淺議事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

張新立

在事業單位的各項管理工作中，人事檔案管理是非常重要的組成部分。人事檔案是單位人才信息的主要載體，它是對事業單位職工的個人履歷、工作經歷、業務培訓、職務晉升、工資變動、工作表現、獎懲情況及所經歷的重大事件等的真實記錄，同時也是干部選拔任用、職工選賢舉能的主要參考依據。為了更好地提高事業單位人事檔案管理工作的效率，本文對檔案管理中常見的問題進行總結研究，并提出切實可行、行之有效的解決對策，以便使人事檔案管理能夠朝著制度化、規范化、現代化的方向發展，做到與時俱進，適應國家各項事業飛速發展形勢的需要。

一、事業單位人事檔案管理概述

（一）事業單位人事檔案管理的內容

人事檔案管理主要是把涉及職工的人事檔案信息材料進行科學、合理的收集、鑒定、整理、分類、裝訂、統計、保管和利用。事業單位人事檔案管理不僅具有重要的社會價值和記錄價值，也是確保事業單位高效、有序開展工作的前提和基礎，對提高事業單位管理的效率和質量起著必不可少的決定性作用。

（二）事業單位人事檔案管理的重要性

1.人事檔案管理工作的好壞直接決定著事業單位辦事效率的高低。高效、規范的事業單位人事檔案管理不僅可以全面了解和掌握單位職工的人員基本情況，還可以更好地掌握單位職工的年齡層次、性別比例、學歷狀況、職務等級、職稱評聘、工資水平等基本情況。

2.人事檔案管理工作可以為單位的人員調動和人才補給提供參考依據。事業單位管理者可以根據單位的實際運作狀況來做好人員的調整工作。人事檔案管理也可以及時地反映事業單位人力資源的空缺情況，可以將事業單位對人才的需求情況準確地反映給單位領導，以便單位根據實際及長遠需要，有目的地從社會上招聘適合單位發展的人才。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視

目前，我國大部分事業單位缺乏對檔案管理重要性的認識，致使檔案管理出現滯后性和形式化的現象。如今國家對經濟體制不斷進行改革和完善，但是人事檔案管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導致一些檔案管理人員身兼數職，并且沒有得到及時、系統的專業培訓，致使這些檔案管理人員對檔案管理工作缺乏系統性的認識，最終導致無法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設嚴重滯后

目前，雖然一部分事業單位已經配備了人事檔案管理系統，但是由于對其缺乏系統性的了解和認識，從而導致大部分系統只是簡單地對職工信息進行記錄、統計，而未對職工的生活、工作等相關信息進行記錄，使檔案信息化大打折扣。同時，還有很大一部分事業單位由于經費不足、領導不夠重視等，對人事檔案管理信息化工作推動不力，還在沿用傳統的手工操作。這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會對人事檔案管理工作效率產生影響。

（三）檔案材料缺乏規范化、制度化管理

在進行人事檔案材料收集歸檔過程中存在執行不嚴格、制度不健全的現象，從而導致檔案材料缺乏規范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準確性和真實性。實際上，人事檔案需要真實反映職工的基本信息，但是在實際工作中卻存在一定的信息不準確和虛假現象。近兩年來，國家已要求人事檔案紙質材料選擇A4規格的辦公用紙制作，檔案裝訂也已按照組織部門的統一標準更換了新型A4檔案盒，這是全國人事檔案管理工作的重大改變。

（四）檔案管理人員綜合素質不高

實際上，人事檔案管理是一項系統性、復雜性的工作，要求檔案管理人員要全面地了解和掌握每一份檔案材料，并根據實際需要及時增添相關材料，嚴格按照人事檔案管理的相關規范和標準來開展工作，但是大部分事業單位的檔案管理人員未參加過檔案知識的專業培訓，對檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業務不熟悉，加之事業單位改革后，縮減了管理人員的數量，從而導致檔案管理人員綜合素質不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

三、解決事業單位人事檔案管理問題的對策

（一）提高對人事檔案管理的認識

提高對人事檔案管理的認識是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關鍵。首先，事業單位領導要高度重視人事檔案管理工作，把其作為事業單位日常管理的主要內容之一;其次，提高人事檔案管理人員對檔案工作的重視，引導檔案管理人員全面了解和掌握檔案管理的各個環節，以確保檔案管理工作有條不紊地進行。

（二）促進人事檔案管理信息化建設

隨著信息化時代的到來，信息化技術在各個領域得到了廣泛的應用，人事檔案管理工作也不例外。促進人事檔案管理信息化建設不僅可以更好地服務于事業單位人事檔案管理工作，而且還可以更好地滿足時代發展要求。事業單位應依托現有的管理系統，借助計算機等先進設備和技術，把職工的所有檔案資料錄入到管理系統之中，把文字、聲音、圖片等資料轉化為數據資料，對人事信息給予及時、準確的傳輸。這樣不僅可以更好地提高人事信息發布的時效性，而且還可以確保事業單位領導者和上級部門借助檔案管理信息化系統查詢員工的相關資料，更好地提高人事檔案管理效率。另外還需要借助網絡技術來加大對人事檔案管理工作的創新。不屬于保密范圍的檔案信息可以嘗試進行網絡共享，以更好地向社會提供優質、高效、及時的人事檔案管理信息，這樣不僅可以對單位員工進行有效的管理，而且還可以更好地提高人事檔案管理工作的質量。

（三）完善人事檔案管理的規范和制度

要根據對事業單位人事檔案管理工作的社會現實需要和實際情況，對現有的人事檔案管理規范和制度進行補充和完善，并對各項規范和制度的實施情況進行嚴格的監督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質量。如今，隨著社會經濟體制的不斷改革和完善，對人事檔案材料的規范和制度提出了全新的要求。這樣一來就需要檔案管理人員嚴格按照現有的規范和標準對各種檔案資料進行及時收集、細致鑒別、認真整理、詳細歸納、安全保管，從而更好地提高檔案材料的準確性、完整性和真實性。同時，還需要明確人事檔案案卷整理細則，使其達到全面性、科學性、完整性的要求，為相關工作的開展奠定良好的基礎。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設

隨著事業單位改革的不斷進行，有效地推動了相關工作的開展，提高了單位的工作效率和質量。但是要想更好地確保事業單位人事檔案管理工作的進行，就需要構建一支具有較高專業水平和較高管理水平的檔案管理隊伍，培養一批具有較強創新意識和較強實際操作能力的檔案管理人員。因此需要對人事檔案管理人員進行定期的培訓和教育，使他們了解和掌握相關知識和技能，意識到檔案管理工作的重要性。同時，還需要對人事檔案管理人員進行最新管理技術和管理手段的培訓工作，使檔案管理工作跟上時代發展的步伐，提高檔案管理工作的質量。

四、結語

事業單位人事檔案管理屬于事業單位管理體系中比較重要的組成部分，而管理的信息化、現代化、科學化是人事檔案管理工作未來發展的趨勢。這就要求事業單位人事檔案管理工作的開展要緊隨時代的發展步伐，并對現有的管理技術、管理模式、管理制度進行創新和完善，同時還需要抓住歷史機遇，確保人事檔案管理工作的順利進行，從而提高管理工作的整體效率和質量。

（作者單位：平頂山市昭平臺水庫管理局）