國內大學圖書館業務流程再造與機構重組研究

于純良

關鍵詞：大學圖書館;業務流程再造;機構重組;組織機構變革

摘 要：業務流程再造與機構重組是當前大學圖書館轉型與升級的必然要求和重要舉措。文章通過對我國部分“211工程”大學及國外、港臺大學圖書館的網絡調研和資料收集，分析其機構設置特點和發展趨勢，并借鑒國內外大學圖書館組織機構變革的成功經驗，提出未來我國大學圖書館業務流程各環節的工作內容和機構設置模式構想。

中圖分類號：G252文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2019）06-0133-03

目前，圖書館面臨云計算應用廣泛化、移動互聯網常態化、數字出版主流化、“互聯網+”潮流化等信息環境，用戶獲取和傳播信息的方式呈現社交化和泛在化等特點[1]。面對新技術的普及與應用、用戶信息需求和行為的變化以及學術研究與交流模式的轉變，依據教育部2015年頒發的《普通高等學校圖書館規程》和高校“十三五”發展戰略中的圖書館終極發展目標，我國高校應明確圖書館功能定位，在對圖書館業務流程進行重新梳理的基礎上提出新的組織框架，以實現機構重組，根據新機構功能再造業務流程，優化圖書館人力資源，最大限度地發揮圖書館的功效，從而實現圖書館的可持續發展[2]。

1 圖書館業務流程再造及機構重組的動因

網絡信息環境的日新月異、圖書館工作重心與服務手段的變化、用戶獲取信息方式的變化以及各種新的管理理念的提出，都深刻影響著圖書館當前和今后的發展。大多數圖書館普遍需要開展業務流程再造與機構重組工作，以適應新的形勢，具體表現為：一是以計算機、互聯網和無線通信為代表的新的信息技術的快速發展已經完全改變了人們獲取信息的方式及其閱讀習慣，包括大學圖書館在內的所有圖書館都深刻意識到圖書館已經不再是擁有和提供信息資源的唯一機構，圖書館作為信息資源中心的地位正在被動搖，并且存在被取代的風險。因此，圖書館人紛紛行動起來，開展了一系列的改革和創新，對圖書館業務流程進行再造，進而對圖書館組織機構進行重組是大學圖書館組織創新的一項重要內容[3]。二是當前圖書館的業務流程還不能完全適應新信息環境的要求。為了方便管理，我國圖書館的各個業務流程通常由相應的組織機構來承擔。長期以來，圖書館組織機構大多根據業務職能進行設置，這種模式運行已久，其弊端也逐漸顯露。傳統業務流程及機構設置中人為分割信息傳遞的整體流程造成部門之間的協作能力較差，致使圖書館的信息加工、傳遞能力受到極大的限制，工作效率低，無法適應新信息環境對現代化圖書館的要求。三是圖書館的業務流程正在從“文獻流”向“服務流”轉變。傳統的大學圖書館作為高校的文獻信息資源中心，秉承“資源為王”的服務理念，圖書館的業務流程主要是圍繞紙質文獻資源的自然流動而產生的，絕大多數大學圖書館都是圍繞紙質圖書和期刊的采購、加工、借閱等工作內容而形成傳統的業務流程，這種業務流程是一種文獻流。隨著新的信息技術的發展，大學圖書館正從一個單一的文獻信息存儲機構變為一個大規模的知識管理與服務體系，大學圖書館的服務理念也已經實現了從“以資源為王”向“以用戶為王”的轉變。因此，大學圖書館堅持“以用戶為中心，以用戶需求為導向”的原則對大學圖書館業務流程進行再造，打造全新的業務流程是大勢所趨。

2 目前我國大學圖書館業務活動和機構設置的四種變革方式

2.1 保留原有部門

具體表現為：①辦公室作為圖書館的職能管理部門必不可少。辦公室已由傳統的行政管理朝著業務管理和綜合管理的方向發展，這從其名稱上就能夠體現出來，如綜合辦公室、綜合管理部、綜合業務部、公共服務部和運行保障部等。②技術部的職能依然強大。隨著新信息技術的發展及開放獲取、數字出版、大數據業態的拓展，大學圖書館必須積極適應信息技術迅猛發展帶來的文獻資源生態環境的大變化。從名稱上來看，大多數圖書館將技術部更名為信息技術部、技術支持部、技術服務部、技術保障部、信息化建設部和系統部等。③古籍部或特藏部仍是重點。為了加強對古籍和特色文獻資源的建設與管理，多數大學圖書館都設置了古籍部和特藏部。④信息咨詢部仍然是核心部門。隨著學科服務的快速發展，信息服務越來越受到圖書館的重視，各大學圖書館都在原來參考咨詢部的基礎上成立了信息咨詢部或信息服務部。

2.2 解散傳統部門

首先，大學圖書館將期刊部合并到文獻資源建設部，打通不同類型文獻資源的通道，構成文獻資源的共同體，形成一條完整的文獻資源處理業務流程，實現紙質和電子文獻的融合。其次，大學圖書館將不同類型的文獻資源系統進行整合，以便為用戶提供一站式檢索服務。

