信息時代下檔案管理工作的創新

武永強

摘 要：檔案管理工作的創新既是檔案管理自身發展的要求，也是信息化時代的發展需要，只有不斷創新才能確保檔案的安全性和合理利用性。檔案管理工作是一項基礎性的工作，切實做好此項工作對單位其他各項工作的開展都具有非常重要的意義，因此我們必須重視檔案管理工作的創新發展。本文從信息時代下檔案工作創新的必要性出發，詳細論述了信息時代檔案管理工作的現狀，并就這些問題提出了具有針對性的措施，希望能夠進一步創新檔案管理工作，滿足信息化時代對檔案管理的要求。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新；改善措施

檔案詳細記錄了單位以及個人的發展歷程，是社會發展的重要資源。隨著時代的發展，傳統的檔案管理工作已經無法滿足信息化時代的要求，因此必須重視檔案管理工作的創新，只有通過創新才能提高檔案管理工作效率，才能滿足單位和個人對檔案管理的需求。

1 信息化時代下檔案管理工作創新的必要性

一是傳統的檔案管理工作只注重檔案的保存卻忽視了對檔案的利用，不僅不能充分發揮出檔案管理工作的作用，而且也不能充分體現出檔案的價值，更浪費了大量的人力、物力和財力，造成了眾多資源的浪費，因此信息化時代下必須重視檔案管理的創新；二是信息時代的到來要求檔案管理工作要不斷創新，不能再延用過去傳統的管理模式，而應采用現代化的檔案管理模式，逐步實現檔案管理工作的現代化和信息化，確保相關工作人員能快速地獲取檔案信息，提高檔案工作的利用效率，從線上和線下兩方面來滿足人們對檔案的需求；三是通過創新檔案管理工作提高檔案管理利用效率，信息化的檔案管理模式能夠快速存儲和記錄檔案信息，這大大地提高了檔案管理效率和管理水平，能更好地滿足時代要求。

2 信息時代下檔案管理工作的基本現狀

2.1 信息時代下檔案管理工作理念滯后，無法滿足檔案管理需求

信息化時代的到來，給各行各業的發展都帶來了巨大的影響，傳統的檔案服務面較窄，只服務上級領導階層，信息化時代下的檔案服務對象比較廣，會給檔案管理工作帶來很大的挑戰。而當前的檔案管理工作缺乏針對性，無法滿足人們對檔案管理的需求，這直接制約了檔案管理工作的創新發展。

2.2 信息時代下的檔案管理工作缺乏合理規劃

檔案管理工作內容較多，其各種信息資源的生成及管理呈現出多空間的發展模式，而這勢必會使檔案管理受到多方面因素的限制，這直接給檔案的統一管理工作帶來了極大的影響。此外，信息化時代下檔案管理工作構建受檔案資源信息化的影響，使其在管理系統的設計中會出現眾多的不確定因素，這些不確定因素的出現會直接影響檔案管理工作效率，也使信息時代下的檔案管理工作缺乏合理規劃。

2.3 信息時代下檔案管理工作缺少資源共享性

信息化時代下的檔案管理工作需要對信息資源實現共享，然而目前很多檔案管理部門缺乏對資源共享的認知，這直接導致檔案管理工作中出現了很多資源浪費的情況，面對這些情況，我們要注重信息共享平臺的建立，通過實現檔案資源的共享來提高檔案信息資源查詢和利用的便利性，為信息化時代的檔案管理工作奠定良好的基礎。

3 信息時代下檔案管理工作的創新

3.1 注重檔案管理工作人員自身素質的提高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的主要實施者，其自身素質的高低直接影響著檔案管理工作的質量，因此必須注重提高檔案管理工作人員的自身素質。首先要使其樹立良好的工作理念，使其從內心熱愛自己所從事的工作，能夠及時發現工作中的不足，不斷創新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作效率；其次要不斷提高自身職業道德，善于總結日常工作經驗，結合檔案管理工作的實際來開展檔案管理工作，務必滿足每個工作人員對檔案的需求；最后要善于總結工作，養成獨立自主思考的好習慣，作為一名檔案管理工作人員應時刻明確自身工作職責，按照時代發展要求來轉變檔案管理工作模式，創新檔案管理方式，切實提高檔案利用效率。

