淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

佟桂興 黃玉妍 魏來

摘要：事業(yè)單位作為我國政治經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域重要的存在，在社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步的步伐中，其具體工作有了更高層次的要求，作為事業(yè)單位極為重要的組成之一，檔案管理在新時(shí)期的創(chuàng)新也成為目前事業(yè)單位改革的當(dāng)務(wù)之急。現(xiàn)今，檔案管理未能跟上新時(shí)代發(fā)展的腳步，仍然存在著諸多的問題，基于此，檔案工作的改革創(chuàng)新提上日程。本文就新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理存在的相關(guān)問題，提出與之對應(yīng)的具體措施，探討新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與具體策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路及方法

檔案管理具有獨(dú)特性，作為事業(yè)單位管理體系中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其管理水平的高低直接影響著國家發(fā)展速率。新時(shí)期背景下，針對目前事業(yè)單位檔案管理中存在的諸多問題，事業(yè)單位應(yīng)乘著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)，從實(shí)際情況出發(fā)，改善各項(xiàng)流程和措施，把握新思路，創(chuàng)新辦法，致力于不斷提高員工的辦公能力，為事業(yè)單位的穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展助力生輝。

一、事業(yè)單位檔案管理工作目前存在的問題

（一）檔案管理缺乏重視

事業(yè)單位作為我國的一個(gè)特殊部門，它不同于企業(yè)，對于檔案管理的認(rèn)識(shí)比較匱乏，一般情況檔案資料僅僅局限于應(yīng)付考核，通常是文員做簡單整理，往檔案袋里一放，很難有意識(shí)去主動(dòng)整理歸檔，或者為后續(xù)查找負(fù)責(zé)，這樣極其容易導(dǎo)致后期找不到甚至是檔案的丟失，有時(shí)為了尋找某份資料會(huì)導(dǎo)致工作人員手忙腳亂以及檔案的再次混亂，最終導(dǎo)致資源的再浪費(fèi)。在整個(gè)過程中，事業(yè)單位的檔案管理仍然呈現(xiàn)十分被動(dòng)的狀態(tài)，大多數(shù)工作人員在思想上未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要和優(yōu)勢。這嚴(yán)重影響了檔案的收集和利用等環(huán)節(jié)，導(dǎo)致了大量具有價(jià)值的信息和檔案資源未能得到妥善的管理保存從而導(dǎo)致丟失。另外，未形成體系的檔案管理由于分散而缺乏實(shí)時(shí)跟蹤和反饋，使得檔案管理的作用被埋沒，不具有相對優(yōu)勢。

（二）檔案管理手段滯后

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，企業(yè)單位中檔案管理已經(jīng)充分利用了信息技術(shù)，電子檔案順利地幫助企業(yè)節(jié)約下很大的成本。但在事業(yè)單位，單位對檔案室的投入相對較少，相關(guān)的軟件硬件已經(jīng)有些落后或不夠完善，導(dǎo)致檔案管理無法跟上社會(huì)的潮流。而部分員工自身又缺乏對于新興的電子檔案的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致電子檔案管理使用率不高，使得最原始的檔案管理模式仍占主導(dǎo)。這間接地導(dǎo)致事業(yè)單位未能跟上時(shí)代大趨勢，脫節(jié)于社會(huì)上現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，促使檔案管理不規(guī)范，分類不明確，甚至一些單位出現(xiàn)檔案損壞、發(fā)霉等情況，十分不利于事業(yè)單位開展后續(xù)的檔案管理工作。

（三）檔案管理人員缺失

在事業(yè)單位，檔案管理作為一項(xiàng)未被正確認(rèn)識(shí)的工作，和其他具體的項(xiàng)目對比產(chǎn)生不了具體的效益，從而導(dǎo)致部分地方未設(shè)有專門的人員來管理，明顯表現(xiàn)為系統(tǒng)性不強(qiáng);有些檔案管理人員也是兼職人員，這些人員通常缺乏專業(yè)知識(shí)或者直接沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，在兼職的過程中往往缺乏工作的交接，這導(dǎo)致檔案這項(xiàng)工作缺乏一定的整體性和專業(yè)性，極易造成現(xiàn)有資源的缺失和浪費(fèi)。一些事業(yè)單位檔案管理工作雖設(shè)有專職人員，但往往缺少專業(yè)的學(xué)習(xí)，不少人員知識(shí)儲(chǔ)備無法跟上時(shí)代的發(fā)展，缺乏相應(yīng)的電子信息技術(shù)，難以將傳統(tǒng)的檔案管理和現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)有效結(jié)合起來。

