控制會(huì)議時(shí)間的“1+3”組合拳

宋惠民

會(huì)風(fēng)見作風(fēng)。我們常講，改進(jìn)會(huì)風(fēng)，務(wù)求實(shí)效。講實(shí)效，既講實(shí)在的效果，也說實(shí)際的效率。如何高效組織會(huì)議、有效控制時(shí)間、圓滿完成工作？我們可以結(jié)合“1+3”辦會(huì)模式，一起討論，尋找答案。

所謂“1”，就是樹立一個(gè)理念

樹立重在務(wù)實(shí)、要在充實(shí)、貴在落實(shí)的辦會(huì)理念，堅(jiān)決破除形式主義、官僚主義，提高會(huì)議效率，提升工作質(zhì)量，改會(huì)風(fēng)、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹新風(fēng)。堅(jiān)持問題導(dǎo)向辦會(huì)。開短會(huì)、講短話、戒空話、去套話，把精力放在解決問題上，把時(shí)間用在落實(shí)工作中，瞄著問題去，追著問題走，多開事半功倍的會(huì)。堅(jiān)持創(chuàng)新思路辦會(huì)。充分運(yùn)用新思路、新辦法、新技術(shù)控制會(huì)議時(shí)間，突破僵化模式，改進(jìn)會(huì)議形式，使長(zhǎng)會(huì)變短、短會(huì)變實(shí)。堅(jiān)持精簡(jiǎn)節(jié)約辦會(huì)。嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)模和時(shí)間，減少人力、物力、財(cái)力投入，實(shí)現(xiàn)會(huì)議效益最大化。堅(jiān)持建章立制辦會(huì)。先立規(guī)矩后開會(huì)，對(duì)照中央八項(xiàng)規(guī)定精神和相關(guān)要求，填空白、補(bǔ)短板、疏堵點(diǎn)，加強(qiáng)制度建設(shè)，完善機(jī)制保障，注重規(guī)范與效率之間的平衡，用制度管會(huì)，讓規(guī)矩控時(shí)。

所謂“3”，就是把握三個(gè)步驟

做好會(huì)前功課、會(huì)中提醒和會(huì)后小結(jié)，從環(huán)節(jié)入手，細(xì)節(jié)落腳，出“組合拳”，打“主動(dòng)仗”，找準(zhǔn)高效會(huì)務(wù)的切入點(diǎn)和突破口。

做好會(huì)前功課。謀劃在前。會(huì)前主動(dòng)熟悉會(huì)議情況，緊緊圍繞會(huì)議主題，著眼議程安排、議題設(shè)置、議事環(huán)節(jié)等方面，優(yōu)化會(huì)議流程，科學(xué)安排時(shí)間，拿出一份能操作、可落實(shí)、高時(shí)效的會(huì)議方案，掌握高效辦會(huì)主動(dòng)權(quán)。推演在前。會(huì)前靜下心來，在腦海里全程推演各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)長(zhǎng)。帶著問題意識(shí)來推演，本著實(shí)戰(zhàn)精神去解決，對(duì)可能延時(shí)的環(huán)節(jié)，提前有對(duì)策;對(duì)可能超時(shí)的人員，提前去對(duì)接;對(duì)可能拖時(shí)的事項(xiàng)，提前去優(yōu)化。比如，一些有人上臺(tái)發(fā)言的會(huì)議，可在臺(tái)口附近預(yù)留一個(gè)機(jī)動(dòng)座位，前一位上臺(tái)發(fā)言，后一位到此等候，快速銜接，節(jié)省時(shí)間，等等。要多做實(shí)戰(zhàn)推演，不做“紙上談會(huì)”。熱身在前。打足提前量，熱身很重要。要重視會(huì)前的溝通協(xié)調(diào)工作，討論復(fù)雜議題，提前召開通氣會(huì)協(xié)商;議定重大事項(xiàng)，提前征求各方面意見;召開一般會(huì)議，如無保密要求，提前分發(fā)材料、周知議題，讓與會(huì)人員提前熱身準(zhǔn)備，提前進(jìn)入狀態(tài)、熟悉情況，有的放矢發(fā)言，節(jié)省臨時(shí)研閱和會(huì)上思考時(shí)間。

