現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

鮑銳

[摘要]隨著時代的發(fā)展與變化，辦公室管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)的核心，在企業(yè)發(fā)展和興起的道路上越發(fā)的重要。經濟發(fā)展和政策的變化讓企業(yè)辦公室的管理面臨了巨大的挑戰(zhàn)和機遇，原始陳留的思想和工作經驗早已不再適用。本文通過對現(xiàn)在社會形勢下的企業(yè)辦公室管理所出現(xiàn)的問題進項了討論，并對辦公室管理工作的優(yōu)化與完善提出的建議和探討。

[關鍵詞]辦公室 管理 工作效率

辦公室的有效運作是現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)定運營的基礎。通過老方法和老觀念來運營現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作往往會導致辦公室無法正常運作，這將會給企業(yè)帶來嚴重性的打擊，企業(yè)管理人員應當充分意識到辦公室在整個企業(yè)做起到的作用價值，并且結合現(xiàn)階段的社會形勢來制定新的工作方法和內容。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的作用價值

就企業(yè)來說，辦公室的地位如同電腦的處理器一樣，掌控著各個部門協(xié)同合作、穩(wěn)定運行的核心管理機構，是下達命令的總調度中心，辦公室與企業(yè)領導、各個部門以及旗下員工之間密不可分。除了下達命令和綜合調度的職能之外，企業(yè)辦公室還是決策、指揮以及執(zhí)行系統(tǒng)的協(xié)調部門。但是作為現(xiàn)代企業(yè)的核心機構來說，辦公室的管理和運營一旦陷入癱瘓，將會直接映射到整個企業(yè)的正常運作，甚至可能導致企業(yè)陷入到危機的狀態(tài)。在我國日新月異的綜合實力下，辦公室管理方式的突破與創(chuàng)新將為整個企業(yè)的管理注入全新的活力，并且?guī)砣碌臋C遇和挑戰(zhàn)。在這個競爭日益激烈的社會中，管理方式和思維的突破與創(chuàng)新將意味著一個企業(yè)能否穩(wěn)定長遠的發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理過程中的現(xiàn)象

1.辦公室管理沒有制定合理有效的制度，難以落實

良好的制度和規(guī)范是企業(yè)正常運行的基礎。現(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理體制不夠健全，傳統(tǒng)的辦公室管理方式和思維已經不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要：各部門不服從協(xié)調和安排，導致員工在執(zhí)行決策時遭遇阻力較大，不但降低了工作的效率和質量，也造成了人力物力的浪費，一旦突發(fā)情況，整個企業(yè)都會亂成一團。我們需要將管理與日常活動順利進行，改善企業(yè)內環(huán)境，讓企業(yè)的辦公規(guī)模化，并且有章可循，解決和建立完善的現(xiàn)代化的企業(yè)辦公是公司運營里最重要的。

2.辦公室管理沒有做好協(xié)調工作，效率低下

首先，下達決策和收集反饋信息是現(xiàn)在企業(yè)辦公的主要工作，同時因為各個部門有著密不可分的聯(lián)系，所以協(xié)調工作也尤為重要，這就要求辦公室具備良好溝通以及能應對突發(fā)情況的能力。其次員工的心態(tài)也會隨著工作的推進而變化，情緒低迷以及目標不明確就會導致工作效率的下降，這時就需要企業(yè)調動員工積極性，并且盡可能的為員工考慮更多的方法。

3.辦公室管理沒有創(chuàng)新突破，思維陳舊

循規(guī)蹈矩的陳舊思維是阻礙企業(yè)迸發(fā)活力的關鍵。一些中小型企業(yè)里，辦公室的工作人員過于聽從領導的意見和安排，上下協(xié)調、傳達任務也僅僅是對原詞原句的傳達，并對其他事情不聞不問，工作方法不加思考，缺乏主動性和主觀性，一味地按照以前的方法進行工作，工作效果和效率很低。辦公室的工作是要對未來有一定的預防和預見性，才能保證企業(yè)不管發(fā)生什么情況都能靈活應對。企業(yè)缺乏對新形勢下穩(wěn)定發(fā)展的分析，缺乏企業(yè)內新問題的研究，缺乏企業(yè)新措施的制定。因此現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理工作要做到實時更新，不斷的實現(xiàn)方法和思維的雙重突破。

4.辦公室管理企業(yè)員工不用心，沒有人才的引入

現(xiàn)在不少企業(yè)都面臨著另一個嚴重的問題，企業(yè)員工流失率大，同時又沒有新人加入，招聘人來人往，留下的寥寥無幾，人員的建設步履維艱。企業(yè)應該從內部人手，首先是對面試人員能力的掌控，這是企業(yè)對外的第一道風景，其次是企業(yè)內部培訓和管理，一定要考慮到新員工的接受能力以及培訓內容的人性化和合理化，最后就是招聘渠道的選擇和人員素質的選擇一定要用心，不能糊弄了事，新鮮力量的持續(xù)補充才是公司長久發(fā)展的基礎。

三、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

1.制定切實可行的規(guī)章制度，主抓實干

要堅決加強企業(yè)的制度建設，規(guī)章制度與管理流程要得到建設和完善，強化執(zhí)行力，制定企業(yè)管理規(guī)范，使企業(yè)以及各部門的工作責任得到落實。建立和健全各部門的崗位規(guī)范、考核標準，切實做到各項工作有標準，人人有責任，充分調動每一名工作人員的積極性。要建立和完善切合企業(yè)實際的考核評價制度，保證日常工作的科學性，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行適當獎勵，也要有相應的處罰措施，獎懲制度同時推進才能調動企業(yè)員工工作的積極性，才能提高辦公室的工作效率，并且推動辦公室管理工作更穩(wěn)定的發(fā)展。

2.完善企業(yè)統(tǒng)籌，創(chuàng)新協(xié)調方法

提高辦公室人員的統(tǒng)籌協(xié)調能力，利用其良好流暢的協(xié)調能力，有效的處理各部門之間的關系，做到企業(yè)內部氛圍和諧，指派任務有效率的送達。辦公室管理不止要做好企業(yè)內部組織協(xié)調工作，而且還要加強各方面的溝通與聯(lián)系，要確保組織有序，有效協(xié)調，統(tǒng)一各部門、人員之間的思想，在密切合作的基礎上，形成互利共贏的局面。企業(yè)應當積極探尋辦公室管理工作方法上的創(chuàng)新，要不斷做出適應當前市場環(huán)境和新形勢下辦公室工作的新模式，把方法創(chuàng)新和工作相結合，使辦公室管理適應新環(huán)境下的要求，更好的為企業(yè)的發(fā)展做出重要的貢獻。

3.按能力分配工作性質，加強隊伍建設人性化

首先，企業(yè)員工自己要有主動學習的能力和欲望，不斷地充實自己的能力與眼界，同時按照員工不同的特性來分配其合適的工作，用人不光要以能力，更要以品行。然后企業(yè)要重視員工的成長與心理健康，積極組織一些當前社會形勢下先進的心理學講座，并且及時與員工進行溝通與交流。最后要樹立員工正確的工作思想，可以的話企業(yè)可以準備自己公司的心理醫(yī)生，開展員工培訓交流會，促進企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與員工之間的交流與發(fā)展。

結束語：總結來說，在不斷發(fā)展的時代下，辦公室在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中的作用將會越來越顯著，因此現(xiàn)代企業(yè)必須明白，積極探究和摸索有效的管理方式、優(yōu)化工作方式和思維來促進和完善辦公室管理工作的效率，從而帶動企業(yè)在競爭緊張的環(huán)境里走向更好的未來。