高校財務共享服務研究

姜奕妃 高向雷 張雨婷

[摘 要] 互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展促進了信息化時代的進程。信息化時代的到來為高校財務共享服務創(chuàng)造了先決條件，但在我國，建設財務共享服務的高校仍然很少。高校財務共享服務中心的建設能夠加強財務信息在學校內(nèi)部的流通，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一處理，為高校的財務共享服務中心建設打開了新的局面，在高校中實行財務共享需要高校培訓專業(yè)的財務共享小組和完善的財務共享信息流網(wǎng)絡平臺以及完整的業(yè)務流程及制度，高校通過財務共享系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)信息的統(tǒng)一化處理，財務與業(yè)務的融合，而且會提高了高校的整個管理水平。

[關鍵詞] 高校;財務;共享服務

[中圖分類號] F270[文獻標識碼] A[文章編號] 1009-6043（2019）04-0183-02

隨著我國高校辦學規(guī)模的不斷擴大，高校內(nèi)部財務活動也隨之變得繁雜，對高校財務部門及其他管理部門形成了一定的挑戰(zhàn)。財務共享服務的熱潮應運而生。

一、高校財務共享服務的必要性

（一）客觀發(fā)展的需要

近年來，越來越多的集團企業(yè)開始構建財務共享服務，但在高校中財務共享服務還未引起廣泛關注。高校的財務信息關系到教職員工和在校學生的個人利益，隨著辦學規(guī)模不斷地擴大高校對其各學區(qū)及部門在財務信息的管理能力逐漸減弱，對加強財務管理方面的需求日益強烈，通過構建財務共享服務有利于充分了解高校各學區(qū)及部門的業(yè)務內(nèi)容及流程，制定解決方案推進高校發(fā)展。

（二）部門間協(xié)調的需要

高校各部門之間運作時會不可避免地存在相互重疊的業(yè)務，在獲取財務信息時也容易出現(xiàn)重復的情況，在處理財務信息時，可能存在諸如部門間信息無法同步等問題。為此，高校可以通過構建財務共享服務中心使財務信息在各部門之間傳遞，避免對信息的重復獲取，加強對財務信息的管理。

（三）構建高校信息化的需要

使用者在使用信息時應確保該信息能夠在各學區(qū)及部門間共享，確保信息的真實性和完整性，只有這樣的信息才能在管理中存在價值。構建財務共享服務有利于高校加強對信息的管理，提高信息處理效率，提升信息的有效性，為決策提供有力支撐。

二、高校財務共享服務的現(xiàn)狀

（一）各部門信息不共享

目前，高校的各職能部門在管理上多呈相互獨立模式，各部門間的信息不能進行及時有效地交換，各部門人員之間缺乏溝通，對信息的掌握不夠全面，導致信息孤島的形成。信息孤島的存在直接導致了高校內(nèi)部的重疊程序和跨部門運作，降低了信息管理的工作效率。

（二）數(shù)據(jù)共享平臺尚不完善

在大多數(shù)高校中，各部門都有相對獨立的管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)間缺乏能夠使信息在各部門間傳遞的統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，導致了各部門間獲取的信息冗雜，處理信息效率低下。近年來，一些高校嘗試構建數(shù)據(jù)共享平臺，但對于信息處理問題在實際應用中未取得實質性進展。

（三）網(wǎng)絡安全問題

財務共享服務和數(shù)據(jù)共享平臺的構建都需要高校具備穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡環(huán)境。一些高校并不具備高端的硬件設備及技術支持，而在“互聯(lián)網(wǎng)+”的社會環(huán)境下，網(wǎng)絡系統(tǒng)一旦被非法介入將會對高校造成重大損失。因此，高校要實行財務共享必須引入強大的網(wǎng)絡信息技術和軟硬件設施用以維護網(wǎng)絡安全。

（四）缺乏財務信息管理人才

構建財務共享服務代替了傳統(tǒng)的會計核算業(yè)務，原會計核算人員需要擁有更深一層的信息分析能力和數(shù)據(jù)處理能力，大幅度提高了對財務人員的要求。同時，我國現(xiàn)有的會計人員構成還處在老齡化階段，大多數(shù)會計人員對財務共享服務的了解和接觸尚淺，這使財務共享服務在實際操作時的難度加大，普及速度減緩。

三、高校財務共享服務的構建

（一）高校財務共享服務的戰(zhàn)略定位

戰(zhàn)略定位是整個財務共享服務的指引和方向，對于共享服務的定位具有至關重要的意義。高校財務共享服務的戰(zhàn)略目標可以分為降低成本、提升業(yè)務處理效率以及二者兼有三種戰(zhàn)略目標。以目標范圍劃分，又可分為財務信息僅在財務部門之間共享和在全校各業(yè)務部門間均實現(xiàn)共享兩種戰(zhàn)略目標。以上戰(zhàn)略目標的定位必須明晰。

（二）組織與人員的整合

組織與人員的整合與戰(zhàn)略定位息息相關，戰(zhàn)略定位決定了財務共享服務的內(nèi)部組織構成。組織劃分通常以具體職能進行劃分，各職能組分別負責標準化程度高、專業(yè)程度深的工作。另一種現(xiàn)代的組織劃分是以業(yè)務流程為標準進行劃分。職員的崗位設置，必須滿足崗位與技能相匹配、崗位與素質相匹配、崗位與空間相匹配三個要素。高校建立財務共享服務應以目標定位的難易程度決定人員數(shù)量。