做好會(huì)中提醒。一次會(huì)議，既有既定安排的程序性因素，也有隨機(jī)出現(xiàn)的不確定因素，有效控制會(huì)議時(shí)間，需要現(xiàn)場(chǎng)的有效引導(dǎo)和時(shí)間管理，重點(diǎn)做好“會(huì)中六提醒”。一是開門見山鄭重提醒，簡(jiǎn)明的開場(chǎng)白，講清會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)、發(fā)言的時(shí)限，共同尊重遵守會(huì)議規(guī)則。二是叫停跑題策略提醒，引導(dǎo)大家圍繞中心議題充分討論、發(fā)表意見，出現(xiàn)跑題情況時(shí)，有策略地叫停，把發(fā)言內(nèi)容控制到當(dāng)前議題上，聚焦實(shí)質(zhì)性問題的討論。三是控制節(jié)奏合理提醒，掌握每項(xiàng)議題討論時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，要對(duì)冗長(zhǎng)的演說、無邊的漫談、過細(xì)的闡述或不善言辭的拖沓，引導(dǎo)發(fā)言人及時(shí)亮明觀點(diǎn)，要用最簡(jiǎn)單的話，講清最關(guān)鍵的事，合理控制會(huì)議節(jié)奏，不因環(huán)節(jié)進(jìn)度影響整體進(jìn)程。四是針對(duì)超時(shí)巧妙提醒，要強(qiáng)化發(fā)言限時(shí)約定，稱職的主持人，不是超時(shí)的“老好人”，而是守時(shí)的“當(dāng)家人”。提醒的方式有多種，遞個(gè)紙條、給個(gè)眼神，指指手表、看看掛鐘，或直接重申時(shí)限要求。在這方面，設(shè)置語音提醒也是一個(gè)不錯(cuò)的方法，提前錄制兩句語音提醒，現(xiàn)場(chǎng)計(jì)時(shí)，到時(shí)播放，如“您的發(fā)言時(shí)間還有一分鐘”“您的發(fā)言時(shí)間已到”，公平發(fā)言，公正限時(shí)。五是化解分歧客觀提醒，會(huì)議出現(xiàn)與議題無關(guān)的長(zhǎng)時(shí)間爭(zhēng)辯，這既是與對(duì)方觀點(diǎn)的較真，也是與會(huì)議時(shí)間的較量，無聊的爭(zhēng)論要打斷，有益的辯論要引導(dǎo)，不要讓寶貴的會(huì)議時(shí)間與漫長(zhǎng)的爭(zhēng)辯過程賽跑。六是現(xiàn)場(chǎng)研判即興提醒，一些小范圍調(diào)研會(huì)，可圍繞主題現(xiàn)場(chǎng)出題，即興提醒，不需照本宣科，共同輕松答題，主題聚焦了，氣氛輕松了，時(shí)間也寬松了。

做好會(huì)后小結(jié)。小結(jié)不小，值得重視。將“有效控制時(shí)間”納入小結(jié)范疇，便可梳理出與控時(shí)提效有關(guān)的諸多會(huì)務(wù)要素，比如：會(huì)后對(duì)照議題用時(shí)、發(fā)言用時(shí)、轉(zhuǎn)場(chǎng)用時(shí)、休會(huì)用時(shí)、合影用時(shí)、視頻用時(shí)、材料用時(shí)、主持用時(shí)等情況，梳理完善控時(shí)措施。要做到動(dòng)態(tài)完善，常態(tài)積累，在研究狀態(tài)下工作，在總結(jié)規(guī)律中改進(jìn)，一會(huì)一小結(jié)，一會(huì)一提效。

也許，此時(shí)此刻，你又與一個(gè)會(huì)議相遇，或承辦，或主持，或參與，如有必要，不妨行動(dòng)起來，做一次會(huì)議時(shí)間的瘦身，這是一件很有意義的事情。

（摘自《秘書工作》）