現代企業辦公室管理工作的優化與完善

鮑銳

[摘要]隨著時代的發展與變化，辦公室管理工作作為現代企業的核心，在企業發展和興起的道路上越發的重要。經濟發展和政策的變化讓企業辦公室的管理面臨了巨大的挑戰和機遇，原始陳留的思想和工作經驗早已不再適用。本文通過對現在社會形勢下的企業辦公室管理所出現的問題進項了討論，并對辦公室管理工作的優化與完善提出的建議和探討。

[關鍵詞]辦公室 管理 工作效率

辦公室的有效運作是現代企業穩定運營的基礎。通過老方法和老觀念來運營現代企業辦公室管理工作往往會導致辦公室無法正常運作，這將會給企業帶來嚴重性的打擊，企業管理人員應當充分意識到辦公室在整個企業做起到的作用價值，并且結合現階段的社會形勢來制定新的工作方法和內容。

一、現代企業辦公室管理工作的作用價值

就企業來說，辦公室的地位如同電腦的處理器一樣，掌控著各個部門協同合作、穩定運行的核心管理機構，是下達命令的總調度中心，辦公室與企業領導、各個部門以及旗下員工之間密不可分。除了下達命令和綜合調度的職能之外，企業辦公室還是決策、指揮以及執行系統的協調部門。但是作為現代企業的核心機構來說，辦公室的管理和運營一旦陷入癱瘓，將會直接映射到整個企業的正常運作，甚至可能導致企業陷入到危機的狀態。在我國日新月異的綜合實力下，辦公室管理方式的突破與創新將為整個企業的管理注入全新的活力，并且帶來全新的機遇和挑戰。在這個競爭日益激烈的社會中，管理方式和思維的突破與創新將意味著一個企業能否穩定長遠的發展。

二、現代企業辦公室管理過程中的現象

1.辦公室管理沒有制定合理有效的制度，難以落實

良好的制度和規范是企業正常運行的基礎。現代企業辦公室的管理體制不夠健全，傳統的辦公室管理方式和思維已經不能滿足現代企業發展的需要：各部門不服從協調和安排，導致員工在執行決策時遭遇阻力較大，不但降低了工作的效率和質量，也造成了人力物力的浪費，一旦突發情況，整個企業都會亂成一團。我們需要將管理與日常活動順利進行，改善企業內環境，讓企業的辦公規模化，并且有章可循，解決和建立完善的現代化的企業辦公是公司運營里最重要的。

2.辦公室管理沒有做好協調工作，效率低下

首先，下達決策和收集反饋信息是現在企業辦公的主要工作，同時因為各個部門有著密不可分的聯系，所以協調工作也尤為重要，這就要求辦公室具備良好溝通以及能應對突發情況的能力。其次員工的心態也會隨著工作的推進而變化，情緒低迷以及目標不明確就會導致工作效率的下降，這時就需要企業調動員工積極性，并且盡可能的為員工考慮更多的方法。

3.辦公室管理沒有創新突破，思維陳舊

循規蹈矩的陳舊思維是阻礙企業迸發活力的關鍵。一些中小型企業里，辦公室的工作人員過于聽從領導的意見和安排，上下協調、傳達任務也僅僅是對原詞原句的傳達，并對其他事情不聞不問，工作方法不加思考，缺乏主動性和主觀性，一味地按照以前的方法進行工作，工作效果和效率很低。辦公室的工作是要對未來有一定的預防和預見性，才能保證企業不管發生什么情況都能靈活應對。企業缺乏對新形勢下穩定發展的分析，缺乏企業內新問題的研究，缺乏企業新措施的制定。因此現代企業的辦公室管理工作要做到實時更新，不斷的實現方法和思維的雙重突破。

4.辦公室管理企業員工不用心，沒有人才的引入

現在不少企業都面臨著另一個嚴重的問題，企業員工流失率大，同時又沒有新人加入，招聘人來人往，留下的寥寥無幾，人員的建設步履維艱。企業應該從內部人手，首先是對面試人員能力的掌控，這是企業對外的第一道風景，其次是企業內部培訓和管理，一定要考慮到新員工的接受能力以及培訓內容的人性化和合理化，最后就是招聘渠道的選擇和人員素質的選擇一定要用心，不能糊弄了事，新鮮力量的持續補充才是公司長久發展的基礎。

三、現代企業辦公室管理工作的優化與完善

1.制定切實可行的規章制度，主抓實干

要堅決加強企業的制度建設，規章制度與管理流程要得到建設和完善，強化執行力，制定企業管理規范，使企業以及各部門的工作責任得到落實。建立和健全各部門的崗位規范、考核標準，切實做到各項工作有標準，人人有責任，充分調動每一名工作人員的積極性。要建立和完善切合企業實際的考核評價制度，保證日常工作的科學性，對表現優異的員工進行適當獎勵，也要有相應的處罰措施，獎懲制度同時推進才能調動企業員工工作的積極性，才能提高辦公室的工作效率，并且推動辦公室管理工作更穩定的發展。

2.完善企業統籌，創新協調方法

提高辦公室人員的統籌協調能力，利用其良好流暢的協調能力，有效的處理各部門之間的關系，做到企業內部氛圍和諧，指派任務有效率的送達。辦公室管理不止要做好企業內部組織協調工作，而且還要加強各方面的溝通與聯系，要確保組織有序，有效協調，統一各部門、人員之間的思想，在密切合作的基礎上，形成互利共贏的局面。企業應當積極探尋辦公室管理工作方法上的創新，要不斷做出適應當前市場環境和新形勢下辦公室工作的新模式，把方法創新和工作相結合，使辦公室管理適應新環境下的要求，更好的為企業的發展做出重要的貢獻。

3.按能力分配工作性質，加強隊伍建設人性化

首先，企業員工自己要有主動學習的能力和欲望，不斷地充實自己的能力與眼界，同時按照員工不同的特性來分配其合適的工作，用人不光要以能力，更要以品行。然后企業要重視員工的成長與心理健康，積極組織一些當前社會形勢下先進的心理學講座，并且及時與員工進行溝通與交流。最后要樹立員工正確的工作思想，可以的話企業可以準備自己公司的心理醫生，開展員工培訓交流會，促進企業與企業、企業與員工之間的交流與發展。

結束語：總結來說，在不斷發展的時代下，辦公室在現代企業發展過程中的作用將會越來越顯著，因此現代企業必須明白，積極探究和摸索有效的管理方式、優化工作方式和思維來促進和完善辦公室管理工作的效率，從而帶動企業在競爭緊張的環境里走向更好的未來。