“開好會 說好話”：校長在會議情境下的專業(yè)表達(dá)

吳欣歆

摘要提升自身在會議情境下的專業(yè)表達(dá)力，事關(guān)學(xué)校管理者自身綜合素質(zhì)的提升和對外形象的展示。會議情境下的專業(yè)表達(dá)主要涉及會議主持、報(bào)告和點(diǎn)評等活動。會議主持要扮演好“總導(dǎo)演”角色，主要任務(wù)包括說明會議定位、介紹發(fā)言人背景、評價發(fā)言內(nèi)容、總結(jié)會議成果；會議報(bào)告可包含目的、方法、結(jié)果和結(jié)論四部分，要闡明應(yīng)用情境，呈現(xiàn)研究過程，彰顯社會價值，突出理性思維；掌握相關(guān)點(diǎn)評策略及其關(guān)鍵，有效學(xué)習(xí)并應(yīng)用“ORID”“OPVL”等思維工具，有助于做好會議點(diǎn)評。

關(guān)鍵詞校長專業(yè)表達(dá)力；會議表達(dá)力；會議話語；會議主持；會議報(bào)告；專家點(diǎn)評；“焦點(diǎn)討論法”

中圖分類號G63

文獻(xiàn)標(biāo)識碼B

文章編號1002-2384（2019）06-0022-03

“作為一種口頭學(xué)術(shù)話語，會議話語已經(jīng)成為會話分析和語用學(xué)的研究對象。”[1]會議語境的特殊性在于與會者需要共同建構(gòu)話語意義，因此會議語境下的表達(dá)具有鮮明的規(guī)約性和目的性，與會者的恰當(dāng)表達(dá)主要表現(xiàn)為對角色規(guī)約的遵守和發(fā)言目的的達(dá)成。提升在會議情境下的專業(yè)表達(dá)力，既是學(xué)校管理者提高個人綜合素質(zhì)和樹立良好公眾形象的需要，也是學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展和對外宣傳的必然要求。學(xué)校管理者在會議情境中，承擔(dān)的主要表達(dá)任務(wù)是主持、報(bào)告和點(diǎn)評，因此筆者重點(diǎn)就這幾項(xiàng)表達(dá)內(nèi)容進(jìn)行逐一探討。

一、會議主持：做好“總導(dǎo)演”

導(dǎo)演是制作影視作品的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者，是影視作品的總負(fù)責(zé)人，其作用在于充分發(fā)揮演職人員的才華，通過統(tǒng)籌全部環(huán)節(jié)和各種藝術(shù)元素，使作品得以完美展示。主持人在會議中的角色定位與導(dǎo)演相似，即融合各位發(fā)言人的智慧，實(shí)現(xiàn)整體大于局部之和的效能，其責(zé)任是促進(jìn)會議進(jìn)程中的信息傳播和情感交流，主要作用是凸顯發(fā)言人而非表現(xiàn)自己。一般而言，在會議情境下，主持人的話語方式包括說明、介紹、評價和總結(jié)。

1. 說明會議定位

說明性語言的基本要求是準(zhǔn)確嚴(yán)密、簡明平實(shí)，在此基礎(chǔ)上努力做到邏輯清晰。為此，會議主持人需要全面掌握會議信息，包括主題、議程、發(fā)言人的主要情況，以及發(fā)言內(nèi)容的整體設(shè)計(jì)，并且在會議開始前說明會議的目的、內(nèi)容和交流的原則。會議定位可以圍繞國家政策規(guī)定、地方政府相關(guān)要求、各級各類學(xué)校的現(xiàn)實(shí)需求三個層面進(jìn)行說明。需要強(qiáng)調(diào)的是，會議定位應(yīng)該是籌備過程中的集體決議，主持人傳遞的是集體意志而非個人主張。

2. 介紹發(fā)言人背景

古漢語中傳遞賓主之言者被稱為“介”，“介紹”在古漢語中的意思是相繼傳話，是一種正式的禮儀。會議中的介紹帶有古代禮儀的鄭重意味，因此用語需要規(guī)范，一般按照發(fā)言人的職務(wù)、姓名、發(fā)言主題順序進(jìn)行。此外，主持人如果熟悉發(fā)言人的研究領(lǐng)域和專長，也可以在介紹時說明其與發(fā)言主題的關(guān)系，以便與會者獲得更多的背景信息。