二、事業(yè)單位檔案管理工作以后應(yīng)對的措施

（一）提高檔案管理重視程度

事業(yè)單位應(yīng)全面認(rèn)識(shí)檔案管理，明確檔案管理環(huán)節(jié)的職責(zé)，應(yīng)借助現(xiàn)有的技術(shù)和方法優(yōu)化檔案資源，使得檔案管理更上一個(gè)臺(tái)階。在這個(gè)過程中應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā)，打破領(lǐng)導(dǎo)心中原有的輕視檔案管理的誤區(qū)，通常情況下領(lǐng)導(dǎo)對于某項(xiàng)工作不重視則會(huì)或多或少的影響基層工作人員，從而影響了檔案工作的開展?；诖耍瑔挝缓诵娜藛T應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到優(yōu)秀的檔案管理是做好其他工作的基石，努力促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善，不斷發(fā)揮其本身的魅力和價(jià)值。另外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)對在檔案管理這一領(lǐng)域表現(xiàn)優(yōu)異的相關(guān)人員提出表揚(yáng)或者物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，最終在群體中形成正確的檔案管理觀念，逐漸地熏陶和影響到其他的工作人員。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案

信息技術(shù)發(fā)展的今天，事業(yè)單位更應(yīng)轉(zhuǎn)變原有的檔案管理觀念，增強(qiáng)歸檔、收集以及整理的及時(shí)性和專業(yè)性，依托信息技術(shù)手段，對原有的檔案資源進(jìn)行全面綜合的收集整理，確保檔案管理的不間斷。同時(shí)完善電子檔案管理體系，建立檔案信息化相關(guān)的體系，并不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)與管理的方法和形式，提高現(xiàn)有資源的可利用率，確保信息技術(shù)真正地服務(wù)于檔案這項(xiàng)工作。在這一過程里，單位可以發(fā)揮檔案資源搜索功能，開展檔案工作時(shí)運(yùn)用單位內(nèi)部局域網(wǎng) 。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)使用時(shí)新的管理思維與方法，科學(xué)合理地審視和考察本單位目前的檔案管理狀態(tài)和情況，最大可能地發(fā)揮資源優(yōu)勢，彌補(bǔ)現(xiàn)有體系的劣勢和不足，不斷健全和完善其流程，提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的效率和前景。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)

在檔案這項(xiàng)工作的系統(tǒng)中，一線工作人員發(fā)揮著巨大的作用，他們的素質(zhì)和能力決定著現(xiàn)行檔案管理檔次的高低，關(guān)系著這項(xiàng)工作的上升空間?；诖耍瑔挝桓鼞?yīng)高度強(qiáng)調(diào)對一線工作人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作能力和素質(zhì)，重視對于一線檔案隊(duì)伍的建設(shè)。首先，事業(yè)單位應(yīng)拒絕使用兼職人員，采用專職人員進(jìn)行檔案管理工作，提前對管理人員進(jìn)行綜合培訓(xùn)，確保工作人員有充足的檔案管理知識(shí);同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)信息技術(shù)的理論知識(shí)及其應(yīng)用，展開技術(shù)交流，確保檔案管理流程和體系的專業(yè)化和制度化;在提高員工各項(xiàng)能力的同時(shí)也應(yīng)重視對其的表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)全體員工參與工作的信心，從而主動(dòng)積極提高自身工作能力，逐步加強(qiáng)自身工作素質(zhì)，繼續(xù)促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展。

三、結(jié)語

檔案管理作為事業(yè)單位信息資源來源的重要途徑之一，是國家的記憶和資源的基石，關(guān)系著社會(huì)發(fā)展和民生百態(tài)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)從提高重視程度、信息技術(shù)的應(yīng)用、提高管理人員能力等方面出發(fā)，建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，做好檔案資源的收集，做到檔案管理朝著更現(xiàn)代的方向成長，不斷改變思維，繼續(xù)發(fā)展創(chuàng)新，為新時(shí)期中國的事業(yè)單位發(fā)展乃至社會(huì)發(fā)展保駕護(hù)航。