淺論土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理研究

任珊　田力　宋宏　王錚

【摘 要】農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)是以文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等作為載體的文件材料，從而形成登記頒證檔案，是國家、社會和個人承包地確權(quán)的重要憑證和歷史記錄。文章闡述土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理系統(tǒng)的創(chuàng)新點，詳細(xì)介紹了山西某縣農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理中心土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作及確權(quán)登記類檔案整理解決方案。

【關(guān)鍵詞】土地承包;經(jīng)營權(quán);確權(quán);檔案數(shù)字化

【中圖分類號】F321.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）09-0297-02

根據(jù)《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》（農(nóng)經(jīng)發(fā)〔2014〕12號），土地確權(quán)檔案的整理工作應(yīng)遵循完整性、系統(tǒng)性、安全性、可用性，整理成果應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，確保確權(quán)檔案完整、安全和有效利用。在縣確權(quán)辦統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，在縣檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)下，對農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證歸檔文件整理實行統(tǒng)一組織、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作按縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）三級建檔，檔案整理以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位，集中整理，統(tǒng)一建檔，分層、分級保管。數(shù)據(jù)檔案在經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作中逐步形成，按性質(zhì)劃分，可分為綜合管理類、確權(quán)登記類、特殊載體3類進(jìn)行整理。明確各類文件材料歸檔范圍、保管期限、歸檔時間、歸檔程度及質(zhì)量要求，建立分類歸檔制度。全面開展土地確權(quán)檔案信息化建設(shè)，在紙質(zhì)原始材料歸檔整理的同時進(jìn)行數(shù)字化處理、信息化管理，通過檔案管理軟件建立檔案信息資源共享平臺，方便土地確權(quán)檔案的查閱利用。

1 土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理的創(chuàng)新意義

土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理是一款農(nóng)村土地確權(quán)檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的創(chuàng)新點主要體現(xiàn)在以下4個部分。

（1）密級的相關(guān)概念引入農(nóng)村確權(quán)檔案管理系統(tǒng)中，在管理方面確定權(quán)限，在這個過程中檔案管理逐步規(guī)范，同時更加安全。

（2）設(shè)計相應(yīng)類別的字段，設(shè)置編輯功能，拓展功能、逐步擴(kuò)充內(nèi)容，使操作風(fēng)險降低，數(shù)據(jù)庫不需要再升級。

（3）運(yùn)用掃描儀進(jìn)行不間斷采集，加快提升檔案電子化歸檔速度，與此同時，即時編輯功能也可以有效彌補(bǔ)掃描儀掃描出現(xiàn)的質(zhì)量問題。

（4）在整宗檔案提取過程中，所有檔案都按照順序生成PDF文件，通過這樣的輸出功能實現(xiàn)檔案的迅速提取。

2 土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》（農(nóng)經(jīng)發(fā)〔2014〕12號）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2000）、《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705—2008）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/18894—2002）、《某縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案分類編號方案》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31—2005）等文件要求認(rèn)真檢查，確保歸檔文件齊全完整、安全，并嚴(yán)格依照ISO9001：2008QHSE管理體系要求，定期進(jìn)行質(zhì)量自檢。

3 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作

采用掃描的方式將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為可用電腦存儲、查閱的數(shù)字文件，需要數(shù)字化掃描的檔案共有74 693戶，約2 240 790頁。掃描后的電子文件經(jīng)預(yù)處理后，打包裝訂成件，并按一定的規(guī)則命名、存儲。

確權(quán)登記類檔案卷內(nèi)文件含目錄所有頁面均要通過電子掃描形式生成JPG格式或通用的電子文檔格式文件。每頁文檔都是以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)在大眾面前，精確的命名方式與后期錄入命名一致，在后期查找或調(diào)用文件時更加便捷。掃描頁經(jīng)預(yù)處理后，按件打包裝訂，以便文件的掛接和調(diào)用。打包文件需按預(yù)設(shè)的路徑存儲，便于管理、查找和利用。

MySQL是由瑞典MySQL AB公司開發(fā)的一種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，為Oracle旗下產(chǎn)品。在 Web應(yīng)用方面，MySQL是最好的RDBMS（Relational Database Management System，關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)） 應(yīng)用軟件，在不同的表格中，關(guān)系數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)分層保存在運(yùn)行上具有很高的靈活性。SQL是MySQL訪問數(shù)據(jù)庫最常運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)化語言，以雙授權(quán)政策劃分為社區(qū)版與商業(yè)版。因其體積小、速度快、總體成本低等優(yōu)勢，SQL語言是用于訪問數(shù)據(jù)庫的最常用標(biāo)準(zhǔn)化語言，很多中小型網(wǎng)站都是以MySQL作為開發(fā)網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的首選。

