控制會議時間的“1+3”組合拳

宋惠民

會風見作風。我們常講，改進會風，務求實效。講實效，既講實在的效果，也說實際的效率。如何高效組織會議、有效控制時間、圓滿完成工作？我們可以結合“1+3”辦會模式，一起討論，尋找答案。

所謂“1”，就是樹立一個理念

樹立重在務實、要在充實、貴在落實的辦會理念，堅決破除形式主義、官僚主義，提高會議效率，提升工作質量，改會風、轉作風、樹新風。堅持問題導向辦會。開短會、講短話、戒空話、去套話，把精力放在解決問題上，把時間用在落實工作中，瞄著問題去，追著問題走，多開事半功倍的會。堅持創新思路辦會。充分運用新思路、新辦法、新技術控制會議時間，突破僵化模式，改進會議形式，使長會變短、短會變實。堅持精簡節約辦會。嚴格控制會議的規模和時間，減少人力、物力、財力投入，實現會議效益最大化。堅持建章立制辦會。先立規矩后開會，對照中央八項規定精神和相關要求，填空白、補短板、疏堵點，加強制度建設，完善機制保障，注重規范與效率之間的平衡，用制度管會，讓規矩控時。

所謂“3”，就是把握三個步驟

做好會前功課、會中提醒和會后小結，從環節入手，細節落腳，出“組合拳”，打“主動仗”，找準高效會務的切入點和突破口。

做好會前功課。謀劃在前。會前主動熟悉會議情況，緊緊圍繞會議主題，著眼議程安排、議題設置、議事環節等方面，優化會議流程，科學安排時間，拿出一份能操作、可落實、高時效的會議方案，掌握高效辦會主動權。推演在前。會前靜下心來，在腦海里全程推演各個環節的時長。帶著問題意識來推演，本著實戰精神去解決，對可能延時的環節，提前有對策;對可能超時的人員，提前去對接;對可能拖時的事項，提前去優化。比如，一些有人上臺發言的會議，可在臺口附近預留一個機動座位，前一位上臺發言，后一位到此等候，快速銜接，節省時間，等等。要多做實戰推演，不做“紙上談會”。熱身在前。打足提前量，熱身很重要。要重視會前的溝通協調工作，討論復雜議題，提前召開通氣會協商;議定重大事項，提前征求各方面意見;召開一般會議，如無保密要求，提前分發材料、周知議題，讓與會人員提前熱身準備，提前進入狀態、熟悉情況，有的放矢發言，節省臨時研閱和會上思考時間。

做好會中提醒。一次會議，既有既定安排的程序性因素，也有隨機出現的不確定因素，有效控制會議時間，需要現場的有效引導和時間管理，重點做好“會中六提醒”。一是開門見山鄭重提醒，簡明的開場白，講清會議的時長、發言的時限，共同尊重遵守會議規則。二是叫停跑題策略提醒，引導大家圍繞中心議題充分討論、發表意見，出現跑題情況時，有策略地叫停，把發言內容控制到當前議題上，聚焦實質性問題的討論。三是控制節奏合理提醒，掌握每項議題討論時間的主動權，要對冗長的演說、無邊的漫談、過細的闡述或不善言辭的拖沓，引導發言人及時亮明觀點，要用最簡單的話，講清最關鍵的事，合理控制會議節奏，不因環節進度影響整體進程。四是針對超時巧妙提醒，要強化發言限時約定，稱職的主持人，不是超時的“老好人”，而是守時的“當家人”。提醒的方式有多種，遞個紙條、給個眼神，指指手表、看看掛鐘，或直接重申時限要求。在這方面，設置語音提醒也是一個不錯的方法，提前錄制兩句語音提醒，現場計時，到時播放，如“您的發言時間還有一分鐘”“您的發言時間已到”，公平發言，公正限時。五是化解分歧客觀提醒，會議出現與議題無關的長時間爭辯，這既是與對方觀點的較真，也是與會議時間的較量，無聊的爭論要打斷，有益的辯論要引導，不要讓寶貴的會議時間與漫長的爭辯過程賽跑。六是現場研判即興提醒，一些小范圍調研會，可圍繞主題現場出題，即興提醒，不需照本宣科，共同輕松答題，主題聚焦了，氣氛輕松了，時間也寬松了。

做好會后小結。小結不小，值得重視。將“有效控制時間”納入小結范疇，便可梳理出與控時提效有關的諸多會務要素，比如：會后對照議題用時、發言用時、轉場用時、休會用時、合影用時、視頻用時、材料用時、主持用時等情況，梳理完善控時措施。要做到動態完善，常態積累，在研究狀態下工作，在總結規律中改進，一會一小結，一會一提效。

也許，此時此刻，你又與一個會議相遇，或承辦，或主持，或參與，如有必要，不妨行動起來，做一次會議時間的瘦身，這是一件很有意義的事情。

（摘自《秘書工作》）