軍工企業投標文件數據管理系統設計構想

趙潮 王盼盼 李浩彤 隋緣 姚石磊

[摘 要]文章通過分析目前國內軍工企業投標文件數據管理現狀，指出大量歷史投標文件缺乏歸納整理的問題，同時提出科研人員在提高投標文件編寫效率時對于歷史投標文件數據的需求。為此，文章提出了軍工企業投標文件數據管理系統的設計思路，整理和解析分類歷史投標文件，將整合、存儲所有投標歷史數據資源作為基本功能，提取、整理歷史投標文件中的通用性內容，作為通用化模板，方便技術人員和科研管理人員下載使用文件。通過本數據管理系統達到兩個目的：一是整理與存儲歷史投標文件，避免投標文件被浪費；二是合理使用歷史投標文件資源，減少今后投標的重復性工作，提高投標效率。

[關鍵詞]軍工企業；投標文件；數據管理

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）05-0029-03

一、國內軍工企業投標文件數據管理現狀

隨著裝備采購部門競爭性采購方式的推進，軍工企業“十二五”以來通過投標方式獲取項目經費的比例不斷增加，軍工企業參與競標愈加頻繁，編寫投標文件成為科研工作人員的日常工作之一，同時，在此過程中產生了大量的投標文件。企業各級管理人員用于整理和管理歷史投標文件的精力較少，而用于分析、決策的精力更少[1]，導致企業大部分歷史投標文件在投標結束后因缺乏歸納整理，散落于各級管理人員及科研人員手中，無法做到數據資源共享，導致同一企業在不同項目投標的過程中存在重復工作較多的問題。

對于投標文件的管理，國內企業也做了一些嘗試，例如，把價格文件及投標產品報價存儲在數據庫中，在投標時通過查詢歷史產品投標價格以提高本次報價的合理性，獲得較高的得分；或分析報價數據庫中產品的歷史報價，通過不同投標要求輸入條件作出判斷，自動產生符合本項目的最優報價[2]。

但作為軍工科研部門，參與項目中定制化產品的要求較多，歷史投標產品價格參考性不強，同時由于價格合理性總分一般在投標中占據總分值的5%～10%，不同競標單位在價格合理性方面很難拉開差距，對于投標結果不會產生較大影響。軍工企業雖然強調對于投標文件的歸檔保存，然而檔案管理部門更重視傳統檔案的管理。在信息化環境下，招投標檔案的數字化，其先進性和科學性是傳統檔案無法比擬的。其無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發生了較大的變化[3]。因此，如何科學、有效地保存和共享歷史投標文件，使其在招投標中發揮重要作用，顯得愈加迫切。

二、軍工企業對于投標歷史文件數據的現實需求

目前，科研技術人員及項目管理人員對于投標歷史文件數據的現實需求體現在兩個方面：一是保存與共享所有歷史投標文件；二是借鑒使用歷史文件中的通用性數據。

科研技術人員及項目管理人員在投標新項目時，很重要的一個步驟就是尋找類似項目投標文件，看是否能從中借鑒思路。歷史投標文件的結構思路、編寫方式可以作為下一次投標的參考，同類產品或者同一家招標公司，其在模板內容、編寫思路上可借鑒的地方更多，因此，投標參與者需要看到本單位的所有歷史投標文件。

對于不同招標項目，涉及通用性要求，雖然具體要求不同，但總有規律可循、可以互相借鑒，比如在技術及商務要求中，“三化六性”、質量保證、研制進度、服務方案、單位實力介紹、單位榮譽、同類業績等。投標文件編寫人員需要歸納整理通用性較強的素材，作為可參考的模板，在后續投標過程中，減少重復性工作。

三、投標數據管理系統架構思路

投標數據管理系統構建思路是指整理和解析分類歷史投標文件。第一，要整理數據，把所有投標歷史數據資源存儲起來使用。第二，提取解析分類、歸納總結歷史投標文件中的通用性內容。第一種文件方式稱為歷史投標文件數據庫，第二種稱為歷史投標文件解析數據庫。歷史投標文件數據庫是指數據的簡單上傳和存儲，而歷史投標文件解析數據庫是指具有一定專業知識的人員對歷史投標文件中相關內容的提取與分類整理。通過這兩種方式可實現數據資源的共建共享，本單位中的每個員工都是數據的創造者和使用者。