2.3 增設新的部門

具體做法包括：①重視數字化新部門的設置。隨著新的信息技術環境和讀者信息需求的變化，以及數字化資源、數字教學、數字校園等的發展，數字圖書館或數字化部門開始引起我國大學圖書館的重視，并紛紛成立數字圖書館建設部、數字資源發展部、數字化部等部門。數字化部是在原有系統部的基礎上增加了新的工作內容，既要承擔原有的圖書系統設備和軟件的維護、網站更新、電子資源管理等工作，還要承擔有關數字圖書館建設的理論、方法、技術和標準研究等工作。②進一步強化圖書館的情報職能，設立戰略情報研究部、情報研究中心、情報研究部、情報分析與研究部、情報研究咨詢部等。其主要職能是為學校職能部門、院系和科研院所提供基于事實數據和信息情報的科研產出分析與學科評估研究報告，開展數據分析與可視化研究等。③設置營銷推廣部，成為圖書館服務的營銷者。新的競爭環境迫使一些大學圖書館借鑒企業管理模式，為完成圖書館服務的宣傳與推廣成立營銷推廣部。

2.4 整合工作流程

當前，傳統的采訪、編目、流通、閱覽等部門呈現整合集成化特點。隨著大學圖書館館藏資源從P-first向E-first和E-only的轉變和用戶驅動采購以及學科館員采購的發展，大學圖書館加強了對傳統編目部門的升級和重組。通過業務外包，傳統的編目部門被撤銷或壓縮，或調整工作重心。多數大學圖書館成立了文獻資源建設部，并對紙質資源和電子資源進行統一管理。許多大學圖書館將流通部與閱覽部整合為流通閱覽部、借閱部或讀者服務部。

3 國外及港臺大學圖書館業務活動及機構設置的特點

筆者通過對美國、英國、澳大利亞和港臺部分大學圖書館的機構設置進行網絡調研和資料收集，發現這些大學圖書館業務工作及機構設置具有以下特點：①傳統業務部門仍占據重要地位，如館藏、采購、獲取、特藏、參考咨詢、技術服務等部門。②傳統的編目工作被逐步弱化，部門也正在進行改造升級。由于編目工作外包，國外大多數大學圖書館已取消專門的編目部門，逐步將其與其他部門進行融合與改造升級，普遍設立編目與元數據部門，將傳統編目工作重心逐步轉向除MARC格式以外的其他元數據。③關注數字化資源建設與管理部門建設。資源的數字化及數字圖書館的發展對大學圖書館組織機構的設置帶來新的挑戰，國外大學圖書館開始較為普遍地設置專門負責數字化或數字資源相關工作的部門，如圖書館數字化、電子資源、數字創新、數字保存等部門。④強調教學科研支撐服務與數字學術交流部門的設置。與讀者服務直接相關的服務部門除了傳統的流通、公共服務、讀者服務等部門，國外大學圖書館還出現大量支持教學、科研、學習的部門。⑤重視學術交流與知識產權相關部門的設置。為了有效地促進各項學術交流活動的開展，并為其提供組織保障，國外大學圖書館開始普遍設置負責該項事務的部門，如學術出版與交流、知識產權與信息政策研究室等。

4 未來我國大學圖書館的業務流程及工作內容

未來我國大學圖書館的發展應以服務為引領，以用戶為中心，建立科學的文獻資源保障體系，形成以文獻資源建設、學生學習服務、教師研究服務、學術交流服務為框架，以營銷為手段的整體工作內容。具體業務流程和工作內容有：一是文獻資源建設是圖書館各項工作的基礎，包括紙質資源和電子資源的建設，根據資源使用大趨勢，建設的重心將轉向電子資源[4]。二是學生學習服務包括傳統書刊借閱、閱讀推廣、創意創新、畢業論文寫作輔導、多媒體利用、館際互借、文獻傳遞服務、信息素養教育、常規性的檢索與咨詢等服務。三是教師研究服務包括課題咨詢、查新查收查引、專利、知識產權、競爭情報、決策支持、學科服務、虛擬咨詢、科研軟件使用、科研成果大數據態勢分析、課題申報、數據的管理等服務。四是學術交流是指圖書館協助學校專業教師開展學術交流活動，為學術交流提供會議室、研討室、文獻資料和現代化服務設施，為學術交流的順利開展提供保障。五是圖書館結合本館實際設置專門的營銷部門，制訂營銷計劃和策略，策劃和開展各種宣傳服務活動。

5 我國大學圖書館機構設置模式構想

隨著信息技術的飛速發展，圖書館要適應信息化、數字化、網絡化的要求，適應用戶需求和業務流程的變化，精簡部門，減少管理層次，組織結構應趨于柔性化、網絡化和扁平化。圖書館應通過削減垂直層次、分權及建立學科服務團隊等多種手段促進組織的有機化，使圖書館組織結構能夠更加靈活地適應外部環境的變化。

