提高辦公室文秘工作質量芻議

高馳

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）3-117-02

摘 要 辦公室作為一個單位的綜合性管理部門，起著聯系左右、溝通內外和承上啟下的作用。文秘工作人員作為辦公室的重要成員，其素質高低直接影響單位行政效能的高低與行政成本的大小。在新時代，文秘工作人員必須要從苦練內功、加強調查研究和提高保密意識等方面著手，聯系本單位的實際工作情況，努力提高辦公室文秘工作的水平、效率和質量。

關鍵詞 辦公室 文秘工作 效率

辦公室作為一個單位的綜合性管理部門，起著聯系左右、溝通內外和承上啟下的作用。文秘工作人員作為辦公室的重要成員，其素質高低直接影響單位行政效能的高低與行政成本的大小。在新時代，文秘工作人員必須要從苦練內功、加強調查研究和提高保密意識等方面著手，聯系本單位的實際工作情況，努力提高辦公室文秘工作的水平、效率和質量。如何提高辦公室文秘工作質量？本人認為需要注意以下八個方面。

一、苦練內功，夯實個人業務水平

當今社會發展日新月異，新事物、新知識、新思想不斷地充斥在我們周遭，文秘工作者要想給領導當好參謀、助手，必須要樹立終身學習的理念。首先，注重自我學習。文秘工作者要善于通過書籍、報刊、網絡等多種途徑搜集有效信息，并加以提煉，在不斷思考和總結中提煉新思想，學、思、踐、悟、行齊頭并進，增加自身信息儲備量，努力提升自身理論和實踐素養。其次，加強討論學習。文秘工作者可以就新政策、思想等進行交流與討論，集中學習，共同進步，加快自身信息更新頻率。最后，文秘工作者要重視自我的思想政治教育，深化責任意識，強化理論武裝，拔高個人的思想及政治站位，為高謀篇布局打牢基礎。同時，文秘工作在企業中工作相對繁重，只依靠一個人根本無法將辦公室文秘工作做好，對企業今后的穩定發展也非常不利。要想全面提升文秘工作水平，就要提高文秘工作人員的薪資待遇，在多方面實行激勵措施，拓展文秘工作人員數量，為企業辦公室文秘工作人員提供有效保障。

二、加強調查研究，做好信息準備

毛澤東同志曾說：“沒有調查，就沒有發言權。”領導的決策是基于文秘工作者所提供的信息進行的，文秘工作者所反映的信息是否全面、準確，將直接影響領導者決策的成功與否。這就要求文秘工作者必須要保持實事求是的工作作風和嚴肅認真的態度，深入實際，積極進行實踐調查研究，了解第一手材料，并及時對其進行全面分析，做細做實做深相關工作，為領導機關和領導者決策提供依據與參考，使決策結果更加符合客觀實際情況，切實做到決策規范化與科學化。文秘工作者要增強對信息調查準備的主動性，做好參謀服務工作。為此，文秘工作者一要圍繞中心，通盤考慮，做到參之有道；二要準確領會領導意圖，做到謀之有方；三要做好調查研究工作，提高信息處理效率，做到言之及時。

三、提高保密意識，做好機要保密工作

辦公室是一個單位的重要部門，同時也是一個單位機密高度集中的機要部門，常常接觸到一些涉密文件和資料，因此，如何做好保密工作是至關重要的。機關保密范圍，一般包括文電、會議、印信、通信、各類情況、高層領導活動保密等內容。

因而，作為文秘工作者不僅要嚴守政治紀律，更要對崗位忠誠，做到“不該問的不問，不該說的不說，不該做的不做，不該記的不記”。一要嚴格恪守單位相關保密制度，注重對機密文件、圖紙、資料、照片、檔案、信函和視頻資料的管理工作，做好文件歸類工作。二要積極踐行“知密但不失密”的原則，慎言慎行。三要提高意識，增強對辦公電腦網絡安全重要性的認識，定期、及時地更新辦公電腦殺毒軟件、防火墻等網絡安全工具，真正做到“涉密電腦不上網，上網電腦不涉密”，以杜絕各類泄密事件的發生。

四、講究協調藝術，改進工作方法

辦公室工作面較廣且繁雜，每一項工作都會對全局有一定的影響。一方面，辦公室內部要優化文秘人員結構，明晰工作內容，協調分工合作，夯實工作實效。另一方面，要做好各個部門的協調和統籌工作，堅持重大情況歸口匯報，做到“不越位、不貪功，識大體、顧大體”，當好單位各個部門之間溝通的橋梁。文秘工作者既要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考慮到多種復雜的主、客觀因素，兼顧到各方各面；既要善于抓大事，抓關鍵處，突出工作重點，又要注重細節管理，注意工作的細微處，嚴防“破窗效應”。文秘工作者在工作過程中，要不斷摸索辦公室工作的規律，講求方法，分清工作的主輕重緩急，堅持原則底線。樹立“大事講原則，小事講風格”的工作思路，凡事公心推動，時刻維護集體的利益，只為集體想辦法，不為私利找理由。

