淺談后勤辦公室如何推進內控制度建設

席志波

近年來高校事業迅猛發展，高校后勤服務規模也隨之不斷擴大，作為一項服務性質的工作，高校后勤為全校師生的科研教學、學習生活等方面提供切實可靠的保障。高校教育體系中，后勤工作逐漸成為一個輔助教學形式的新個體，對于高校管理者而言，后勤工作的組織運行承擔了服務教育工作的任務。為了提高高校后勤為學校科研教學服務的能力，需要建設高校后勤內部控制制度，有利于高校對校屬活動進行有效有節的監督和制約，對高校活動的正常、規范進行具有重要意義。

高校后勤辦公室作為高校后勤部門的綜合辦事機構，在后勤管理中發揮著組織、協調、督辦、信息傳遞等基本功能，對上要傳達貫徹學校精神;對下要督促落實學校要求;左右要密切聯系學院及相關職能部門;全盤要統籌事務、協調各方;對內是信息匯總、綜合協調的分理中心;對外是交流服務、樹立形象的窗口;推進后勤辦公室內控制度建設通過完善控制環境、建立風險預防預案、改進控制活動、加大監察監督力度、拓寬信息溝通渠道對規范后勤內控制度建設加以支持，從而全面提升后勤服務管理水平。

一、高校后勤內部控制制度概述

隨著內部控制理論的發展，其相關的概念也逐步豐富完善。2012年我國財政部頒布的《單位內控規范》中對內部控制的定義涵蓋了靜態和動態兩方面。靜態意義上來說，內部控制是行政事業單位為了防范經濟活動可能產生的風險而建立的內部管理系統，包括內控環境、風險評估、控制活動、信息與溝通及監督五方面。具體表現為各內部管理制度以及為了落實該制度所要執行的措施與程序。動態意義上，內部控制是為了實現既定目標而進行自我約束和規范的一個過程。在進行自我約束和規范的過程中，制度制定、措施實施和程序執行是其主要方法。并且內部控制也是一個不斷發展完善的過程。

高校后勤的內部控制制度則是一個旨在保證高校后勤工作有序進行、國有資產完整保護與有效使用的相互監督、相互制約的監督管理體系。該體系由高校后勤內部各級管理層共同實施、共同協作，各職務之間相互制約、相互監督，以保障其有效、全面、自律的運行。

二、后勤辦公室如何推進內控制度建設

（一）內控環境

內部控制環境是內部控制制度得以實施的基本前提，若要在高校后勤有效的執行內部控制制度，構建良好的內部控制環境必不可少。后勤辦公室則應準確定位，做好高效服務，正確樹立辦公室的服務理念，不失職、不越權，提高內控意識協助推進后勤內控制度建設。積極主動發揮辦公室的主動性。

首先建章立制，完善管理規章制度。規范工作流程，制訂辦公室日常工作規范，做到有章可循。同時，落實各環節責任人，建立可追溯制度，做到有據可查。

其次， 立場端正，政策把握準確。準確把握學校相關政策，做到“上情下達明政策，下情上傳解民優”。

再次，提高服務意識，做好交流服務工作。熟悉后勤事務，提高工作技能，提升服務意識，日常工作中做好對內對外接待工作。規范禮儀，改善服務態度，樹立后勤形象，做好會議及來訪接待工作。

（二）風險評估

后勤辦公室統籌建立應急事件處理機制，針對后勤各項工作安全隱患進行評估，對高校師生消防、食品衛生、運輸、水電、學生住宿、暑期實習及后勤員工高溫中暑、低溫防寒、高空、高危作業等安全隱患，建立職能明確、責權分明、組織健全、運行靈活、統一高效的應急處理機制，制訂配套應急處理預案，從而協助后勤領導、部門、中心實現應急事件處理的迅速反應、高效執行及正確的善后處理。

（三）控制活動

后勤辦公室在內控控制活動中，首先準確把握每個時間段的工作重點及每項工作的目標及意義，提前做好工作計劃及安排，并實時監督落實，做到目標明確，有的放矢;

其次，熟悉后勤各事項辦事流程，熟悉后勤總體系，各科室、中心職能范圍，在工作安排和落實環節高效運轉，提高工作效率，提高執行力。

再次，把握事物規律，提高執行力，從點滴、繁瑣的事務中總結規律，有預見性的制定工作計劃，做好領導協助工作，做好日常事務的上傳下達，對后勤日常事務檢查監督與落實，保證“事事有回應、處處有落實”。

（四）信息溝通

評價內部控制制度執行的優劣的標準之一是看其是否具有廣泛、暢通的信息傳達、溝通渠道。后勤辦公室要充分發揮信息主渠道作用，構建“大信息”工作格局。

首先，做好信息傳達工作，縱向加強部門內部的信息管理，部門內部設置部門臺賬，及時更新信息。橫向做好部門間信息溝通及后勤與學校其他部門溝通，完善“溝通面對面、服務零距離”工作機制，推進信息傳遞與管理一體化，充分利用互聯網資源實現資源共享，提高溝通的及時性，提升執行效率。

其次，嚴格把握國家政治方針準確，熟悉學校相關政策，管理好學校信息發布系統，發揮輿論導向積極作用，塑造后勤文化，引導師生了解后勤工作，傾聽后勤聲音。

另外，信息員加強自我學習，提升專業素質，落實后勤信息化建設工作，協助做好網上后勤服務大廳建設，做好財務進銷存、接待服務、網絡報修、人力資源、服務監督、房產管理、資產管理、公寓電控、水電節能、學生公寓十大板塊建設工作，推進數據信息共享化。

（五）監督

辦公室應時刻牢記安全重于泰山，緊抓安全生產管理不放松，加大對隱患的排查與監督檢查力度，對安全責任落實情況進行有效監督，并統籌制訂各安全應急方案。同時，做好后勤工作事項的監督工作，對各項已布置工作的落實情況，問題事項整改情況進行監督。對重大事項執行情況、重點區域重要工作進行監督落實，對學校及后勤重要事項形成重要事項通知單，明確各部門、中心職責做好任務分流，推進會議制度化、規范化，對后勤會議進行記錄，形成會議紀要。

三、結語

高校后勤的工作除了繁雜的特點外，還有這“高校”屬性及“育人”作用，因此，高校后勤辦公室不僅要做好一般辦公室的工作，還要以正確的方向、積極的態度、科學的方法、規范的程序，提高內控意識、服務意識，塑造高校后勤良好的內控環境。同時，協助學校及后勤領導做好風險評估工作，做好應急預案。提高后勤辦公室執行力。做好信息溝通工作，發揮監督作用。后勤辦公室是高校后勤的窗口和運行樞紐，后勤辦公室完善內控制度，推進內控制度建設有利于后勤辦公室能夠真正成為各單位溝通上下、協調左右、聯系各方的中樞核心，責無旁貸的成為后勤社會化改革和學校綜合改革的實施者。