3.2 注重檔案管理思想觀念的創新

傳統的檔案管理理念已經無法滿足時代發展的要求，因此必須對檔案管理思想理念進行創新，通過創新能夠促進檔案管理的發展。那么應該如何做好檔案管理思想觀念的創新工作呢？一是要及時轉變落后的思想，只有不斷創新思想，才能充分發揮各種檔案信息資源的價值；二是要善于將有用的檔案信息轉變為有意識的信息觀念，通過這種轉變能夠充分發揮提高檔案資源的利用率。創新檔案管理思想觀念，能夠有效提高對信息資源的利用效率，充分發揮出檔案管理工作的價值。

3.3 注重信息時代下檔案系統的創新

通過對檔案系統的創新，可以有效實現對檔案管理工作的創新，如何對檔案系統進行創新呢？我認為應該從以下幾個方面開展工作：一是要及時梳理檔案管理脈絡，通過梳理能夠將復雜的檔案工作簡單化，大大提高檔案管理工作效率；二是要做好紙質和電子兩種形式的檔案管理，對這些電子資料和紙質材料進行系統化的分類與存儲，創新檔案管理思路，實現對檔案的科學管理；三是要采用科學的信息化手段對檔案材料進行管理，注重信息化時代下的檔案創新工作。

3.4 注重信息化時代下檔案管理服務方式的創新

檔案管理工作作為一項基礎性管理工作，對單位各項工作的開展都具有非常重要的作用。檔案管理服務工作是檔案管理工作的核心職能，我們只有充分發揮好檔案管理服務工作，才能滿足人們對檔案管理工作的需求，才能促進檔案管理工作的持續發展。創新檔案管理服務方式重點需要做好以下兩項工作：一是要緊跟時代發展腳步，創新檔案服務方式，使其滿足檔案管理工作要求；二是要不斷豐富檔案服務內容和檔案服務方式。通過這些創新，能夠切實改變當前檔案管理服務現狀，增強檔案服務的及時性和針對性，滿足各方面對檔案管理工作的需求。

3.5 注重信息時代檔案管理方式的創新

信息化時代下檔案信息資源眾多，而使用檔案資源的人員更多，這就直接造成了檔案資源不夠利用的情況，究其根本原因就是檔案資源本身有限，且管理方式落后，使得檔案資源利用率較低。因此，為了提高檔案資源的利用率，我們要不斷豐富和優化檔案資源，創新檔案管理方式，對檔案資源進行系統的劃分和整理，為每個查詢檔案的人員提供更加精確化的服務。我們都知道傳統的檔案主要是對紙質檔案的管理，這種管理模式更加傾向于人們的具體操作，而信息時代的到來，更多要依仗電腦系統操作，這大大縮短了查詢檔案的時間，提高檔案管理效率，這就要求我們在信息化時代下要注重檔案管理方式的創新，通過創新方便資料的存放和使用，實現對檔案管理信息的深層次利用。

此外，我們還應加強檔案信息化數據庫的建設，通過建設數據庫能夠實現對檔案資源的充分利用，能夠實現對檔案資源的快速利用，進一步提高檔案工作信息化的效率。

4 結束語

綜上所述，我們知道信息化時代的到來對各行各業都產生了極大的影響，檔案管理工作作為一項重要的基礎性工作同樣受到了信息化的影響，傳統的檔案管理模式已經無法滿足時代和自身發展的需求，因此我們必須重視檔案管理的創新工作，只有創新才能充分發揮出檔案資源的價值，才能使檔案資源得到充分利用。

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