3. 評價發(fā)言內(nèi)容

會議發(fā)言大多是各方匯集的學(xué)術(shù)成果或者經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，籌備階段通常經(jīng)過專家評議，不同發(fā)言之間有相對清晰的邏輯關(guān)系，并形成相對完整的邏輯結(jié)構(gòu)。盡管如此，在短時間內(nèi)把握發(fā)言人的思想精髓，梳理出各個發(fā)言間的內(nèi)在邏輯，對于與會者而言仍然存在困難，因此需要主持人及時為每個發(fā)言“貼好標(biāo)簽”，闡釋發(fā)言內(nèi)容和會議主題的關(guān)系，幫助與會者建立會議內(nèi)容的“坐標(biāo)系”，故而主持人的評價目的在于“點(diǎn)睛”，宜準(zhǔn)確精當(dāng)，以少勝多。

4. 總結(jié)會議成果

總結(jié)包括兩個方面，一是總結(jié)會議進(jìn)行的情況，二是總結(jié)會議產(chǎn)生的成果。主持人的總結(jié)不是官樣文章，不是空話套話，而是對會議內(nèi)容的綜合歸納和提煉升華。“你被邀請來參加會議的原因是假設(shè)你應(yīng)該有所貢獻(xiàn)。”[2]主持人對于會議最大的思想貢獻(xiàn)體現(xiàn)為會議總結(jié)，它集中展現(xiàn)主持人的判斷力、分析力和引導(dǎo)力，需要主持人抓住討論問題的關(guān)鍵，集思廣益，提出未來發(fā)展的方向，點(diǎn)明會議對于具體工作的指導(dǎo)意義。

二、會議報(bào)告：演好“獨(dú)角戲”

在會議情境中，作為主持人，表達(dá)者要避免喧賓奪主、越俎代庖；而作為報(bào)告人，表達(dá)者則要努力釋放能量、光彩照人。

1. 明確會議報(bào)告的基本表達(dá)要素

學(xué)校管理者的報(bào)告大致可以分為學(xué)術(shù)觀點(diǎn)報(bào)告和管理經(jīng)驗(yàn)報(bào)告，報(bào)告人不僅要能夠陳述現(xiàn)有研究成果，還要介紹最新的研究動態(tài)。套用論文摘要的結(jié)構(gòu)，報(bào)告的基本要素應(yīng)包括目的、方法、結(jié)果和結(jié)論四個部分。

（1）談目的—闡明應(yīng)用情境

研究目的相當(dāng)于報(bào)告的“引子”，應(yīng)短小精當(dāng)。不管是學(xué)術(shù)觀點(diǎn)闡釋，還是管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，都需要說明報(bào)告內(nèi)容的形成背景，即為什么做這項(xiàng)研究，經(jīng)驗(yàn)指向哪些具體的問題情境。如此，與會者才能在目的的引領(lǐng)下理解報(bào)告內(nèi)容的理論和實(shí)踐貢獻(xiàn)，建立報(bào)告內(nèi)容和自身工作之間的關(guān)聯(lián)。應(yīng)用情境的明示還可以起到規(guī)避與會者生搬硬套、機(jī)械模仿的作用。

（2）講方法—呈現(xiàn)研究過程

介紹研究方法能夠增加成果的可信度，幫助與會者拓展研究視野、豐富研究方法，強(qiáng)化與會者的獲得感。管理經(jīng)驗(yàn)常帶有鮮明的區(qū)域性，難以移植，但經(jīng)驗(yàn)形成的過程和總結(jié)提煉的方法帶有普遍的規(guī)律性，報(bào)告人呈現(xiàn)“如何做”的路徑和策略，就可以實(shí)現(xiàn)從“授人以魚”走向“授人以漁”，充分發(fā)揮報(bào)告的輻射作用。結(jié)合實(shí)踐，建議通過圖示呈現(xiàn)研究方法，這樣可以在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)全面展示，突出技術(shù)路線。

（3）話結(jié)果—彰顯社會價值

結(jié)果部分是報(bào)告的主體內(nèi)容，應(yīng)做到結(jié)構(gòu)清晰、細(xì)節(jié)翔實(shí)。學(xué)校管理者的研究結(jié)果具有學(xué)術(shù)意義和實(shí)用價值，報(bào)告人要依據(jù)與會者的需求確定報(bào)告的側(cè)重點(diǎn)。基礎(chǔ)理論成果主要表現(xiàn)為論文和專著，應(yīng)用研究成果一般體現(xiàn)在具體的實(shí)施方法、設(shè)計(jì)方案以及制度建設(shè)等，發(fā)展研究成果主要是新流程、新方案、新體系。選擇哪一類成果作為報(bào)告重點(diǎn)，都需要提綱挈領(lǐng)、重點(diǎn)突出，凸顯成果的創(chuàng)造性和先進(jìn)性。

