淺談血站專業檔案規范化管理整理方法

血站專業檔案是指血站在采供血工作中產生的諸如獻血者登記表、血液檢測、血源管理、血液供應等記錄的原始文件材料，是一個血站采供血工作的真實反映，也是輸血事業發展的歷史記載。這些檔案資料管理是否規范，全方位地反映血站整體管理水平。宜昌市中心血站多年來在省市檔案局指導下，摸索出一套適合本站專業檔案規范化管理整理方法，我站在 2008年檔案規范化管理工作達到AAA級，后又復查達標。現將我站專業檔案規范化管理整理方法進行交流探討。

一、中心血站專業檔案規范化管理整理方法

我站專業檔案規范化管理整理方法包含12個基本步驟，即分類、組卷、排列、編號、編目、擬寫案卷題名、編制案卷封面、裝訂、填寫備考表、編制檔號、裝盒、編制檢索工具。

（一）分類。我站專業檔案根據文件材料形成規律、內容特點，本著便于保管、方便利用的原則，根據《湖北省科技事業單位檔案工作規范管理評定標準》、宜昌市檔案局業務指導科和我站質量控制的要求，進行了科學性和適用性相結合的分類，共分為9大類：1.質量管理類。質量評審、體系文件、血液成分、工藝衛生、關鍵設備、關鍵材料、過程記錄、其它等種類。2.體檢采血類。采血日志、獻血反應登記表、采血袋使用記錄、檔案合并信息記錄、初篩試劑使用記錄、獻血者回訪記錄表、標本運送記錄等種類。3.血液檢測類。血液檢測結果明細表、血標本兩次檢測原始記錄、室內質控記錄、初檢結果報告單、復檢結果報告單、HIV抗體確認報告單、檢驗試劑批檢報告、部省室內質評原始記錄、室間質評反饋結果等種類。4.成分單采類。血小板單采記錄、機采用品消毒記錄、機采反應登記表等種類。5.成分制備類。制備過程記錄表、血液破袋處理記錄、凈化間環境消毒記錄等種類。6.血液供應類。血液出庫單明細表、血液出庫單、溫度記錄、報廢庫記錄、成分預約單等種類。7.血源管理類。獻血者登記表、獻血者明細表、獻血者淘汰登記表、稀有血型檔案管理表等種類。8.專業綜合類。醫用廢物、物料、業務統計種類。一是醫用廢物： 血液報廢明細表、醫療廢物報廢血液交接記錄表、醫療用品消毒記錄表等種類。二是物料：物料庫存量報表、供方能力評定表、物料入庫登記表、檢驗試劑與實驗材料交接記錄、試劑冰箱溫度記錄單等種類。三是業務統計：采供血機構統計報表、業務統計明細表種類。9.數據信息類。計算機管理及維護信息記錄表、數據核對表、網絡安全培訓材料。

（二）組卷。同一年度專業檔案按類別組卷，同一類別數量多的，按同一類別時間段組卷。每卷根據檔案盒厚度確定，為了能裝進盒，我站專業檔案每卷檔案厚度不超過4mm厚。比如：血液檢測結果明細表幾天時間就能組成一卷，不規定具體幾天，但要考慮這種類別同一天的，不能分成兩卷；血液初檢結果報告單3-6個月可能就組成一卷，這種類別要考慮1個月不能拆開分成兩卷；獻血者登記表不一樣，一天采血多的，一天就組成幾卷，可以按血型組卷，采血少時幾天組成一卷；冰箱溫度記錄一年組成一卷等。總之，組卷時，不能跨年度組卷，同一類別分別按天、月、季、半年、一年組卷，方便查找利用。

（三）排列。同一類別按年度時間先后順序排列。

（四）編號。就是指編頁號。單面書寫的材料用鉛筆在右下角編寫頁號；雙面書寫的材料正面在右下角和背面在左下角編頁號。有文字記錄的都要編頁號，空白紙不編頁號。

（五）編目。就是案卷檔案內要編卷內目錄。卷內目錄格式要求內容有：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。

（六）擬寫案卷題名。案卷題名就指案卷標題。專業檔案案卷題名基本結構一般由三部分組成，即：單位-日期-類別。如：宜昌市中心血站2012年1月1日至4日無償獻血者登記表、宜昌市中心血站2012年1月至6月血液復檢結果報告單等。

