提高事業單位檔案管理有效性的策略探析

馬玉彪 李莉

摘 要：隨著我國的綜合國力在不斷的加強，社會在不斷的進步，由于事業單位中很多工作的開展都需要檔案作為參考資料，因此，檔案管理工作有著非常重要的作用，需要切實加強事業單位檔案管理工作的有效性。但從我國各事業單位檔案管理工作的具體開展情況來看，還存在人員素質不強、管理有效性不足等問題，需要有針對性的制定相關策略來進行改進。本文主要從當前事業單位檔案管理工作中存在的問題出發，分析如何提高事業單位檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;有效性;策略

引言

從多個方面分析傳統檔案管理方式已經難以高效完成歸檔工作、檔案收集和整理工作，導致檔案管理工作效率低下，在規定的時間內無法有效檔案管理工作，并且，經常出現檔案丟失的情況。此外，部分管理人員在檔案管理過程中過于關注工作進度，忽視創新管理思路，自然難以提高檔案管理工作效率，為了改變這一管理現狀，以下提出創新檔案管理觀念、應用信息化檔案管理方法、落實創新的檔案管理服務方式等措施，進一步提高檔案管理工作有效性和實效性。

1事業單位檔案管理工作優化的重要意義

檔案本義是指事業單位或企業在日常的管理工作中形成的可以記錄并保存各項社會或經濟活動的原始資料，其由形成者、參考價值、載體組成，可以真實地展現出歷史的風貌。事業單位的檔案管理工作，是由檔案管理工作人員直接管理，并為其他業務提供相關的檔案管理服務。準確來說，事業單位中的檔案管理工作是事業單位進行發展與改革的關鍵性部分，其直接決定著事業單位工作的順暢程度，利于確保事業單位工作的穩定性。在我國逐步進入新的經濟形勢后，各種經濟產業結構得到較大調整，相關部門也逐漸認識到檔案管理工作的重要性，加上上層部門已經結合當今的經濟新形勢做出重要性指導，也為事業單位優化檔案管理工作指出全新的方向。因此，各事業單位應該在充分結合當地實際情況后做出適當優化，繼而保證事業單位的檔案管理工作能夠實現高制度標準和高目標定位的現代化發展。同時，各事業單位也應持續探索新的檔案管理工作形式，更深入地提升檔案管理工作的有效性，兼檔案管理工作的質量與檔案資源的科學化應用，進而提升檔案管理工作的質量與效果，不斷增強其在事業單位中的地位與影響力。

2新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

2.1做好信息化檔案與傳統檔案管理方式的銜接

雖然說信息化技術已經在在社會各個層面得到有效普及，但是依然有部分事業單位檔案管理采用紙質化管理形式，但是在檔案管理工作越來越重要的今天，合理使用信息化技術能夠有效提升檔案管理工作的整體質量與效率。面對當前紙質化檔案與電子化檔案并存的現狀，不能采取消極的態度進行抵抗，而是要更積極主動的去應對這種現狀，用實際行動推動檔案管理信息化的建設與發展，逐步改變傳統的信息收集方式，將信息錄入到電腦中，借助信息技術輔助開展信息的處理與分類，形成電子文檔。雖然電子設備為管理的效率帶來很大的提升，但是如果遇到電子設備發生故障，那么很可能會傷害到檔案信息的安全，因此要切實做好電子檔案數據與信息的安全保護工作。一方面，要重視對檔案管理工作人員的信息技術培訓工作，提升其信息素養，即使遇到電子設備故障情況，也能夠靈活處理，及時應對，采取相應的補救措施，避免損失過大;另一方面，事業單位要重視在檔案管理電子設備上的投入，對于老舊的電子設備要及時進行更換，確保電子設備能夠成為檔案管理工作的有效支撐，而不是累贅。為了適應信息技術的應用，事業單位要處理好檔案管理中每一個環節工作的開展，及時發現問題，確保信息技術能夠更好地服務于檔案管理工作。

2.2提高專兼職檔案人員的業務素質

檔案人員在檔案現代化管理工作中，不僅自己要具備檔案管理專業知識，還要懂得科學管理檔案的實質內涵和特點。檔案實現現代化管理，要求檔案人員必須刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。在多數基層事業單位中，檔案人員都是身兼多職，沒有時間學習和鉆研檔案業務，對檔案管理知識比較淺薄，這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是提高檔案隊伍素質，多搞一些培訓工作，改變現有的知識結構，以適應現代化管理的需要。

2.3創新檔案管理服務方式

當前，事業單位在發展過程中要格外關注檔案管理工作，在關注的同時，在檔案管理中必須創新管理服務方式，管理人員在清楚要求后，積極運用電腦登錄在線服務系統，不僅可以在線溝通檔案管理方面的經驗，還可以利用在線服務系統發送各個部門需要的檔案，無需耗費時間傳送，通過運用在線服務系統，在線提供服務，既創新了檔案管理服務方式，又發揮在線服務功能，有利于提高檔案管理利用率。同時，方便管理人員發送檔案、檢索檔案、查找檔案、資料、文件?？梢?，檔案管理部門創新管理服務方式，以一種全新的管理服務模式進行檔案管理工作，其利用在線服務系統，整理、發送檔案，在線提供檔案信息，創新了檔案管理服務方式的目標，以此提高檔案管理水平。

2.4建立并完善規范的檔案管理制度

事業單位要根據單位真實的檔案管理現狀建立并完善更為專業、規范的檔案管理制度，使其具有更加科學化、精準化的特質;嚴格規范檔案管理工作的流程，建立健全相關的制度機制，并科學化地進行檔案信息收集與儲存工作，結合實際制定更具科學性、適應性的檔案管理工作考核方式，不斷提高檔案管理的基本工作質量，以防出現較大的管理漏洞和風險。同時，也要充分結合內、外部監督，指導并約束事業單位的檔案管理規范化。

2.5增強人事檔案科學管理意識

增強事業單位人事檔案科學管理意識有助于促進解決檔案管理過程中存在的問題。首先，事業單位檔案主管部門和領導應明確人事檔案管理工作中存在的問題和不足，加強對優化人事檔案管理的重要性的認識，樹立先進管理理念，提高科學管理意識，重視宣教工作。其次，要重視人事檔案優化管理，不斷增強分管領導和管理人員的緊迫感，充分認識檔案管理的重要意義，身體力行，努力在管理工作中切實落細落實落好各項管理要求和標準。最后，要聯系現代社會信息化的發展趨勢，有序促進人事檔案管理工作順利開展，并積極采取有力措施，加大對人事調配、資金、軟硬件基礎設施等的投入力度，引進必要的先進設備和技術。

結語

時代是進步，用發展的眼光看事業單位檔案管理工作，進入事業單位改革深水期，檔案管理工作必然也會存在各種問題，需要主動開展研究，以更積極地態度去應對，不斷彌補管理中存在的缺陷，切實提升檔案管理的有效性。只有這樣，檔案管理工作才能夠真正成為事業單位各項工作開展的重要數據支撐，為各項決策與方案的制定提供依據，在推動事業單位改革進程中充分發揮出檔案的作用，需要作為工作的重點來抓。

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