投標數據管理系統的構建原則是簡潔、實用。目前各企業信息化系統配備了大量工作軟件，軟件之間相對獨立，通常軟件多達十幾個，因此投標數據管理系統必須是簡潔明了，易操作，查找數據方便、簡單，容易上手。在本系統中，投標數據系統設置管理級別為兩級，第一級為數據庫目錄，分為歷史投標文件數據庫、單位介紹、榮譽獎勵、質量保證大綱等；第二級為具體內容，詳細劃分一級數據庫目錄，分為目錄和存儲數據兩部分，投標數據管理系統構建架構圖如圖1所示。在實際使用過程中，第一級、第二級管理級別中的內容可以根據具體要求擴展。

數據管理系統用戶角色分為兩類，第一類為普通用戶，第二類為管理者用戶。投標文件的下載是每個編寫投標文件的員工都需要的，歷史投標文件解析數據需要由單位各部門的專業人員修改，比如單位基本經濟數據涉及財務部門、質量保證大綱涉及質量保證部門、榮譽成果涉及成果管理部門等。

四、數據管理系統細節設計

（一）數據管理系統設計

在本數據管理系統中，數據采用的是文件目錄加數據存儲模式。文件目錄為一個共享可共同編輯的文件，用戶將文件基本信息填寫到目錄中之后，數據存儲模塊可自動生成文件夾，創建者將文件直接上傳到對應文件夾中。

以歷史投標數據庫管理為例：歷史投標數據庫的作用為整合單位所有歷史投標文件數據。歷史投標數據庫結構示意圖如圖2所示，分為歷史投標文件目錄、歷史投標文件數據兩部分。目錄中包括項目名稱、招標公司、甲方信息、投標文件索引接口等信息。用戶在使用時，通過在目錄中添加文件信息，并上傳至對應投標文件，實現文件存儲；在目錄中可以看到本單位所有投標文件明細，并可以根據關鍵字搜索相關項目數據，通過索引看到具體文件，實現文件下載。

第一，單位介紹包括單位簡介、單位近三年基本經濟數據、單位基本情況表、近一年的社保納稅證明四個部分，作為二級管理級別目錄。單位簡介包括本單位總體介紹，歷史沿革、人才隊伍、研究實力、典型產品等方面，這部分內容通過Word文檔形式保存。單位簡介要有本單位各部門的介紹，介紹部門時可以突出每個部門的特點，在參與相應領域投標時予以著重展示。單位近三年基本經濟數據包括營業收入、凈利潤和利潤總額、資產負債、工資總額等數據，同時需要根據經濟數據分析簡單趨勢，并制成Excel文件保存；單位基本情況表主要內容為本單位的法定代表人、營業執照、質量管理、員工人數等信息，各招標公司要求的單位基本情況表雖然有差異，但大同小異，可以選取典型的三到四個表，作為模板存儲。近一年的社保納稅證明可以作為圖片或者PDF文件獨立存儲。

第二，榮譽獎勵包括本單位20年內獲得的榮譽獎勵、授權專利、授權軟件著作權等數據，將榮譽獎勵、專利、軟件著作權作為二級管理目錄，通過目錄直接索引到對應的文件位置，實現數據的查閱與下載。

第三，質量保證大綱包括本單位的質量體系運行情況，具體質量保證包括質量保證措施、質量保證承諾書及質量保證證明。對于不同項目，質量保證措施是不同的，但可以劃分產品類型，根據產品類型分類整理質量大綱，作為引用模板，將產品分類作為目錄內容，索引對應的模板文檔。