通過本次項目調研，筆者認為我國大學圖書館可根據業務流程和工作需要，設立五大中心，中心下設部、工作組和學科分館。

5.1 綜合管理與推廣中心

綜合管理與推廣中心包括以下部門：①綜合辦公室。綜合辦公室是集行政、后勤、衛生、安全、工會、業務協調于一體的綜合性職能部門，負責協助館長處理日常工作，保障圖書館安全，維護圖書館清潔、優美的環境，協調各部門業務工作，保障圖書館工作機制的正常運行。②營銷推廣部。營銷推廣部負責對外合作與交流、資源與服務和社交媒體的宣傳、微博和微信媒體的維護與發布、圖書館微電影策劃與推廣、文化產品的設計與制作、讀者調查與統計分析等工作，此外還負責講座、展覽、活動策劃及渠道建設、打造和保持品牌、整體包裝策劃、持續營銷等工作。③規劃發展部。規劃發展部負責制定圖書館戰略規劃、組織業務運行績效、服務成效評價和館員職業規劃，此外還負責業務協調、發展決策、人力資源配置與協調等工作。

5.2 資源建設中心

資源建設中心包括以下部門：①采訪部。采訪部根據高校學科建設和教學科研的需要采集各種文獻，負責對數字資源進行管理，收集開放獲取的網絡文獻資源，與港、澳、臺地區和國外的大學及科研機構進行書刊交換，處理文獻受贈等事務[5]。②資源組織部。資源組織部負責圖書館文獻資源的組織、揭示、目錄維護、書目質量控制等工作，負責實體文獻的技術加工及建設本校機構知識庫和特色數據庫。

5.3 讀者服務中心

讀者服務中心包括以下部門：①基礎服務部。基礎服務部負責提供圖書館所有可流通圖書的借出、歸還、預約和續借等服務，負責各閱覽室的管理。②閱讀推廣部。閱讀推廣部負責閱讀推廣活動的組織、策劃和宣傳，力爭打造校園文化建設品牌。③用戶體驗部。用戶體驗部負責圖書館信息共享空間（多媒體學習空間、視聽欣賞區、協同學習空間、移動應用體驗區、新技術培訓空間、創新研究空間、自助創作空間）的管理，特別注重加強創客空間的建設和管理。④古籍與特藏部。古籍與特藏部負責古籍的保護和管理，承擔各類特藏資源的收集工作，開展古籍和特藏文獻的服務與相關研究。

5.4 信息服務中心

信息服務中心包括以下部門：①學科服務部。學科服務部負責提供學科服務、館際互借與文獻傳遞、參考咨詢服務、學科資源整合、學科信息素養能力提升、學科科研支撐等工作。②信息素養部。信息素養部負責開展面向全校師生不同層次的信息素養服務，深化嵌入式信息素養服務，并將數字素養、媒介素養、數據素養等納入信息素養體系。③科研與決策支持部。科研與決策支持部負責繼續開展課題查詢、專利查新、論文引證、知識產權等基礎性服務，通過學科態勢分析，開展學科前沿追蹤，為學科發展提供決策支持，并通過學科競爭力的戰略分析信息服務，為學科評估提供全面支持，建成適應圖書館的科研與決策支持服務體系[6]。

5.5 信息化與數據中心

信息化與數據中心包括以下部門：①信息技術部。信息技術部組織實施圖書館信息化與數據建設工作，積極應用新技術建設為學校教學、科研服務的基礎設施;加強數據建設與管理，努力實現文獻資源的開放獲取，力爭實現服務轉型;加速圖書館信息化建設，支撐需求驅動的服務創新;積極參與高校信息化與數據建設項目，提高整體水平，加強機構知識庫和特色數據庫建設工作。②數據管理部。數據管理部負責開展數據挖掘與分析，及時、準確地把握用戶需求的動態變化，為學校的發展提供決策支持，并提供研究數據支持服務，幫助用戶獲取、分析、管理和共享科研數據。

參考文獻：

[1] 孫波，劉萬國.基于環境掃描的“十三五”高校圖書館轉型探索[J].圖書情報工作，2016（5）：5-11.

[2] 朱強，別立謙.面向未來的大學圖書館業務與機構重組[J].大學圖書館學報，2016（2）：20-27.

[3] 康亦農.淺論圖書館組織整合[J].圖書館工作與研究，2008（5）：26-28.

[4] 姚冀越.論新時期地方高校圖書館采訪工作應遵循的原則[J].科技情報開發與經濟，2007（4）：10-11.

[5] 賈東琴.高校圖書館組織機構變革歷程分析[J].圖書情報知識，2015（2）：28-36.

[6] 北京大學圖書館.北京大學圖書館2018年行動計劃[J].圖書情報研究，2016（3）：36-55.

（編校：崔 萌）