（三）業(yè)務流程再造

業(yè)務流程為戰(zhàn)略目標服務，以最優(yōu)路徑為基礎，調配組織及各種資源，用以滿足業(yè)務的需要和最佳目標。高校財務共享服務的構建需要對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務事項的財務流程進行再造。按照標準對高校業(yè)務事項進行分類、重整，規(guī)范化的采集和處理各教學院系、行政管理部門、后勤服務部門等的財務信息和非財務信息，為后續(xù)的數(shù)據(jù)信息傳輸處理，實現(xiàn)管理目標奠定基礎。對于繁雜的業(yè)務應拆分為多個標準單元，統(tǒng)一的標準使精細的專業(yè)化分工成為可能。

（四）規(guī)范業(yè)務執(zhí)行標準

高校應該在各部門之間統(tǒng)一會計核算標準、數(shù)據(jù)標準、工作標準，統(tǒng)一會計核算流程。所有部門都要規(guī)范化、制度化辦公，財務部門更要嚴格實施標準化作業(yè)，為了強化會計核算標準統(tǒng)一，首先要做到數(shù)據(jù)提供的標準化，即財務工作中使用的信息應當是全校通用標準。其次，會計核算中，使用的會計科目、業(yè)務分類以及項目都必須統(tǒng)一規(guī)范，填寫方式也應當一致。各教學院系、管理部門必須嚴格執(zhí)行標準規(guī)范，不得隨意修改，以確保部門間會計核算口徑統(tǒng)一，同時也方便各院系間內(nèi)部報表的比較、分析和考核。

（五）成立跨部門工作小組

財務共享服務涉及各個部門間的財務信息及非財務信息，在依托互聯(lián)網(wǎng)技術基礎上，需要各部門具備專業(yè)知識技能的人員協(xié)同配合，對標準進行推定?？绮块T工作小組可以收集各部門信息，為最終財務共享服務建立提供數(shù)據(jù)基礎，增強制定標準的合理性和規(guī)范性。并且業(yè)務流程的再造是一個將流程不斷細化的過程，這就需要各部門熟悉業(yè)務的一線人員進行流程分解，進而制定詳細的標準。業(yè)務流程的確定應當具有一定的穩(wěn)定性，確定后不得隨意變更。

四、高校財務共享服務的優(yōu)化建議

（一）促進財務共享體系全員化建設

目前，國內(nèi)許多高校財務共享服務中心還沒有建立學校內(nèi)部財務部門、管理部門等各自的財務信息管理機構，各部門相互之間孤立存在，各分系統(tǒng)之間沒有統(tǒng)一的控制人員和數(shù)據(jù)標準。各部門之間管理職能互相交互重疊，這樣在業(yè)務處理過程中會造成數(shù)據(jù)的重復增加工作量，所以高校應該按照自己的需求設立財務共享的服務目標，在學校內(nèi)部各部門選用并培養(yǎng)人員參與財務共享的設計和建設，將本院以及本行政管理部門的業(yè)務流程進行收集、歸納、總結，最后統(tǒng)一上交到財務部門，從而實現(xiàn)財務共享體系的全員化建設，進而促進財務共享服務在高校的優(yōu)化建設。

（二）完善財務信息流的網(wǎng)絡集成

財務共享服務中心的建設主要是靠信息技術的支撐，信息化需要滲透到每個分系統(tǒng)的運作中，在各分系統(tǒng)相互聯(lián)系的過程中，也需要網(wǎng)絡信息技術的介入，通過完善財務信息流的網(wǎng)絡集成，實現(xiàn)在學校的不同校區(qū)之間、不同專業(yè)及管理部門之間的業(yè)務處理活動能夠及時傳輸?shù)截攧詹块T，以便財務部門對財務信息的收集及處理，使得財務業(yè)務的處理不受時間、空間的限制，實現(xiàn)財務業(yè)務與財務信息相融合，并且促進財務共享信息的及時傳輸。

（三）規(guī)范財務共享制度與流程

規(guī)范財務共享制度，首先要建立財務監(jiān)督體制，財務監(jiān)督是高校財務活動順利進行的重要保障，監(jiān)督機制要包括社會公眾監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督，從而形成對系統(tǒng)全程監(jiān)督，保障高校財務共享的服務質量。為了解決財務信息化管理人才缺乏的問題，可以通過建設財務人員績效考評制度，缺乏工作經(jīng)驗的新人員可以從底層做起，處理一些基礎的業(yè)務，待業(yè)務熟練后再處理較難的業(yè)務，在此過程中，提拔或獎勵業(yè)績優(yōu)秀的人員，這種方式不但可以激勵工作人員，還有效的為財務共享培養(yǎng)了人才。財務共享流程主要包括初步審核、單據(jù)填制和資金的收付，對財務共享流程進行梳理和優(yōu)化，將復雜的業(yè)務進行分類和分級處理，對于簡單、風險低的業(yè)務單據(jù)，系統(tǒng)可以自動智能生成憑證，這樣就縮短了財務處理的時間和財務人員的工作壓力，同時實現(xiàn)流程管控統(tǒng)一化和業(yè)務處理自動化。

五、結語

高校財務共享服務中心的建設能夠加強財務信息在學校內(nèi)部的流通，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一處理，為高校的財務共享服務中心建設打開了新的局面，在高校中實行財務共享需要高校培訓專業(yè)的財務共享小組和完善的財務共享信息流網(wǎng)絡平臺以及完整的業(yè)務流程及制度，高校通過財務共享系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)信息的統(tǒng)一化處理，財務與業(yè)務的融合，更加提高了高校的整個管理水平。

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[責任編輯：潘洪志]