（4）出結(jié)論—突出理性思考

研究結(jié)論是管理者經(jīng)過理性思考產(chǎn)生的觀點(diǎn)，是對某個領(lǐng)域的知識貢獻(xiàn)。這部分內(nèi)容出現(xiàn)在報(bào)告的結(jié)尾，是與會者最為關(guān)注的“妙語金句”，需要對前面的報(bào)告內(nèi)容分析綜合、預(yù)示展望、提出問題。結(jié)論部分承載報(bào)告人的核心觀點(diǎn)，最能體現(xiàn)管理者的語言表達(dá)功力，精彩的結(jié)論表達(dá)堪比名言警句，讓思想閃耀燦爛的光芒，給與會者留下深刻的印象，產(chǎn)生良好的傳播效果。

2. 合理安排報(bào)告的時間與節(jié)奏

需要強(qiáng)調(diào)的是，做報(bào)告最忌諱的是在規(guī)定時間結(jié)束時，報(bào)告者似乎還有很多內(nèi)容要講。根據(jù)時間安排報(bào)告內(nèi)容，既是對報(bào)告人時間管理能力的展示，也體現(xiàn)了報(bào)告人對與會者的尊重。

（1）提前了解與會者的水平

如果報(bào)告人因?yàn)楦吖缆牨姸鲆曂ㄋ仔裕驗(yàn)榈凸缆牨姸档蛯W(xué)術(shù)性，那么都會影響報(bào)告的實(shí)際效果。

（2）根據(jù)報(bào)告時間準(zhǔn)備內(nèi)容

報(bào)告人可以在報(bào)告開始前展示內(nèi)容結(jié)構(gòu)提綱，幫助與會者了解報(bào)告的整體框架，每10分鐘的報(bào)告大約可以呈現(xiàn)5～7個PPT頁面。

（3）合理控制發(fā)言語速與節(jié)奏

一般而言，講話每分鐘控制在220字能夠?yàn)榕c會者帶來舒適的聽覺感受。最好以30分鐘為一個時段，疏密有致，以幫助與會者更好地領(lǐng)悟主體內(nèi)容，理解主要思想。

三、會議點(diǎn)評：配好“畫外音”

畫外音是影片聲音的畫外運(yùn)用，其作用為介紹、解釋畫面內(nèi)容，闡述創(chuàng)作者的思想觀點(diǎn)，幫助觀眾理解畫面形象的內(nèi)在含義。會議點(diǎn)評的作用類似于電影的畫外音。掌握相關(guān)的點(diǎn)評策略與思維工具，有助于我們做好會議點(diǎn)評。

1. 掌握點(diǎn)評策略及其關(guān)鍵

一般而言，“專家點(diǎn)評主要采取了因果式策略、贊同式策略、探討式策略和指正式策略這四種類型”，[3]下面逐一說明。

其一，因果式策略，提出完善優(yōu)化的建議。因果式點(diǎn)評通常闡述點(diǎn)評人觀點(diǎn)形成的原因，援引發(fā)言人的具體發(fā)言內(nèi)容加以說明，進(jìn)而提出完善優(yōu)化的建議。由于因果式點(diǎn)評內(nèi)容與發(fā)言內(nèi)容的邏輯關(guān)系比較緊密，因此容易得到與會者的認(rèn)可，也有助于促進(jìn)發(fā)言人反思發(fā)言內(nèi)容，明確修改方向。

其二，贊同式策略，與發(fā)言人有共同主張。贊同式點(diǎn)評的前提是點(diǎn)評人與發(fā)言人持有共同主張，基于發(fā)言人的觀點(diǎn)和立場產(chǎn)生了思想情感的共鳴，點(diǎn)評內(nèi)容的主體是“共鳴點(diǎn)”。贊同式點(diǎn)評有利于營造良好的會議氛圍，增加點(diǎn)評人的親和力，其關(guān)鍵在于贊同之后是否能夠?yàn)榘l(fā)言人提供未來發(fā)展的方向，為與會者提供操作性強(qiáng)的建議。

其三，探討式策略，拋出切中肯綮的問題。探討式點(diǎn)評的重點(diǎn)是針對發(fā)言內(nèi)容提出具有思考價值的問題。點(diǎn)評人抓住發(fā)言內(nèi)容的關(guān)鍵問題，將其拆分為若干子問題，并針對每個子問題提供具體解決建議。探討式點(diǎn)評的關(guān)鍵在于點(diǎn)評人提出的關(guān)鍵問題與發(fā)言內(nèi)容的契合，以及子問題間邏輯關(guān)系的嚴(yán)密，為此點(diǎn)評人要拋出切中肯綮的問題，并提供具有參考價值的建議。探討式點(diǎn)評的主要貢獻(xiàn)在于幫助發(fā)言人理清原有思考，確認(rèn)核心問題，找到工作的生長點(diǎn)。