五、深化責任及服務意識，強化工作作風

辦公室主要職責是為領導、部門及基層工作人員服務，工作往往有著一定的偶然性和突發性，這就要求文秘工作者要做到未雨綢繆，以工作的超前性和預見性增強對于工作的服務能力，切實打造成服務型辦公室。文秘工作者要提高個人的責任及服務意識，保質保量地完成領導和其他部門交辦的工作任務。從文件的整理、形成到公布，決不能拖拖拉拉，要快速及時、高質高效。力戒“多、推、虛、浮”的作風，牢固樹立全局意識、補臺意識、命運共同體意識，凡事一旦考慮周全就要馬上行動。工作中狠抓“勤”字，做到勤在點子上，勤在關鍵處。持續地在上傳下達、流程實施、政策制定、監督落實、辦文辦會方面上下足功夫。消除自身懶、慢、拖的不良思想及行為，理清工作思路及頭緒，以“穩、快、準”的工作風格，將各種文件有條不紊的處理好。

此外，文秘工作者要嚴格遵守單位工作紀律，強化規矩意識，形成團結一致、勤政廉潔、作風嚴謹、不圖名利、默默無聞的優秀品質，特別是對內部規章制度嚴格執行，將紀律和規矩擺在首位。用好制度，制度是感情的壁壘，人情的屏障，做到“有所為，有所不為。”從文件的簽收、登錄、擬批、閱批、催辦、督辦到立卷、歸檔、銷毀，都要嚴格按規則處理，嚴禁粗放隨意。

六、注重總結，加速公文運轉效率

公文種類繁雜，運轉環節復雜，有些重要公文必須經多位領導審閱，多個部門聯合辦理，如無一定章法，差錯難以避免。為此，一要及時做好收文記錄，對收到的公文進行詳細的登錄，把內容及相關要求進行整理記錄。二要靈活領會催辦的技巧，如利用下次公文傳閱的時機向領導詢問上次傳閱的公文情況，或是將公文傳閱夾放在領導辦公桌顯眼位置。三要抓住領導日常活動規律。例如：傳達文件既要遵守流程又要提高效率，這就需要文秘工作人員發揮作用，協調領導工作內容和時間，促進公文在規定時間內的政策流轉。四要做好督辦工作。一分部署，九分落實。對領導重點關注的事項要做好處理進度的記錄，做到緊抓不放，大膽督查，跟蹤問效，直至落實，并及時向領導匯報及反饋。同時也要向交辦工作的相關領導和部門工作同志，做出必要的解釋和情況反饋，避免產生矛盾與誤解，影響工作進展。綜合辦公室和其他部門有所不同，工作往往比較雜亂，如果不能夠及時地進行總結，各項工作就難以形成系統。因此文秘工作者要注重對自身工作的總結，這樣可以在工作中少走彎路，有效提高工作質量和效率。

七、加強網絡知識學習，提高辦文、辦會等工作的效率

現階段是“互聯網+”的時代，越來越多的網絡新媒體技術被廣泛運用到各行各業中。以其高效、便捷的優點，使得辦公自動化在各單位普遍應用。辦公自動化徹底改變了以往那種通知靠電話，文件靠雙腿，工作質量上不去，工作效率低下的局面。辦公自動化的核心在于人機關系，這就要求對人員素質進行提高與改造，積極參加各種相關的業務培訓與學習，增強自身網絡技術知識的學習技能，以盡快適應新時期辦公室文秘工作的需要。堅決杜絕由于技術不過關、操作不到位的因素，而影響工作的現象發生，更要做好無人狀態、非工作時間的辦公室管理工作。

八、注重黨建工作，發揮黨建生產力作用

文秘工作者雖說沒有直接參與到單位生產、經營等環節，但也為生產出力。尤其表現在黨建文秘人員身上。黨建工作主要是調節組織和員工的思想和行為，發揮凝聚人心、鼓舞士氣的作用。黨建工作與生產經營活動越契合，組織和員工的思想就越正向。由此可知，黨組織的領導力與員工的積極性和創造性成正比關系，黨建作用發揮的越充分，員工為單位創造的價值也就越高。因此，黨建文秘工作者要將崗位實際和行政工作相結合，堅定理想信念，堅持正確的政治方向，以敏銳的政治洞察力和工作執行能力，貫穿于黨建工作的全過程，抓好消化關和轉化關，當好參謀和助手。

辦公室文秘工作是一項綜合性、實踐性很強的工作，需要每一位文秘工作者在實踐的過程中多聽、多看、多想、多悟，堅持與時俱進、理論聯系實際的科學方法論，不斷吐故納新，不斷提高自身的綜合素質，夯實自身建設，這樣才能高質量做好辦公室文秘工作。同時，在當今經濟迅速發展背景下，信息技術同樣也在處于高速發展狀態，企業要想不斷提升自身競爭力，就要對辦公室進行整改，切實提高辦公室文秘工作水平及質量，促進辦公室工作的效率整體增強，對提高企業競爭力具有重要現實意義。

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