國(guó)檔案事業(yè)健康平穩(wěn)地發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)更應(yīng)該以身作則，思考改善當(dāng)前工作的可行方案。在遇到問(wèn)題的時(shí)候首先對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，然后將其解決，完善照片檔案管理工作，給整個(gè)檔案管理工作提供助力。

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