其四，指正式策略，提出改進(jìn)性建議。采用指正式點(diǎn)評，通常是由于會議發(fā)言人的發(fā)言內(nèi)容出現(xiàn)了明顯問題，因此需要點(diǎn)評人針對其在觀點(diǎn)、方法和結(jié)論等方面存在的問題直接提出疑問，引發(fā)與會者的思考，進(jìn)而針對問題提供解決路徑或修改建議。

2. 學(xué)習(xí)思維工具并有效應(yīng)用

除了上述四種點(diǎn)評策略外，我們還可以采用“ORID”“OPVL”等思維工具梳理展開點(diǎn)評內(nèi)容，以便與會者關(guān)注點(diǎn)評人的思考過程，提高對點(diǎn)評觀點(diǎn)的理解程度。

ORID是“焦點(diǎn)討論法”的縮寫，它強(qiáng)調(diào)思維過程的完整性，即按照思維運(yùn)行的過程完成思考，生成合理的有價值的觀點(diǎn)。ORID既是思考內(nèi)容也是思考程序，可以避免思考過程“跳躍”而產(chǎn)生主觀判斷。借助ORID，點(diǎn)評人得以呈現(xiàn)完整的思考過程，增加點(diǎn)評內(nèi)容的客觀性和科學(xué)性。ORID的思考內(nèi)容與過程如表1所示。[4]

OPVL是引領(lǐng)辯證思考的有效工具，它是obeserver（觀察者）、purpose（目的）、value（價值）、limit（局限）四個單詞的首字母組合。借助OPVL工具，點(diǎn)評人可以從發(fā)言人的身份、學(xué)術(shù)與工作背景討論發(fā)言內(nèi)容的情境特征，分析其目的指向，進(jìn)而闡發(fā)其理論意義和實(shí)踐價值，并指出其在應(yīng)用范圍和條件方面的局限或者發(fā)言人的認(rèn)知局限。

除了思維工具，很多學(xué)術(shù)期刊設(shè)有“專家點(diǎn)評”欄目，參考這些欄目的點(diǎn)評角度和思想方法，也是開闊點(diǎn)評視角、提升點(diǎn)評精度的有效方法。此外需要說明的是，很多人在會議點(diǎn)評時喜歡使用強(qiáng)調(diào)個人觀點(diǎn)的模糊限定語，如“我個人覺得”“個人觀點(diǎn)，僅供參考”等。這樣的表達(dá)方式像溫開水，平和但缺少力量。點(diǎn)評語言的力度是發(fā)揮點(diǎn)評作用的重要因素，真誠而有力量的話語方式有助于提高建議的接受度。

總之，會議語境下的表達(dá)方式由會議基調(diào)和要求決定。作為特殊語境下的言語交際活動，不管是會議主持、報(bào)告還是點(diǎn)評，表達(dá)者都要關(guān)照會議的社會背景及與會者的文化語境，嚴(yán)格按照會議訴求選擇發(fā)言內(nèi)容與表達(dá)方式，避免錯位、越位；要嚴(yán)格按照發(fā)言時間設(shè)計(jì)整體框架與具體內(nèi)容，避免超時、空白；嚴(yán)格要求自己的語言表達(dá)，做到言簡意賅、規(guī)范得體。表達(dá)力的核心是內(nèi)容而非形式，我們探討表達(dá)力意在更好地分享經(jīng)驗(yàn)、呈現(xiàn)觀點(diǎn)、表達(dá)思想。學(xué)校管理者應(yīng)將提高表達(dá)力，尤其是會議表達(dá)力作為自覺的追求，“豐而不余一言，約而不失一詞”，在會議規(guī)定的時間實(shí)現(xiàn)表達(dá)的完整、清晰、透徹。

參考文獻(xiàn)：

[1][3] 彭雪，吳晶晶.學(xué)術(shù)會議中專家點(diǎn)評的語用策略研究[J].外國語文研究，2017，（4）.

[2] 艾德·布利斯.時間管理—如何運(yùn)用你的時間[M].黃慧貞，譯.臺北：臺北桂冠圖書有限公司，1991.

[4] 喬·尼爾森.關(guān)鍵在問—焦點(diǎn)討論法在學(xué)校中的運(yùn)用[M].屠彬，譯.北京：教育科學(xué)出版社，2016.