（七）編制案卷封面。案卷封面有案卷外封面和案卷內封面兩種形式。外封面印制在卷盒的正表面或脊背上，內封面排列在卷內目錄之前。案卷外封面基本項目有：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號。案卷內封面基本項目有：案卷題名、立卷單位、起止日期、檔號。

（八）裝訂。裝訂專業檔案要采用“三孔一線”裝訂，裝訂的檔案要有案卷內封面和卷內目錄。裝訂要結實、整齊、不要壓住字跡，不漏頁和倒頁，以便于借閱和利用。

（九）填寫備考表。卷內備考表主要介紹和說明卷內有關情況，它可幫助利用者利用檔案，并為檔案鑒定提供重要依據。備考表放在專業檔案卷最后。填寫備考表字跡要工整。

（十）檔號編制。專業檔案檔號主要是指對專業檔案案卷進行編號。它起到固定專業文件材料立卷排列成果，指導、查找、調閱專業檔案的作用。我站專業檔案設三級類目：1.一級類目代號設為：Z；一級類目名稱設為：專業檔案。2.二級類目代號用阿拉拍數字：1-9；二級類目名稱分別為：（1）質量管理類，（2）體檢采血類，（3）血液檢測類，（4）成分單采類，（5）成分制備類，（6）血液供應類，（7）血源管理類，（8）專業綜合類，（9）數據信息管理類。3.三級類目代號為阿拉拍數字：a、b、c；三級類目名稱分別為：a、醫用廢物，b、物料，c、業務統計。我站專業檔案檔號結構模式及標記符號：1.用字母與阿拉伯數字相結合編號制；2.表示不同級別類號、年度用“·”分隔，案卷號之間用“-”分隔；3.專業檔案檔號結構為：專業檔案+分類號+年度+案卷順序號。專業檔案檔號圖例如下：

（十一）裝盒。裝盒時要依次檢查以上基本步驟。案卷內封面上檔號與盒上檔號要一致。裝進盒里的案卷所有內容要與檔案盒上填寫的內容要一致，每卷盒內最后要放備考表。

（十二）編制檢索工具。專業檔案根據開發利用檔案的實際需要編制檢索工具。我站專業檔案編制了案卷目錄，查找利用非常方便。案卷目錄格式：案卷號、題名、保管期限、卷內材料起止時間、備注。

二、中心血站專業檔案規范化管理的作用和意義

（一）專業檔案規范化管理的作用。血站整理專業檔案的重要性，專業檔案的原始性、完整性和管理上實現的系統化、科學化，使專業檔案成為一個可靠、有效的信息庫。通過它不但可以了解過去工作的各種成果，把握行業發展方向，同時也可以提供很多信息供科技人員立項研究，減少工作的盲目性和重復性，有效地利用現有資源，減少浪費。此外，在管理上同樣可以通過它考查過去管理的效率，尋找提高管理質量的思路。

（二）規范化整理專業檔案意義重大，查找利用非常方便，使檔案查詢、檢索效率大大提高。通過以上整理方法，我站檔案卷宗排列有序，檢索工具齊全，查找迅速方便。有了這些規范的檔案，可以從檔案資料中迅速找到合適的檔案資料，不再像整理前那樣到處翻找。

2016年6月27日，湖北省衛生督導檢查，要查找一個批檢試劑盒批號，有了規范的檔案，迅速找到。專家還抽查5年前和9年前的獻血、血液檢測和供血的原始記錄各5份，抽查血液成分質量檢查報告，質量管理培訓記錄、確認記錄等檔案，由于我站檔案資料整理規范，迅速找到。規范的檔案給專家留下了良好的印象，起到了積極的作用，為我站爭得了榮譽。類似的例子很多：整理規范的檔案信息資料在獻血者招募、獻血者表彰、輸血醫療糾紛維權、獻血服務、無償獻血返還、文明創建等業務工作中發揮了極其重要的作用，收到了顯著成效，產生了巨大的社會效益，極大地促進了宜昌市無償獻血工作的開展。宜昌市連續六次獲得了“全國無償獻血先進城市”光榮稱號，連續七年被宜昌市衛生計生委考評為衛生工作優勝單位。

三、結語

血站作為采供血專業機構，其業務工作的特殊性，決定了專業檔案管理的獨特性。正確劃分血站專業檔案的歸檔范圍和保管期限，并將檔案資料從收集、整理、分類到立卷歸檔各環節均納入管理范圍。我站制定了這樣一套科學的整理方法以及適合自身特點的專業檔案管理標準和規章制度，使檔案管理更規范化、科學化、制度化，使檔案工作有章可循，有據可依。