第四，在進度計劃方面，通常招標文件只約束周期，合同簽訂后一定時間內完成合同標的，但為了投標獲得高分，或者增強投標時的說服力，可以細化進度計劃，并制作進度節點圖。進度節點圖清晰明了，可以清晰展現各階段的時間劃分、各階段的任務及階段成果。進度計劃除了對過程進行時間管控，還需要配合風險管控措施及風險應對措施。風險管控措施包括研制、生產、交付過程管控及外協外購管控，可以選取典型產品類型的進度計劃安排并進行歸納，作為模板文件。

第五，服務方案包括交付方案、售后服務方案等。交付方案包括交付標的物清單、檢測驗收流程、維護維修保障。售后服務方案包括本單位質量體系運行情況、售后團隊與保障流程、培訓方案、維修維護及一些個性化需求，如試驗任務保障等。服務方案分類可以以產品分類作為目錄，并編制服務方案的模板文件。

第六，價格方案中，雖然報價文件表格一般有模板要求，但為了提升報價的合理性，通常需要編制報價方案，詳細說明直接經費、間接經費的報價依據。根據項目類型的不同，報價方案依據的報價文件也不同，軍工科研單位常用報價依據文件有《國防科研試制費管理辦法》（財政部財防[2019]18號文）、《軍用軟件計價規范（試行）》（軍裝規[2020]4號）、《軍隊單位科研經費使用管理規定（試行）》（簡稱8號文）等，而18號文中又分為研究類、試制類、技術類，每種類型都需要提供可參考的模板，主要是支撐間接費用計算的合理性。因此將4號文報價方案、18號文中研究類、試制類、技術類以及8號文作為分類目錄，編制相應的報價方案模板文件。

第七，人員資質管理方面，在投標管理系統中，需要整理本單位人員的資質履歷、專業研究方向。在數據庫系統建立之初必會有大量的數據錄入工作，準確高效地完成這一步工作是提升數據庫系統準確性的前提。依托于之前投標文件中已有人員數據，可以部門為單位整合為單獨文檔。為了簡化錄入流程，可以整理現有各部門常用參與投標人員信息，內容包括人員科研經歷、教育經歷及相關證書證明。由于人員屬性一般在單位是根據部門進行管理的，因此人員信息也可以按照部門分類，以部門為目錄。

（二）系統用戶權限設置

用戶權限可以在單位部門角色中設定，技術人員為普通用戶權限，管理部門為管理者權限，負責管理系統的完善及歷史投標文件解析數據庫的維護。普通用戶權限包括所有數據的瀏覽下載及歷史投標文件數據庫的修改和上傳，管理者用戶除了擁有普通用戶權限，還擁有歷史投標文件解析數據庫的修改編輯及文件上傳的權限。

（三）數據管理系統的運行環境

數據庫設計包括硬件設計和軟件設計，硬件為本單位局域網。數據管理系統可以不作為單獨軟件，而依附于本單位已有數據通信軟件，作為子模塊出現。數據庫的創建、系統訪問權限以及數據的備份和恢復由本單位信息化管理部門統一管理。

五、結語

文章通過分析國內軍工企業投標文件數據管理現狀，指出大量歷史投標文件缺乏歸納整理的現實情況，同時提出科研人員在提高投標文件編寫效率時對于歷史投標文件數據的需求。因此，文章提出了軍工企業投標文件數據管理系統的設計思路，整理和解析分類歷史投標文件，將整合、存儲所有投標歷史數據資源作為基本功能，提取、整理歷史投標文件中的通用性內容，作為通用化模板予以存儲，技術人員和科研管理人員可以下載使用文件。通過本數據管理系統，可達到兩個目的：一是對歷史投標文件的合理整理與存儲，避免投標文件這一重要智力成果的浪費；二是對歷史投標文件資源的合理使用，減少今后投標重復性工作，提高投標效率。

參考文獻：

[1]張光偉，馮秀玲，肖美珍，等.價格數據庫實現企業投標業務創新[J].交通企業管理，2021（03）：52-53.

[2]於永和，李遵棟.投標項目選擇管理系統設計與開發[J].中國農村水利水電，2006（10）：119-120.

[3]王穎.建設工程招投標檔案相關問題的探析[J].黑龍江史志，2015（01）：264.