4 確權(quán)登記類檔案整理解決方案

在確權(quán)登記頒證檔案管理的整理中，對農(nóng)戶承包地確權(quán)檔案有如下要求。

（1）組卷。以戶為單位，將每戶所有材料集中在一起，組成一卷。

（2）排列。農(nóng)戶承包地確權(quán)檔案包含的文件材料類型大致相同，各類材料可視具體情況確定統(tǒng)一的排列順序。一般排列順序為目錄匯總表、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、權(quán)源證明、承包關(guān)系證明、指界通知書、承包方調(diào)查表、承包地塊調(diào)查表、承包地塊草圖、界址點成果表、調(diào)查結(jié)果核實表、公示結(jié)果歸戶表、土地承包合同書等，以檔案部門實際指導(dǎo)為準(zhǔn)。

（3）編號。以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序流水編號。在有效文字頁面均要編寫，正面編寫在右下角，背面編寫在左下角，目錄不編頁號。

（4）編制卷內(nèi)文件目錄。按照文件順序，以“件”為單位抄寫卷內(nèi)文件目錄，填寫方法：①順序號。按文件排列的先后順序填寫。②文號。指文件的發(fā)文字號，沒有的不填。③責(zé)任者。指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。④題名。文件標(biāo)題照實填寫。⑤日期。文件的形成日期以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2014年7月15日標(biāo)注為20140715。⑥頁號。填寫袋內(nèi)每件文件首頁所對應(yīng)的頁號，最后一個文件應(yīng)填寫起止頁號。⑦備注。說明歸檔文件特殊情況的文字。

（5）填寫卷內(nèi)備考表。這里需要說明的是，將卷內(nèi)有缺損的文件以文字形式進(jìn)行情況說明，比如需要修改、補(bǔ)充、移出、撤銷等情況，最終以電腦打印的方式進(jìn)行說明。填寫內(nèi)容包括：①立卷人。立卷者簽名。②檢查人。由案卷質(zhì)量審核者簽名。③立卷時間。完成立卷的時間。

（6）填寫案卷封面。要求對案卷封皮進(jìn)行打印，不得手工填寫;填寫全宗名稱，即立檔單位全稱或通用的簡稱;填寫類別名稱，即確權(quán)登記類。擬制并填寫案卷題名：①承包地確權(quán)檔案案卷題名的基本結(jié)構(gòu)。某縣+鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）村委（居委會）組+姓名+文件材料名稱（文種）。②時間。指卷內(nèi)文件的起止年月，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。③保管期限。此部分檔案均作為永久保管。④件（頁）數(shù)。卷內(nèi)文件的件數(shù)和總頁數(shù)，參見卷內(nèi)文件目錄的最后一份文件的件號和頁號。⑤歸檔號。填寫室編案卷號。

（7）檔案數(shù)字化。卷內(nèi)文件含目錄所有頁面均要通過電子掃描形式形成JPG格式文件或通用的電子文檔格式文件。數(shù)字化時，每頁文檔必須清晰可見，文檔命名準(zhǔn)確，與后期錄入命名一致，以便查找及調(diào)用。

（8）裝訂案卷。去除卷內(nèi)所有雜物，按三孔一線進(jìn)行裝訂。

（9）案卷排列。按行政村（社區(qū)）編碼順序依次排列，同一行政村（社區(qū)）中按村民小組順序依次排列。

（10）編制案卷號。按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。

（11）編制案卷目錄。具體內(nèi)容包括：①室編案卷號。同歸檔號。②案卷題名。按照案卷封面填寫。③年度。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。④件數(shù)。卷內(nèi)文件的總件數(shù)。⑤頁數(shù)。卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。⑥保管期限。永久。⑦備注。需要說明事項。目錄編制完成后，加裝封面、封底裝訂起來。

（12）裝盒。裝盒時按照案卷號順序依次裝入，并顧及各村組的整體連貫性，不得任意合并裝盒。盒脊項目的填寫不得出現(xiàn)手寫體，要用刻制或打印的數(shù)碼或類目章加蓋到盒上相應(yīng)位置。

（13）錄入。采用檔案整理軟件錄入，內(nèi)容包括件號、文號、責(zé)任者、題名、成文日期、頁數(shù)、備注。

（14）入庫。土地確權(quán)檔案整理完畢后往庫房擺放，按照擺放的相關(guān)順序規(guī)定，整體按照從上到下、從左到右的宗旨，不同地方同一類別的檔案放于同一架子或柜子，并且按照永久、長期的順序擺放，并按照同一類別盒號的大小順序依次排列整齊。

5 結(jié)語

通過土地確權(quán)檔案管理系統(tǒng)，收集全面的農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)信息，在市、縣級構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。由國土資源部、省國土資源廳、市國土資源局、縣國土資源局分級，在數(shù)據(jù)上通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)予以支持，很多所需信息都可以快速提取。通過信息網(wǎng)絡(luò)，縣級國土部門信息報送工作得到有效解決，從而可投入更大的精力辦理其他事務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]高小琴.淺談農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化整理——以潞城市為例[J].礦山測量，2016（6）：101-104.

[2]李奇，張豐豐.農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作檔案裝訂方法探討[J].居業(yè)，2018（5）：123-125.

[3]韓志遠(yuǎn).做好農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)頒證檔案管理工作策略[J].新農(nóng)村，2017（26）：67.